Выдача денег под отчет сотрудникам организации — проводки, порядок

Статья на тему: "Выдача денег под отчет сотрудникам организации — проводки, порядок" с разъяснениями профессионалов. Мы постарались собрать весь тематический материал, обработать и разместить в удобном для чтения виде. На все вопросы вам ответит наш дежурный консультант.

Выдача денег под отчет сотрудникам организации — проводки, порядок

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» не устанавливает предельного срока, на который наличные денежные средства могут выдаваться под отчет работникам. Можно ли в приказе о выдаче подотчетных сумм прописать срок выдачи денег, на который они выдаются, например несколько лет? Можно ли, если не сдан авансовый отчет, произвести удержание выданной суммы из заработной платы сотрудника, которому она выдавалась?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Организация вправе самостоятельно утвердить предельные сроки выдачи наличности под отчет в учетной политике или другом локальном нормативном акте. Установление неопределенного срока — «несколько лет» — не запрещено, однако может повлечь претензии контролирующих органов.

Если срок для сдачи отчета по подотчетным суммам пропущен, работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При этом общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%.

Обоснование вывода:

С 1 июня 2014 года при ведении кассовых операций применяется Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У).

В соответствии с п.п. 5, 6.3 Указания N 3210-У наличные денежные средства на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя могут быть выданы под отчёт работнику, работающему как на основании трудового договора, так и на основании договора гражданско-правового характера.

Пунктом 6.3 Указания N 3210-У установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Ни Указанием N 3210-У, ни иными нормативно-правовыми актами РФ не предусмотрено каких-либо предельных сроков выдачи денежных средств под отчет и размеров подотчетных сумм, а также не ограничены категории лиц (из числа работников), которым данные суммы могут быть выплачены, дни, в которые подотчетные лица обязаны осуществить возврат и отчитаться о расходовании подотчетных сумм. Поэтому все эти показатели определяются организацией самостоятельно.

Как правило, список лиц, которым могут быть выданы средства под отчет, размер подотчетных сумм и срок, на которые они выдаются, утверждаются приказом руководителя организации.

Правила выдачи денежных средств под отчет можно закрепить и в учетной политике. Так, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций» (далее — ПБУ 1/2008) установлено, что учетная политика организации формируется главным бухгалтером или иным лицом, на которое в соответствии с законодательством РФ возложено ведение бухгалтерского учета организации и утверждается руководителем организации. При этом утверждаются, в частности, порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Однако в случае закрепления в учетной политике условия о размере предельной суммы денежных средств, выдаваемой под отчет, и предельном сроке их выдачи, на наш взгляд, организации целесообразно также утвердить приказом руководителя еще и список лиц, которым денежные средства могут выдаваться под отчет.

По поводу указания в учетной политике или приказе неопределенного срока выдачи денег под отчет отметим, что, по нашему мнению, указывать следует конкретные сроки: 10 дней, 1 месяц, 4 месяца и т.д. Полагаем, что, в случае установления срока выдачи денег под отчет «несколько лет» следует говорить о том, что фактически данный срок не установлен. Это, в свою очередь, может послужить основанием для претензий со стороны контролирующих органов.

Так, например, специалисты ФНС России в письме от 24.01.2005 N 04-1-02/704 отметили: если приказа руководителя организации с указанием срока, на который выдан аванс, в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Данное письмо, по нашему мнению, не основывается на нормах действующих правовых актов. Кроме того, полномочиями по регулированию наличного денежного обращения и разъяснению нормативных правовых актов в данной сфере наделен Банк России, а не ФНС России. Вместе с тем полностью исключать предъявления претензий со стороны налоговых органов в связи с неустановлением срока выдачи аванса, к сожалению, нельзя.

Кроме того, в некоторых случаях специалисты налоговых органов пытаются квалифицировать подотчетные суммы, по которым отчеты не представлены в установленные сроки, в качестве беспроцентных займов и на этом основании доначислить работникам НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах (ст. 212 НК РФ). Однако, по сути, такие действия налоговой инспекции означают изменение юридической квалификации отношений между организацией и сотрудником, а такую переквалификацию может установить только суд, так как ст. 45 НК РФ запрещает бесспорное взимание налогов в подобном случае (пп. 3 п. 2 ст. 45 НК РФ). Суды по данному вопросу, как правило, высказывают мнение, что полученные под отчет денежные средства материальной выгоды у налогоплательщика не образуют.

