Трудовая книжка как ее получить и правильно заполнить

Статья на тему: "Трудовая книжка как ее получить и правильно заполнить" с разъяснениями профессионалов. Мы постарались собрать весь тематический материал, обработать и разместить в удобном для чтения виде. На все вопросы вам ответит наш дежурный консультант.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления). Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

  • «Сведения о ­работе» — насчитывает 9 ­разворотов,
  • «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2019

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец вкладыша в трудовую книжку

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

[1]

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в .

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2019 году

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

  • точек в конце записи не ставить;
  • использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами.

Правила оформления трудовой книжки

Зачем нужна трудовая книжка?

Согласно ст. 66 ТК РФ, ей отведены следующие функции:

она отражает информацию о стаже и опыте человека с момента его первого трудоустройства до выхода на пенсию;

позволяет узнать, почему человек уволился с предыдущего места работы;

содержит сведения о наличии награждений за добросовестную работу

Вносить записи в нее может только специалист отдела кадров. Титульный лист заполняется в присутствии владельца документа. В подтверждение правильности внесенных данных он ставит свою подпись.

Итак, чтобы завести данный документ, нужно трудоустроиться.

С какого возраста можно устроиться на работу?

Согласно ст. 63 ТК РФ, работник может быть принят на предприятие с 18 лет, но на некоторые должности разрешается прием и несовершеннолетних сотрудников с 14 лет. Для этого требуется письменное разрешение родителей подростка и органов опеки и попечительства.

Текст разрешения может звучать так: “Орган опеки и попечительства дает согласие на заключение трудового договора между (ФИО несовершеннолетнего гражданина, дата рождения, паспортные данные) для выполнения обязанностей (указывается должность, наименование работодателя) в свободное от образовательного процесса время не более 2,5 ч. в день и не более 12 ч. в неделю”. Подробнее — в статье “Заключаем контракт с несовершеннолетним”.

Читайте так же:  Монетизация льгот - 5 причин взять льготы деньгами

В любом случае, на работника обязательно заводится бланк.

Для его получения необходимо написать заявление на оформление трудовой книжки впервые, образец: “В связи с заключением трудового договора впервые, согласно ч.4 ст.65 ТК РФ прошу оформить мне трудовую книжку”.

Как получить бланк книжки?

Каждая организация должна приобретать за свой счет бланки, которые выдаются работникам при первичном трудоустройстве. Запись о трудоустройстве должна быть внесена в документ не позднее пяти рабочих дней, после того, как человек вышел на работу и приступил к своим обязанностям.

Где закреплены правила оформления трудовой?

О том, как правильно оформить трудовую книжку, можно узнать из законодательных актов РФ, регулирующих данный вопрос. Перечислим их:

Какие документы нужны для оформления бланка?

Для первичного оформления в отдел кадров предприятия нужно представить следующие документы:

— паспорт или свидетельство о рождении;

— диплом об образовании либо справку из учебного заведения, если человек является учащимся или студентом.

Эти данные указываются на титульном листе документа.

Как оформить трудовую книжку впервые образец

Как должен оформляться бланк?

Требования к оформлению трудовой книжки следующие: заполнять бланк можно только чернилами синего или черного цвета. Цифры при заполнении используются арабские. Недопустимы сокращения. А любые сведения вносятся только на основании официального распоряжения.

Какая информация указывается на титульном листе?

На титульном листе указывается следующая информация:

Внизу титульного листа ставится печать предприятия и подпись сотрудника отдела кадров. В знак ознакомления с записями работник также ставит свою подпись в отведенном для этого месте. На следующей странице, согласно правилам заполнения бланков, делается запись, подтверждающая факт трудоустройства.

В каком порядке вносятся записи о работе в документ?

Правильное оформление трудовой книжки выглядит так: в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй — дата. Далее указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.

Она является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в журнале движения трудовых книжек. В нем указывается номер и серия документа и сведения о работнике. Бланк хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника.

Титульный лист трудовой книжки: все нюансы и образец заполнения

Трудовая книжка – это своеобразное лицо работника.

В ней отражена такая важная информация как общий трудовой стаж конкретно взятого гражданина, который он набирал в течение нескольких лет. Правильность оформления трудовых книжек должна стоять у кадровиков на первом, определяющем месте и все вот почему.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

Общая информация

Часто, ошибки допущенные кадровиками давным давно всплывают при выдаче заявления о назначении пенсии вместе с трудовой книжкой.

