Восстановление кадрового учета — пошаговая инструкция

Статья на тему: "Восстановление кадрового учета — пошаговая инструкция" с разъяснениями профессионалов. Мы постарались собрать весь тематический материал, обработать и разместить в удобном для чтения виде. На все вопросы вам ответит наш дежурный консультант.

Кадровое делопроизводство с нуля

Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант

Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

  • на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
  • на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
  • на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».
  • Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

    Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

    Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

    Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

    Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

    После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

    Обязательные внутренние документы

    Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

    Документы, которые должны быть в организации:

    • штатное расписание;
    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • положение о персональных данных;
    • график отпусков;
    • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
    • табель учета рабочего времени.

    Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

    • должностные инструкции;
    • Положение об оплате труда и премировании;
    • инструкция по кадровому делопроизводству;
    • Положение о коммерческой тайне;
    • Положение об аттестации;
    • коллективный договор;
    • Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
    • Положение о командировках;
    • личные дела сотрудников и т.д.

    Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

    Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

    Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

    Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

    Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

    Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

    Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

    На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

    По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

    На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

    По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

    По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

    Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

    • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
    • приказы по личному составу;
    • трудовая книжка (кроме совместителей);
    • личная карточка;
    • согласие на обработку персональных данных.

    Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

    [3]

    Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice. Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

    Новые требования к кадровому учету от 2019 года

    В Госдуме находится законопроект с изменениями в Трудовой кодекс, касающимися внедрения электронного кадрового документооборота. Если проект примут, работодатель с согласия работника сможет обмениваться с ним юридически значимыми сообщениями в электронном виде.

    Так, в электронный формат могут перевести такие процессы, как:

    • прием на работу;
    • уведомление о начале отпуска;
    • ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами;
    • оформление командировок;
    • формирование графика отпусков и т.д.
    Читайте так же:  Выплаты родителям инвалидов с 1 июля составят 10 000 рублей

    Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

    Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

    Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

    Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Мы возьмем на себя не только обязанности, но и ответственность.

    Перечень кадровых документов, обязательных для организации в 2019 году

    Автор: Руфина Хакимова
    руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice

    Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

    Кто отвечает за кадровые документы организации

    В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

    Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы.

    Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

    Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

    Трудовые договоры. С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

    С целью экономии на страховых взносах многие заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

    Личные карточки работников. Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

    На практике многие продолжат вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

    Трудовые книжки. Как правило, книжки ведет руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ).

    Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей ( Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

    Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность ( ст. 234 ТК РФ )

    Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?

    Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения. В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ , п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

    Штатное расписание. В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы ( ст. 15 , 57 ТК РФ ).

    На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

    Должностные инструкции. С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

    Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника.

    Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

    Читайте так же:  Штраф за зимнюю резину летом

    Правила внутреннего трудового распорядка. В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. ( ст. 189 ТК РФ ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

    График отпусков. Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ . График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

    Положение о персональных данных. Также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании ( Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ , ст. 88 ТК РФ ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Документ составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

    Согласия на обработку персональных данных. Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

    Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

    За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. ( ст. 13.11 КоАП РФ ).

    Положение об оплате труда. Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. ( ст. 135 ТК РФ ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

    Табель учета рабочего времени. Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником ( ст. 91 ТК РФ ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

    Документ об утверждении формы расчетного листка. При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

    Приказы. Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

    Мы в свою очередь можем предложить вам услугу ведения кадровых документов. Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нам, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы, а спокойно заниматься бизнесом.

    Звоните, пишите – мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!

    Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019

    Кадровое делопроизводство для чайников

    Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

    1. Локальные нормативные акты.
    2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

    К первой категории (для всех организаций) относятся:

    Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

    • график сменности,
    • положение о нормах выработки и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).

    Вторая категория — более многочисленная — включает:

    • документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
    • документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
    • личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

    Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

    [2]

    Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

    • Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
    • Какова текучесть кадров?
    • Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

    Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

    Ведение кадрового делопроизводства

    Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

    Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

    Восстановление кадрового учета

    Иногда в мелких компаниях кадровый учет может вестись не должным образом. Это может быть связано, например, с отсутствием в штате кадрового специалиста. В этом случае в определенный момент может потребоваться восстановление кадрового учета. Как это сделать подробно рассмотрим в статье.