Согласно ст. 41 НК РФ в целях налогообложения доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки, и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности, в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ. Денежные средства, выданные физическим лицам под отчет, под данное понятие не подпадают, так как экономической выгоды не образуют. Эти денежные средства являются не чем иным, как дебиторской задолженностью работника перед организацией. Числящаяся за сотрудником дебиторская задолженность не подразумевает перехода прав собственности на выданные под отчет суммы. У организации есть возможность взыскать такую задолженность (смотрите, например, определение ВАС РФ от 07.09.2010 N ВАС-12053/10, постановления Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 N 11714/08, ФАС Московского округа от 22.03.2010 N КА-А40/2469-10 по делу N А40-25540/09-115-130, от 16.06.2010 N КА-А40/5879-10-3 по делу N А40-125078/09-126-900, ФАС Северо-Кавказского округа от 22.03.2010 г. N А32-8002/2007-51/150-2007-51/426, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2012 N А05-7569/2011, от 12.05.2009 N А56-16804/2008, ФАС Волго-Вятского округа от 15.06.2010 N А17-7346/2008).

Если срок для сдачи отчета по подотчетным суммам пропущен, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

При удержании из заработной платы своевременно не возвращенных подотчетных сумм необходимо соблюдать ограничения размера удержаний, предусмотренные ст. 138 ТК РФ. Так, частью первой ст. 138 ТК РФ установлено, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику. Поэтому работодатель в отсутствие других удержаний вправе удерживать в счет погашения задолженности по своевременно не возвращенным подотчетным суммам не более 20% от суммы заработной платы сотрудника. При этом даже с согласия последнего работодатель не вправе превышать указанный 20-процентный размер удержания.

При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может взыскать такого рода задолженность в порядке, установленном для возмещения ущерба, причиненного работником (п. 2 части первой ст. 243, ст. 248 ТК РФ). В частности, если месячный срок со дня окончательного установления размера причиненного ущерба истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только в судебном порядке (ст.ст. 241, 248 ТК РФ).

В случае возникновения разногласий по вопросу возврата аванса с лицом, работающим на основании гражданско-правового договора, решение вопроса возможно также в судебном порядке.

[1]

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

7 августа 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Приказ о подотчетных лицах

Составление приказа о подотчетных лицах является обязательным, в случае, если на предприятии есть сотрудники, которые наделены правом пользоваться выданными из кассы наличными средствами для достижения каких-либо служебных целей.

Кого называют подотчётными лицами?

К категории подотчетных могут относиться любые работники предприятия:

  • секретари, которые получают из кассы деньги на приобретение канцтоваров, материалов для оргтехники и прочего офисного оборудования,
  • завхозы, которым деньги выдаются для покупки бытовых или хозяйственных принадлежностей. Также к подотчетным лицам относятся специалисты, часто бывающие в командировках, им авансом под отчет выдаются средства для оплаты билетов, гостиниц, представительских расходов и т.п.,
  • водители, получающие «наличку» для оплаты бензина и прочих топливных жидкостей, запчастей тоже имеют статус подотчетных,
  • бухгалтеры и кассиры предприятий.

Отдельно можно выделить сотрудников филиалов и структурных подразделений, не имеющих самостоятельного баланса и получающих деньги на осуществление хозяйственных и иных расходов из основной кассы предприятия.

Понятие подотчетных денег

Любые средства, выдаваемые бухгалтером или кассиром компании кому-либо из сотрудников авансом (т.е. заранее) для оплаты любых нужд, связанных с деятельностью предприятия называются подотчетными.

Закон не устанавливает границ выдаваемых под отчет сумм, поэтому они определяются на каждом предприятии в индивидуальном порядке, в зависимости от существующих возможностей и потребностей.