Поскольку пенсионный фонд не может принять неправильно составленный и заполненный документ, он делает все для того, чтобы работник мог исправить ошибки, и пенсионер будет вынужден бегать по своим бывшим местам работы восстанавливая правильность заполнения.

Именно поэтому особое внимание надо уделять не только тому, как правильно внести данные в трудовую книжку, но и заполнению титульного листа.

К сожалению, многие работники не знают, как в идеале заполнить первую страницу трудовой книжки и при получении трудовой на руки не может увидеть ошибку.

Именно поэтому наша статья будет полезна и для работников, и для работодателей.

Наша задача – научиться правильно заполнять все графы трудовой книжки, а в случае невозможности этого – сделать все, чтобы найти ошибки в заполнении. Вы также найдете здесь пример заполнения титульного листа. Итак, начнем по порядку и поговорим о написании имени, фамилии и отчества.

После прочтения данной статьи, оформление титульного листа трудовой книжки не составит труда. Конечно, все сведения должны быть оформлены надлежащим образом.

Записи вносятся только черной или же синей ручкой.

Заполнение титульного листа может осуществляться и на компьютере, но без опыта в подобном заполнении лучше не экспериментировать.

Также, что касается правил заполнения трудовой, то она в первую очередь должна быть заполнена аккуратно. Постарайтесь избегать ошибок, подчеркиваний и прочих недочетов. Ваша запись должна быть понятна всем, поэтому пишите аккуратно и разборчиво.

Соблюдайте это правило, заполняя все листы трудовой книжки. На этом основные сведения о заполнении плавно перетекают в конкретизирование каждой строки.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки? (образец заполнения)

Фамилия, Имя, Отчество

Первая страница трудовой книжки содержит данные о работнике. Фамилия, имя и отчество гражданина должны быть записаны максимально аккуратно и правильно. Дело в том, что совершенная в этой информации ошибка может стать следствием печальных последствий, вплоть до смены трудовой книжки.

Старайтесь не допускать ошибок в написании. Заполняйте каждое из составляющих имени одной и той же пастой.

Если в одном из написанных слов много букв, пишите их как можно мельче. Также трудовая книжка предусматривает перенос слова с одной строки на другую.

Пример заполнения первого листа (страницы) трудовой книжки (Фамилия, Имя, Отчество)

Образование

Если вы пишите информацию об образовании, обязательно держите перед собой диплом работника, чтобы не сделать ошибки.

Существуют три степени образования, по факту которых возможно принятие на работу, это высшее, то есть послевузовское, среднее, то есть окончание школы, а также среднее специальное, после техникума или же училища.

Одно из этих слов вы пишите на специально отведенной строчке.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (образование)

Дата рождения

Что касается даты рождения, то в первую очередь заполнять ее вы должны на основании паспорта гражданина, а не с его слов.

Читайте так же:  Как развестись с женой, если есть дети

Часто возникает вопрос, должна ли дата рождения в трудовой книжке вноситься прописью или цифрами?

Правильно вписывайте каждую цифру. Нет ничего страшного в том что вы ошиблись. Ошибку всегда можно исправить посредством зачеркивания одной цифры или же переносом записи на другую сторону разворота титульного листа.

[2]

Видео (кликните для воспроизведения).

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (дата рождения)

Подпись работника

Кто расписывается в трудовой книжке? После того, как трудовая книжка заполнена, ставится подпись работника.

Она должна быть четкой и повторять роспись в паспорте.

[3]

Как правило, на подпись в трудовой книжке работника сверху ставится печать организации.

Профессия, специальность

Если говорить о специальности, то здесь присутствует огромный разброс мнений о том, что действительно нужно писать в трудовой книжке в графе профессия, специальность. Кто-то считает, что нужно писать специальность, которой вы овладели еще в институте, кто-то наровит вписать в трудовую желаемую специальность.

На самом же деле все предельно просто – в трудовую книжку вписывается специальность по которой на данный момент работает работник по трудовому договору.

Дата заполнения

Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе не должна быть фиктивной. То есть, если вы заполнили трудовую на неделю позже чем обещали, то нельзя ставить желаемое неверное число. За это и работников отдела кадров и работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Дата заполнения пишется в таком же формате, как и дата рождения.

Что же касается места постановки даты, то оно должно находиться в районе печати, справа или же слева от нее, но ни в коем случае не затрагивать другие записи, тем самым перекрывая их.