    Читайте так же:  Оформление налогового вычета через личный кабинет налогоплательщика

    Восстановление кадрового учета

    Необходимость в восстановлении кадрового учета возникает, как правило, в мелких компаниях, которые изначально не придавали данному вопросу должного внимания. Однако, с ростом компании требуется приведение всех документов в порядок, включая и кадровую документацию.

    Первое, что потребуется сделать это определить перечень документов (из тех, которые обязаны быть в организации в отделе кадров) в компании есть, а каких нет. В данный перечень входят документы, которые:

    • должны быть в каровой работе обязательно;
    • при определенных обстоятельствах должны быть обязательно;
    • являются необязательными.

    Нужно будет составить список документов, которых в организации нет и которые потребуется вновь разработать для восстановления учета.

    Определение ответственных лиц

    Далее потребуется определить ответственных за документы лиц. Для восстановления кадрового учета потребуется определить, кто в организации и каким образом отвечает за документы.Отдельно следует определить кто является ответственным за ведение, хранение и учет трудовых книжек. Этому сотруднику потребуется вносить в книжки все необходимые записи, которые не были внесены своевременно, а при необходимости и исправления. На данного сотрудника в компании должен быть издан приказ, которым назначена ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовых.

    Также потребуется определиться с тем, кто будет участвовать в составлении документов, процессе их утверждения, а также кто вправе подписывать документы.

    ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

    Проверка локальных нормативных актов компании

    Для восстановления в компании кадрового учета проверить потребуется следующие локальные акты:

    1. Штатное расписание. Если при проверке выяснится, что штатного расписания в компании нет, то его потребуется составить и утвердить. Если расписание в компании есть, но оно устарело, то потребуется составить новое. При его составлении нельзя допускать нарушения, так как последующие кадровые документы, как правило, составляются в соответствии со штаткой.
    2. Правила внутреннего трудового распорядка (Правила). Далее следует проверить не только Правила, но и имеющиеся в компании иные локальные акты. При проверке выясняется соответствует ли их содержание законодательству, учредительным документам, коллективному договору (другим документам), а также действительности. Все несоответствия нормам сообщаются руководству, после чего вносят изменения.

    Проверка правильности принятия на работу сотрудников

    Первым делом следует проверить правильно ли оформлен руководитель компании. Если он вовсе не оформлен, то это необходимо сделать, так как он является первым работником компании. Из оформляемых документов должно быть понятно с какой даты директор трудится в компании.

    После этого проводится проверка оформления работников. До непосредственного подписания трудовых соглашений работники должны быть ознакомлены с локальными документами компании. Если это в компании не проводилось, то необходимо под подпись ознакомить работников.

    Затем проводится проверка трудовых договоров. При проверке следует учитывать следующее:

    • трудовой договор должен быть заключен абсолютно с каждым работником;
    • условия трудового соглашения должны соответствовать действующему законодательству;
    • условия трудового договора должны соответствовать реальности.

    Для удобства лучше разработать бланк трудового договора и согласовать его с руководителем. После этого с каждым из работников следует заключить трудовой договор, если раньше их не было.

    Важно! При заключении трудового договора следует указывать настоящую дату, а не прошлую, так как оформление отношений происходит в реальном времени.

    Трудовые договора также следует проверить на соответствие законодательству. Иногда в договорах не указываются некоторые обязательные условия, которые должны в них быть согласно 57 статье ТК РФ. Также проверить необходимо соответствуют ли условия договора локальным актам компании и реальности. Например, размер зарплаты работника и даты выплаты зарплаты. Если нарушения договорах выявлены, то потребуется их устранить, например, путем составления допсоглашений.

    Проверка приказов о приеме на работу

    Форму приказа, которым работника принимают на работу работодатель может утвердить самостоятельно. При этом за основу можно взять формы Т-1 и Т-1а. Издан приказ должен быть на каждого работника. Его содержание должно соответствовать условия трудового соглашения. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Также необходимо проверить заведены ли по каждому работнику личные карточки и правильно ли они заполнены.

    Проверка трудовых книжек

    При проверке трудовых потребуется выяснить:

    • на каждого ли сотрудника есть трудовая книжка;
    • правильность заполнения трудовой;
    • ведется ли Книга учета движения трудовых книжек.