При этом все расходы, производимые в виде подотчета, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

Порядок выдачи средств под отчет

  1. Первым делом на предприятии определяется список сотрудников, которые по служебной надобности могут брать наличные средства из кассы на регулярной основе.
  2. Далее издается соответствующий приказ, в котором помимо перечня работников, прописываются условия пользования подотчетными средствами.
  3. После этого на основе данного документа упомянутые в приказе работники могут получать необходимые суммы без дополнительных распоряжений со стороны руководства.

Однако размер выдаваемых таким образом финансов не может превышать лимитов, указанных в приказе. Кроме того, работник должен обязательно отчитываться о своих тратах в период, также прописанный в документе.

Если после траты выделенной под отчет суммы образовался какой-то остаток, его необходимо вернуть в кассу, если же, напротив, работнику пришлось доплатить на нужды предприятия из своих, бухгалтер обязан возместить эти расходы. При этом все траты должны быть подтверждены документально.

Следует отметить, что работники, не упомянутые в приказе в качестве подотчетных лиц, также могут получать из кассы наличность для выполнения задач, поставленных работодателем, но только при условии, что предварительно на это будет составлен отдельный приказ директора фирмы.

Кто должен составлять приказ о подотчетных лицах

Непосредственно составлением приказа может заниматься любой работник, обладающий необходимыми знаниями и навыками: юрисконсульт, кадровик, секретарь. При этом документ обязательно должен быть передан на подпись директору компании, поскольку без его автографа он не будет считаться действительным.

Можно ли обойтись без приказа

Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера, тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом. Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.

Образец приказа о подотчётных лицах

На сегодня приказ о подотчетных лицах не имеет единого стандартного образца, обязательного к применению, так что организации и предприятия имеют полное право писать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри фирмы и утвержденному в ее учетной политике. При этом как любой другой распорядительный документ, он должен включать в себя ряд определенных данных, в частности:

[3]

  • номер и дату составления;
  • наименование компании;
  • полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, ФИО;
  • максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
  • цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Как оформить приказ

С точки зрения оформления приказ также достаточно вариативен: его можно создавать в рукописном формате или печатать на компьютере, используя стандартный лист А4 (или даже А5) формата или фирменный бланк компании.
При этом приказ обязательно должен быть удостоверен автографом руководителя фирмы или иного лица, уполномоченного на визирование подобного рода документов.

Кроме того, под приказом должны оставить свои подписи и все, кто в нем упомянут: сами подотчетные сотрудники, а также работники, ответственные за выполнение приказа – этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.

Заверять приказ печатью необязательно, т.к. с 2016 года норма по использованию юридическими лицами печатей и штампов перестала быть требованием со стороны закона.

Приказ обычно пишется в единственном экземпляре и в период действия содержится вместе с другими нормативно-правовыми и распорядительными бумагами предприятия. После того, как актуальность приказа будет утрачена, он передается на хранение в архив, где лежит до истечения законодательно установленного периода, затем его, вместе с другими устаревшими документами, можно отправить на утилизацию.

Особенности учета подотчетных сумм

Учет подотчетных сумм осуществляется с целью обобщения данных о состоянии расчетов. В частности, фиксируются расчеты с сотрудниками, которым выдан аванс на различные нужды.

Что собой представляют расчеты с подотчетными лицами

Для расчетов с сотрудниками используется забалансовый счет 71. Он должен тщательно контролироваться руководством организации. На этом счету фиксируются суммы, выданные сотруднику под отчет. Предполагается, что эти деньги будут направлены на конкретные цели:

  • Оплата различных услуг.
  • Приобретение канцтоваров.
  • Приобретение бензина для служебных авто.
  • Покупка билетов командировочным, оплата съемного жилья.
  • Приобретение офисной техники.

Сотруднику для получения средств под отчет необходимо составить заявление. В нем прописываются выданная сумма и цели расходования. Перечень подотчетных лиц указывается в приказе руководителя. В списке необходимо прописать эти сведения:

  • Информация о сотруднике (ФИО, должность).
  • Цели расходования.
  • Сумма.