Дата заполнения трудовой книжки и дата приема на работу должны совпадать. Именно в момент приема на работу сотрудник отдела кадров заводит трудовую, а значит, в соответствии с законом должен одновременно вписывать информацию и о работнике и о приеме его на работу.

Конечно, на такие мелочи не всегда обращается внимание различными проверяющими органами, но все же иногда пользоваться ссылками на правила заполнения трудовых книжек, ведь тот кто предупрежден, значит, вооружен.

Когда можно использовать в написании ФИО букву «ё»?

Многих волнует вопрос, можно ли использовать букву «ё» в написании имени или фамилии.

Ориентируйтесь на паспорт работника.

Если в паспорте прописана данная буква, то можете смело ставить ее.

Если же в паспорте написана «е», то вы не должны отклоняться от паспортных данных. Все предельно просто.

Заключение

Трудовая книжка весьма важный документ, который требует трепетного к себе отношения.

Постарайтесь быть точными в заполнении трудовых книжек, ведь вы, заполняя страницы трудовой книжки, становитесь своего рода представителем своей организации и именно по вашей записи будут судить не только о работнике, но и о вашей фирме. Поэтому соблюдайте законодательство и думайте о работнике, который дал вам трудовую на заполнение. Он вам доверяет не просто документ, он доверяет вам свою трудовую историю.

Полезное видео

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку — первый лист, смотрите в видео ниже.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-47 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Как заполнить трудовую книжку в первый раз

Трудовая книжка – это основной документ, который подтверждает стаж и трудовую деятельность человека. В соответствии с существующими нормами законодательства, работодатель должен заводить трудовую книжку на каждого сотрудника, который работал в организации более пяти дней, если для этого сотрудника работа в компании является основной. Работник при трудоустройстве должен предъявить такую книжку работодателю, а ответственное лицо должно точно знать, как заполнить трудовую книжку первый раз.

В том случае, если работник собирается сотрудничать на условиях совместительства либо устраивается в первый раз, работодатель должен оформить для него трудовую книжку. Это положение закреплено в 65 статье Трудового кодекса Российской Федерации. Форма и правила ведения трудовой книжки закреплены Постановлением Правительства РФ номер 225 «О трудовых книжках», а правила заполнения были описаны в постановлении Министерства труда России под номером 69. Эти законодательные акты являются основанием для получения и ведения трудовых книжек гражданами Российской Федерации. Несоответствие всем требованиям, изложенным в законодательстве, может послужить причиной ликвидации стажа или некоторых других неприятностей.

Особенностью трудовой книжки является не только то, что она выступает в качестве удостоверения места работы человека и его рабочего стажа. Трудовая книжка может понадобиться и в некоторых других случаях, таких как получение кредита в банке. Такая ситуация не требует от человека наличия оригинала трудовой книжки, но сделанная копия должна соответствовать всем требованиям действующего законодательства. Каждый банк имеет свои особенности и требования, а получение образца будет гарантировать соответствие им всем и сэкономит не только время, но и силы.

Что поменялось в порядке заполнения

Постановлением «Об утверждении Инструкций по заполнению трудовой книжки», утвержденным Министерством социального развития и труда Российской Федерации, были изменены правила заполнения трудовых книжек, появился новый Трудовой кодекс. В связи с этим возникла необходимость заменить не только инструкции по заполнению трудовой книжки работника, но и форму книги по учету вкладышей в трудовые книжки и специальных бланков.

Минтруда утверждает, что кадровиков значительные изменения не коснулись, поскольку в основе нового постановления находились положения, утвержденные правительством в предыдущих инструкциях. Документ, подтверждающий трудовую деятельность граждан, то есть трудовая книжка, состоит из прежних основных разделов и заполняется на основании официальных документов, принятых государством. Правда, эти изменения относятся не только к работникам кадровых отделов, но и ко всем людям, которые уходят на пенсию, меняют место работы либо же начинают свою трудовую деятельность. В таких случаях стоит внимательно вчитываться в некоторые положения, чтобы не попасть впросак.

Как заполнить трудовую книжку впервые

Согласно новым требованиям, во время добавления информации в трудовую книжку запрещено использовать любые сокращения. Ведение записей должно происходить подробно. Причем следить за этими записями обязан не только работник кадрового отдела организации-работодателя, но и непосредственно владелец трудовой книжки. Запрещено сокращать такие слова, как «приказ», «распоряжение», «переведен» и им подобные.