    При необходимости работникам заводятся трудовые книжки, вносятся записи и устраняются неверные записи.

    Проверка правильности оформления совмещений, перемещений и отстранений

    [1]

    При оформлении совмещения работодатели могут допустить следующие ошибки:

    • отсутствие документально оформление;
    • поручение дополнительной работы без согласия работника;
    • оформление совместительства вместо совмещения;
    • иные ошибки.

    После проверки на наличие ошибок, их потребуется устранить.

    При оформлении переводов возможны следующие ошибки:

    • нет письменного согласия работника;
    • отсутствует приказ о переводе;
    • приказ есть, но работник с ним не ознакомлен;
    • нет записи в трудовой книжке.

    Если при проверке ошибки были обнаружены, то их потребуется устранить.

    Если при проверке трудовых соглашений будут выявлены перемещения сотрудников, то потребуется проверить указано ли подразделение, к которое работник принят. Также следует иметь ввиду, что при перемещении любые условия трудового договора остаются без изменения, если же они имеются, то это уже перевод и от работника потребуется получить согласие.

    Каждый вид увольнения имеет определенный порядок увольнения. При проверке следует выяснить по каждому увольнению наличие всех документов, например, приказ об увольнении. Однако, даже если его нет, задним числом составить его уже не получится, но о нарушениях нужно будет сообщить руководителю. По увольнениям также проверяется выдача трудовых книжек и расчет. Если при проверке обнаружатся трудовые уже уволенных сотрудников, то потребуется составить этим сотрудникам уведомление о необходимости явиться за трудовой. Эти уведомления направляются работникам по почте (Читайте также статью ⇒ Список обязательных кадровых документов на предприятии).

    Важно! Если расчет при увольнении с работником произведен не в полном объеме, то таких работников потребуется вызвать для расчета.

    Проверка документов, устанавливающих рабочее время

    Для проверки потребуется собрать документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время. К ним относят: коллективные и трудовые договора, допсоглашения, график работы, правила трудового распорядка и иные документы. В этих документах частыми являются следующие ошибки:

    • противоречия между документами;
    • ни одним документом не определен режим рабочего времени;
    • документы, которыми установлено рабочее время составлены неправильно.

    Важно! Проверить также потребует наличие табеля учета рабочего времени. Если нет, то его следует завести. Если он есть, то проверка рабочего времени проводится по каждому сотруднику.

    Если в компании было введено неполное рабочее время, то следует проверить правильность оформления соответствующих документов, а также наличие оснований для этого. Проверяется также правильность привлечения работников к ночной и сверхурочной работе, работе в выходные и праздничные дни. Имеются ли согласия работников и оформлялись ли соответствующие приказы.

    Читайте так же:  Как зарегистрировать и использовать кассовый аппарат для ип при усн

    Восстановление кадрового учета – это комплекс работ, направленных на приведение документации в состояние, которое соответствует требованиям законодательства России

    Как показывает практика, восстановление кадровой документации и кадрового учета в целом может потребоваться не только тем работодателям, которые ранее не вели кадровое делопроизводство, но и тем предприятиям, которые пострадали от неопытных действий штатных кадровых инспекторов и специалистов по кадровому учету, работающих по договору подряда.

    Порядок в кадровом делопроизводстве – это залог слаженной работы любой компании. Грамотно изложены и юридически правильно оформлены кадровые документы не приведут к расколу компании в трудовых отношениях между подчиненными и должностными лицами. При этом руководитель может не переживать по поводу предстоящих проверок, так как все будет в порядке. Но только профессионалы знают, насколько сложно поддерживать это спокойствие.

    Когда может понадобиться восстановление кадровых документов?

    1. Проверяющие органы затребовали кадровые документы (они могут сделать это за любой период в течение того срока, который они должны храниться, обычно, не меньше 5 лет).
    2. Кадровые документы хранятся достаточно долго, некоторые из них 75 лет.
    3. Даже если сотрудники были уволены, но за период их работы найдены нарушения, Вы будете нести за них ответственность.
    4. При неправильном оформлении кадровых документов сотрудники могут пожаловаться в трудовую инспекцию в случае возникновения каких-то конфликтных ситуаций.
    5. Прочие причины, отражающие нестабильность деятельности ИП или Вашей организации в результате нарушения трудового законодательства.