К примеру, в приказе руководителя указано, что Иван Иванов может получить под отчет 10 000 рублей. Больше этой суммы выдать ему нельзя. Однако исключение составляют командировочные. Человек, отправляющийся в командировку, может получать любые суммы. Однако должен быть соответствующий приказ о направлении в командировку.

В перечень подотчетных лиц могут быть включены только материально ответственные сотрудники. То есть это руководители, их заместители, начальники отделов, кладовщики. Несовершеннолетние лица не могут быть ни материально ответственными, ни подотчетными лицами.

После расходования средств специалист должен отчитаться о своих тратах. Он обязан составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие направление трат. Отчет направляется в бухгалтерский отдел. Сотрудник не может получить новую сумму до того, как он не отчитается по старой.

Нормативное регулирование

Видео (кликните для воспроизведения).

Расчеты с подотчетными лицами регулируются следующими нормативными актами:

  • ФЗ «О бухучете» №402 от 6 февраля 2011 года.
  • Положение об учете (часть 10/99 «Расходы).
  • План счетов и инструкция по его применению.
  • Локальные акты самой организации.

Главный документ, на основании которого осуществляются расчеты, – это Порядок ведения кассовых операций №40, установленный Решением совета директоров ЦБ от 22 сентября 1993 года.

Порядок учета

Как правило, целью расходования средств является покупка услуг или товаров. В этом случае сотрудник будет действовать от лица компании. Следовательно, на операцию будут распространяться нормы, касающиеся ЮЛ. Максимальный размер расчетов между ЮЛ составляет 100 000 рублей на основании Указания Банка №1843-У от 20 июня 2007 года. Если этот лимит не будет соблюдаться, должностных лиц ожидает штраф в размере 4 000-5 000 рублей. Штраф для ЮЛ составит 40 000-50 000 рублей.

Выдача средств под отчет предполагает соблюдение этих норм:

  • Отчет о расходовании должен быть предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней после даты траты.
  • Сумму может получить только то лицо, которому она предназначается.
  • Новый аванс можно получить только после того, как составлен отчет за прошлую сумму.

Руководителю нужно издать приказ о порядке выдачи сумм. Этот документ определяет эти моменты:

  • Список сотрудников, которые имеют право получить сумму под отчет.
  • Срок, на который предоставляются деньги.
  • Порядок выдачи аванса.

Подотчетных лиц, которые упомянуты в приказе, нужно ознакомить с ним под подпись. Порядок выдачи и списания средств нужно зафиксировать в учетной политике.

Средства предоставляются на основании письменного заявления. Направлять его нужно руководителю компании. Деньги выдаются только в том случае, если управленец сочтет требования в

заявке обоснованными. В этом случае руководитель должен направить соответствующее распоряжение в бухгалтерский отдел.

Выданные средства списываются на основании авансового отчета, составленного подотчетным лицом. К нему прикладываются документы, подтверждающие операцию: чеки, квитанции, договоры. Для целей учета они могут использоваться только в том случае, если составлены они по унифицированной форме.

При проверке отчетов необходимо обратить внимание на эти пункты:

  • Информация на кассовом и товарном чеках должна быть аналогичной. Даты в документах не должны выпадать на выходные дни.
  • В товарном чеке должны быть все требуемые реквизиты. Также должна присутствовать подпись кассира и печать.
  • В товарном чеке должен быть прописан конкретный перечень предметов, которые были куплены. К примеру, не «канцелярская продукция», а «ручки, карандаши и тетради».

После совершения операции у сотрудника могут остаться деньги. Остаток необходимо вернуть в кассу на основании приходного кассового ордера. Также средств на совершение операции может не хватить. То есть сотруднику придется добавить к сумме свои деньги. Перерасход компенсируется работнику также по кассовому ордеру.

Что делать, если после совершения операции у сотрудника остались средства, однако он их не вернул в кассу? В этом случае руководитель может удержать средства из зарплаты. Основанием для взимания является статья 137 ТК РФ. Однако возможно это только при соблюдении следующих условий:

  • Удержание можно произвести в течение месяца с даты срока возврата остатка.
  • Размер удержания не может быть больше 20%.
  • Сотрудник согласен с основаниями и размером удержаний.
  • Есть письменное заявление от сотрудника о том, что он согласен на процедуру.