Читайте так же:  Служебная записка на приобретение компьютера

Правильное заполнение трудовой в первую очередь в интересах владельца этого документа. Поэтому, чтобы не иметь неприятностей в дальнейшем, стоит следить за всеми вносимыми в книжку записями. Правила оформления титульной страницы, а также внесения изменений в этот раздел регламентируются второй частью инструкции по заполнению данного документа. Как правило, здесь вопросы у сотрудников кадровой службы возникают крайне редко. При первом заполнении нужно внести такие сведения:

  • фамилию, имя и отчество владельца книжки,
  • дату рождения,
  • образование,
  • профессию и специальность.

После внесения всех этих данных на титульном листе нужно поставить печать организации и подпись работника кадрового отдела, который оформлял данную трудовую книжку. Кроме всего прочего, здесь нужно будет поставить подпись самому ее владельцу. Как видно, это не очень сложно, но все же иногда у новых сотрудников возникают проблемы с заполнением.

Чтобы без проблем заполнить трудовую книжку первый раз, нужно знать, что вписать в графу «Профессия и специальность».

Многие кадровики и бухгалтеры требуют вводить как профессию, так и специальность человека. Но ведь в дипломе, полученном в высших учебных заведениях, в основном указывается только специальность либо профессия. Кроме всего прочего, в дипломе указывается квалификация будущего работника, которую нет необходимости вносить в трудовую книжку.

В этой графе также не нужно указывать должность, на которую устраивается человек. О том, какую информацию вносить в графу «Профессия и специальность», лучше посоветоваться с кадровыми работниками или бухгалтерами из компании, куда человек устраивается на работу.

Внесение изменений в титульный лист

За то время, пока человек будет работать в организации, у него могут поменяться активные данные, которые отображены в трудовой книжке. Он может получить другое образование, изменить фамилию или перейти на новую профессию. Отражение изменений в трудовой книжке также требует выполнения определенной последовательности действий. Чтобы изменить дату рождения, фамилию, имя или отчество, нужно выполнить простой алгоритм. Старые данные зачеркиваются одинарной чертой, а новые вписываются рядом. Этого требует пункт 2.3 Инструкции, в которой описана процедура заполнения трудовой книжки.

Естественно, стоит помнить, что изменения в трудовую книжку могут вноситься только на основании определенных документов, к которым относятся:

  • свидетельство о рождении>
  • свидетельство о расторжении брака>
  • паспорт>
  • свидетельство о браке>
  • свидетельство об изменении имени, отчества или фамилии и т.д.

Для подтверждения достоверности внесенных данных необходимо на внутренней стороне обложки указать ссылку на дату и номер документа, который послужил основанием для изменений. Такая ссылка заверяется подписью сотрудника кадрового отдела или специального уполномоченного лица. Также здесь должна стоять печать кадровой службы предприятия или общая организации. Как и в любом другом документе, она служит гарантией достоверности информации.

Информация о получении нового образования или профессии вносится посредством дополнения существующей информации или же заполнения соответствующих пустых строк без зачеркивания устаревшей информации. Стоит заметить, что в инструкции не имеется никаких заметок относительно указания ссылки на документ, подтверждающий получение нового образования.

Заполнение «Сведений о работе»

Внесение информации в раздел «Сведения о работе» может вызвать серьезные проблемы. Для того чтобы исключить возникновение любых неприятностей, нужно делать все в соответствии с инструкциями. Для этого в графе под номером три этого раздела в виде заголовка нужно указать наименование работодателя. В том случае, если это частный предприниматель, указывать нужно его фамилию, имя и отчество. Если же есть учредительный документ, тогда нужно указать полное и сокращенное название организации. Допускается использование штампа организации с полным и сокращенным его наименованием при заполнении данной графы.

В статье 20 Трудового кодекса РФ сказано, что работодателем – юридическим лицом – не может быть структурное подразделение организации, то есть представительство или филиал. Если же человек устраивается на работу в филиал, тогда сведения о месте его работы должны включаться в трудовой договор. Именно поэтому в трудовой книжке нужно указывать информацию о наименовании организации, а представительство или филиал вносят в запись о приеме на работу.

В первой графе на следующей строке ставят порядковый номер записи, а в следующей – дату трудоустройства. Третья графа содержит в себе информацию о принятии человека на работу или назначении его в какое-то структурное подразделение организации. Здесь указывается конкретное наименование должности, на которую принимают человека, его профессия, специальность и наименование подразделения. В графу 4 нужно занести номер и дату соответствующего распоряжения или приказа, которые подтверждают принятие сотрудника на работу.