    Восстановление кадрового учета организации позволяет:

    • устранить любые допущенные ошибки в кадровых документах и исключить вероятность их допущения в будущем;
    • обеспечить наличие полного пакета необходимых документов в соответствии с трудовым законодательством;
    • защитить интересы перед контролирующими органами;
    • исправить или исключить другие несоответствия требованиям трудового законодательства.

    Специалисты нашей компании «АЖУР» обладают всеми необходимыми знаниями, навыками и опытом работы в сфере трудового права и кадрового делопроизводства, чтобы оказать профессиональные услуги.

    Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

    Автор: Анна Рябцева
    руководитель проектов по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

    Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.

    Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.

    В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.

    Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства

    По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:

    1. Покупают готовый бизнес, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым хозяевам нужно восстановить кадровое делопроизводство после предшественников.
    2. Разгорается трудовой спор, который выливается в проверки трудовой инспекции и других госорганов. В этом случае привести в порядок кадровую документацию нужно как можно быстрее, чтобы не нарваться на штрафы.
    3. Вскрываются факты недобросовестной работы сотрудников, которые намеренно исказили или уничтожили кадровые документы.

    План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов. Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы. В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.

    Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов

    Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:

    • для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
    • какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
    • какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.

    После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).

    Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя

    Общие:

    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • штатное расписание;
    • журнал учета трудовых книжек;
    • график отпусков;
    • табель учета рабочего времени;
    • положение об обработке персональных данных сотрудников

    На каждого сотрудника:

    • трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
    • трудовая книжка;
    • личная карточка Т-2;
    • приказ о приеме (перемещении, увольнении).

    Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.

    Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.

    Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы

    К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.

    Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.

    Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение. А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.

    Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали. Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.

    Читайте так же:  Минсельхоз может забирать неиспользуемые земли

    Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.

    Что нужно сделать:

    1. Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения:
      • Правила внутреннего трудового распорядка. При составлении опирайтесь на содержание Раздела VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»;
      • Положение об оплате труда и премировании;
      • Положение о защите персональных данных;
      • Положение о командировках.
        Ознакомить с документами сотрудников под роспись.
    2. Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.
    3. Восстановить обязательные кадровые документы:
      • сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое;
      • проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков;
      • выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками;
      • подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.

    В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору (если он есть) и специфике работы компании.

    Этап 2. Проверяем и восстанавливаем кадровые документы работников (личные дела)

    Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:

    Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.

    Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.

    Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей. Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания. Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию.

    Все это станет причиной проигрыша в суде. Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов.

    В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.

    Этап 3. Проверяем и восстанавливаем документы по основным кадровым процедурам

    На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:

    1. Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников (если отпуск вне графика) и т.д.
    2. Предоставление других видов отпусков (дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.): имеется ли приказ с подписями и документы-основания.
    3. Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями.
    4. Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника.
    5. Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.
    6. Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание.

    Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.

    Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.

    Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам?

    Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.

    Документы, к которым уже невозможно взять подписи, нужно подшить в дело с пометкой «Восстановлено».

    Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

    Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.

    Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.

    Доверьте эту работу экспертам по трудовому праву 1C-WiseAdvice. Так вы потратите меньше времени и получите лучший результат. Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.

    Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.

    А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. Здесь мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.

    Источники


    1. Теория государства и права. В 2 частях. Часть 1. Теория государства. — М.: Зерцало-М, 2011. — 516 c.

    2. Адвокатская деятельность и адвокатура в России. Часть 2. Особенная часть, специализация / ред. И.Л. Трунов. — М.: Эксмо, 2016. — 864 c.

    3. ред. Кашанина, Т.В.; Кашанин, А.В. Основы права. Хрестоматия; М.: Высшая школа, 2012. — 279 c.
    4. Астахов, Павел Правописные истины, или Левосудие для всех / Павел Астахов. — М.: Эксмо, 2016. — 368 c.
    5. Скрынник, А. М. Правоведение / А.М. Скрынник. — М.: Мини Тайп, 2013. — 352 c.
    6. Смолина, Л. В. Защита деловой репутации организации / Л.В. Смолина. — М.: Дашков и Ко, БизнесВолга, 2010. — 160 c.
    Восстановление кадрового учета — пошаговая инструкция
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here