Важно! Если рассмотренные условия не соблюдены, работодатель может оспорить удержание.

Бухучет подотчётных сумм

В бухучете подотчетные суммы фиксируются на дебете счета 71 и кредите счета 50. Выдавать средства можно как безналом, так и наличными. Первый способ удобен для перевода командировочных. Деньги можно перечислить на корпоративную банковскую карту. Оформлена она на ЮЛ. Нужно учесть, что при расчетах через карту банком взимается комиссия. Ее нужно учитывать при определении налога на прибыль на основании пункта 1 статьи 264 НК РФ.

В бухучете расчеты по корпоративным картам будут отражены этими проводками:

  • ДТ55 КТ51, 52. Перечисление денег с расчетного на карточный счет.
  • ДТ91 КТ55. Оплата комиссии банка.

Предоставление карты сотруднику компании будет фиксироваться в качестве выдачи под отчет финансовых документов. Предполагаются эти проводки:

[2]

  • ДТ71 КТ50, субсчет 3. Предоставление под отчет сотруднику расчетной карты по ее номинальной стоимости.
  • ДТ71 КТ57. Получение наличных. Запись вносится на основании квитанций банкоматов.
  • ДТ50, субсчет 3 КТ71. Возврат расчетной карточки по ее номинальной стоимости.

Со всех квитанций и чеков рекомендуется снимать ксерокопии. Связано это с тем, что чеки имеют свойство выцветать. Следовательно, с них нельзя будет получить никакой информации. Представительские траты нужно оформлять при помощи этих проводок:

  • ДТ26 КТ71. Представительские траты.
  • ДТ26 КТ71. Принятие к учету суточных.
  • ДТ70 КТ68.01. Начисление НДФЛ на разницу между суточными.
  • ДТ10 КТ60. Оприходование материалов.
  • ДТ71 КТ50. Выдача перерасхода работникам.

Проводки выполняются на основании приказов, отчетов, квитанций и чеков.

Проводки по авансовому отчету

Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.

Основные нюансы выдачи денег в подотчет

Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.

Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.

Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.

По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).

Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:

  1. Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
  2. Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.

Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:

Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете

Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71. По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены.

Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам

44

Счет Дт Счет Кт Сумма проводки, руб. Описание проводки Документ-основание
71 50 12 500 Выдача денег подотчет из кассы предприятия РКО
71 51 (52) 13 100 Перечислены деньги в подотчет на пластиковую карту сотрудника (в национальной или инвалюте) Платежное поручение
71 55 12 370 Выдача денег на специальный банковский счет Платежное поручение
71 50-3 5 890 Сотруднику, который отправляется в командировку, выданы проездные документы.
50 (51, 52, 55) 71 8 320 Возврат неизрасходованных подотчетных средств Авансовый отчет и ПКО, банковская выписка
08 (10, 15) 71 158 000 Подотчетным лицом приобретено основное средство и другие материальные ценности Авансовый отчет и акт приема
41 71 7 800 Приобретение товаров за деньги, которые были выданы в подотчет Авансовый отчет, расходная накладная
71 10 500 Командировочные расходы включены в состав:

— затрат на сбыт

Авансовый отчет, подтверждающие документы 19 71 1 890 Начисленная сумма НДС по авансовому отчету (10500 х 18%) Авансовый отчет и счет 71 50 (51) 2 500 Подотчетному лицу выдана (перечислена) сумма перерасходованных средств РКО, платежное поручение 94 71 3 260 Списание денежных средств, за которые подотчетное лицо не отчиталось в указанные сроки 73 94 3 260 Начисленная сумма задолженности за не возвращенные сотрудником подотчетные средства 70 73 3 260 Удержание не возвращенной суммы из заработной платы сотрудника Зарплатная ведомость

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Расчеты с подотчетниками — проводки, примеры, законы

Практически ни одна современная организация в ходе своей деятельности не обходится без операций с подотчетными лицами. Выдача наличных на хозяйственные нужды, возврат неиспользованных командировочных средств — многие предприятия сталкиваются с этим каждый день. В статье мы расскажем о специфике работы с подотчетниками, а также на примерах рассмотрим типовые бухгалтерские проводки.