Корректировка «Сведений о работе»

Все бухгалтеры и кадровики знают, что неправильная запись в трудовой книжке может быть без труда исправлена. Но нужно знать, как это делать, в противном случае трудовую книжку можно испортить, а значит, и стаж будет аннулирован. Практика показывает, что ошибки у людей, осуществляющих заполнение трудовой книжки первый раз, чаще всего встречаются именно в разделе «Сведения о работе».

Правила, описанные в инструкции, гласят о том, что неправильные записи нельзя зачеркивать ни в коем случае. Для исправления неверной информации должна производиться новая запись, которой присваивается следующий порядковый номер. Во второй графе указывается дата правильной записи. В третью графу необходимо внести замечание о признании записи недействительной, с указанием ее номера, тогда как в 4 графе дублируется дата и номер приказа или прочих решений работодателя.

Кто вносит исправления?

В 27 пункте Правил заполнения трудовой говорится: исправления в трудовую книжку должны вноситься тем работодателем, которым была допущена ошибка. Но новый работодатель имеет полное право внести исправления в трудовую на основании документов предыдущей организации. Среди таких документов стоит выделить копии приказов об увольнении и приеме человека на работу.

Неприятности могут возникнуть у человека, если организация, допустившая ошибку, была либо ликвидирована, либо реорганизована. Решение данной проблемы содержится в 28 пункте Правил. В случае, если речь идет об организации, исправления вносятся правопреемником, а если организация была ликвидирована, – то новым работодателем на основании соответствующих документов.

Читайте так же:  Пенсии военным пенсионерам

Последним, достаточно важным моментом при заполнении раздела «Сведения о работе» является особенность записей об увольнении. Когда человек увольняется с места работы, все записи, которые были внесены в трудовую книжку за период его работы, должны быть заверены подписью работодателя, его печатью и подписью владельца трудовой книжки. В некоторых случаях подпись со стороны работодателя может ставить специально уполномоченное лицо. Подпись работника может находиться возле подписи работодателя или же переноситься на следующую строку.

Дубликат трудовой книжки

Согласно установленным инструкциям и правилам, дубликат трудовой книжки может делаться в трех случаях.

Утрата документа

Первый предполагает утрату трудовой книжки работником. Такой вариант развития событий может иметь достаточно плачевные последствия, особенно если речь идет о сотруднике, который впервые устроился на работу. Это может стать причиной неприятностей даже у многих опытных работников.

Согласно 31 пункту Правил, если работник потерял свою трудовую книжку, он немедленно сообщает об этом работодателю. Делается это по месту работы в форме письменного заявления. Что касается работодателя, то в его обязанности входит выдача дубликата не позднее 15 рабочих дней после получения соответствующей заявки. Оформление дубликата производится в соответствии с общими правилами заполнения трудовых книжек. То есть в него вносят все сведения, подтвержденные документами, а также информацию о непрерывном стаже работы до того, как человек поступил в организацию. Кроме этого, работодатель обязан внести записи относительно работы и наград на последнем месте.

Для начала записывают суммарный стаж работы. Сюда входит сумма лет, месяцев и дней работы человека без уточнения должностей, названия организации и периодов работы. После этого стаж работы должен быть расшифрован по отдельным периодам. Соответственно, в графу 2 вносят дату приема на работу, в третью графу – наименование организации, в которой сотрудник работал, его профессию и специальность, а в графе 4 – номер, дату и название документа, на основании которого человек был принят на работу. Если документы, которые послужили основанием внесения записей в трудовую книжку, не располагают полными сведениями о прошлой работе, то в дубликате трудовой вносятся лишь подтвержденные данные.

Недействительная запись

Вторая ситуация, когда работник имеет право получить дубликат своей трудовой книжки, предполагает наличие в документе записи о переводе на другую работу, которая была признана недействительной. В таком случае работник должен подать соответствующее письменное заявление работодателю. Затем он получает дубликат трудовой книжки, в которой последовательно перечисляются все записи, за исключением недействительной.

Неудовлетворительное состояние трудовой

Последний случай – когда трудовая книжка просто пришла в негодность – обгорела, порвалась и т.д. Порядок выдачи трудовой книжки в таком случае мало чем отличается от ситуации, когда она была признана недействительной. То есть сотрудник пишет соответствующее заявление, после чего получает от работодателя дубликат своей трудовой книжки со всеми действительными записями.