Особенности операций с подотчетными лицами

Подотчетным лицом называют сотрудника организации, которые получает средства для использования в хозяйственных целях и за использования которых обязан отчитаться. Работник может получить деньги под отчет как в виде наличных (через кассу), так и в безналичной форме (путем перечисления на банковскую карту).

Как правило, выдача средств осуществляется на основании заявления сотрудника, при наличии согласования руководителя. В заявлении подотчетное лицо указывает сумму к выдаче, а также цели, на которые необходимо выделение средств.

По факту использования полученных ранее средств сотрудник обязан отчитаться — предоставить авансовый отчет и документы, подтверждающие сумму оплаты. Законодательно зафиксированы сроки, в которые работник должен предоставить отчет. В зависимости от ситуации, срок подачи авансового отчета составляет:

  • 3 дня — для отчета по средствам, выданным на хозяйственные нужды;
  • 3 дня — для отчета по средствам, выданным на командировку;
  • 5 дней — для отчета по средствам, выданным на командировку за границу.

Если по факту сдачи авансового отчета было выявлено, что сотрудник израсходовал средств больше, чем ему было выдано ранее, предприятие осуществляет доплату суммы. В случае обнаружения остатка, его сумма возвращается работником через кассу.

Следует отметить, что средства подотчетному лицу могут быть выданы не только авансом. Работник может приобрести товар (оплатить услуги), необходимый в производственной деятельности предприятия за собственные средства. Оформив авансовый отчет и предоставив квитанцию об оплате, сотрудник получает возмещение потраченных средств.

Типовые проводки по операциям с подотчетными лицами

Основные операции с подотчетными лицами рассмотрим на примерах.

Приобретение товара с перерасходом подотчетной суммы

ООО «Омега 1» через кассу были выданы средства сотруднику хозяйственного отдела Исаев К.Р. в сумме 34 500 руб. на покупку канцелярских принадлежностей. Фактически Исаев потратил 36 200 руб, о чем предоставил соответствующие документы. На основании авансового отчета и квитанций, Исаев была компенсирована сумма перерасхода.

В учете ООО «Омега 1» были сделаны такие проводки:

Проводки по 71 счету — Расчеты с подотчетными лицами

Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.

Порядок осуществления подотчетных операций

Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.

Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.

По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.

Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.

Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

Дт Кт Описание Документ
50 71 Возврат средств сотрудником наличными через кассу Приходный кассовый ордер
52 71 Зачисление остатка средств на специальный банковский счет Банковская выписка
55 71 Зачисление остатка средств в иностранной валюте Банковская выписка

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

Дт Кт Описание Документ
44 71 Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лица Авансовый отчет
Видео (кликните для воспроизведения).

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:


Чашин, А. Н. Лишение водительских прав. Как автовладельцу выиграть судебный процесс / А.Н. Чашин. — М.: Дело и сервис, 2017. — 969 c.

  • Бредихин, А. Л. Правоведение. Учебное пособие / А.Л. Бредихин. — М.: Феникс, 2015. — 256 c.

  • Дворянкин, О. Защита авторских и смежных прав. Ответственность за их нарушение / О. Дворянкин. — М.: Весь Мир, 2015. — 464 c.
  • Радько, Т. Н. Теория государства и права в схемах и определениях. Учебное пособие / Т.Н. Радько. — М.: Проспект, 2015. — 776 c.
  • Старков, О. В. Теория государства и права / О.В. Старков, И.В. Упоров. — М.: Дашков и Ко, 2012. — 372 c.
  • Марченко, М. Н. Проблемы теории государства и права / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2012. — 766 c.
  • Выдача денег под отчет сотрудникам организации — проводки, порядок
    Оценка 5 проголосовавших: 1
    Читайте так же:  Выплаты при увольнении по собственному желанию

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here