Как сделать первые записи в трудовой книжке

Первая запись в любом документе всегда особенная. Ведь именно со дня внесения ее в какой-либо значимый документ, по сути, открывается новая «страничка» в жизни человека. Сотрудник, занимающийся внесением записей в документы, должен знать основные правила документоведения и владеть специальными профессиональными навыками. Это в идеале, а на практике довольно часто кадровики задают вопросы, посвященные ведению бланков трудовых книжек, например, как сделать первую запись в трудовой книжке.


Для человека важно, чтобы у него были комфортные условия для жизни. Примерно такие возможности может обеспечить наличие высокооплачиваемой любимой работы.

Весомые аргументы для правильного заполнения трудовых книжек

Законодательством РФ предусмотрена целая система нормативно-правовых актов, относящихся к отрасли трудового права. Одним из важнейших выступает Трудовой кодекс (ТК РФ). Если рассматривать положения о трудовой книжке, то они присутствуют не только в ТК РФ, но и более подробно расписаны в Правилах ведения, заполнения и хранения трудовых книжек на предприятиях. Там же можно найти и основные сведения о том, как исправить ошибки в записях трудовых книжек. Если возникает определенное противоречие между нормативными актами, то необходимо придерживаться положений того документа, который имеет наибольшую юридическую силу. В нашем случае – Трудовой кодекс.

Любой руководитель, его помощники или сотрудники отдела кадров, особенно если они точно не знают, как заполняются бланки трудовых книжек, перед тем, как сделать первую запись в трудовую книжку, должны в обязательном порядке ознакомиться со всеми правилами ведения трудовых книжек. Несоблюдение этих требований, как правило, приводит к серьезным проблемам в будущем как у владельца трудовой, так и у его начальства.

Общие положения

Соискатель, прошедший собеседование и проработавший на предприятии или в организации более пяти дней, для которого это место работы является основным, становится полноценным работником компании и обязан иметь трудовую книжку. Если место работы стало первым в жизни человека, или трудовая по каким-то причинам была утеряна, тогда на него заводится новый бланк трудовой книжки. Если работник уже имеет трудовую книжку, то в ней сотрудники отдела кадров текущего места работы делают необходимые записи. Такие записи должны быть даже в трудовых книжках работников, выполняющих временную или сезонную работу. Если на предприятии имеются совместители, то их трудовые хранятся и заполняются только по основному месту работы.

Кадровик, заполняющий чистый бланк трудовой книжки, обязан помнить:

  • В документах не могут иметь место сокращенные записи.
  • В трудовой книжке не должно быть никаких помарок, подчисток, заштриховок и сокращений.
  • Имена, фамилии и даты записываются в полноценной, читабельной, разборчивой форме.
  • Даты записываются исключительно арабскими цифрами. Дни и месяцы фиксируются в двузначной форме, годы – в четырехзначной.
  • Когда делается запись в трудовую книжку в первый раз, необходимо тщательно изучить все предъявленные сотрудником документы. Данные, внесенные в трудовую книжку, должны быть идентичны паспортным.
  • Необходимо на титульном листе поставить печать организации. Если при последующем переходе сотрудника на новое предприятие будет отсутствовать печать с первого места работы, то трудовая книжка признается недействительной и подлежит замене.
Читайте так же:  Что такое инн физического лица и как расшифровать

Изучаем разделы трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из трех разделов, которые называются:

  • сведения о работнике>
  • сведения о работе>
  • сведения о награждениях.

Каждый из них заполняется в строго определенном порядке. Первый раздел представляет собой титульный лист и содержит основную информацию о работнике:

  • фамилия>
  • имя>
  • отчество>
  • дата рождения>
  • информация об образовании.

Сотрудник отдела кадров должен тщательно изучить паспортные данные, данные документов об образовании и внести их в первый раздел трудовой книжки без единой ошибки. Далее сотрудник (хозяин трудовой книжки) должен проверить, все ли верно. Если да, то он ставит свою подпись, тем самым удостоверяя корректность внесения данных. После этого сотрудник отдела кадров или отдела управления персоналом, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, также ставит свою подпись. Затем на титульном листе в нижней части проставляется оттиск гербовой печати предприятия.

Переходим ко второму разделу. В этой части указывается наименование должности сотрудника, срок, на который он принимается, уровень квалификации. Чтобы внести в трудовую книжку определенную информацию, например, о принятии соискателя на работу, переводе работника на другую должность, увольнении, необходим соответствующий приказ начальства, изданный и вступивший в законную силу. Обязательным условием является и то, что вся информация должна быть абсолютно достоверной и соответствовать первичным документам.

В последнем, третьем, разделе вносится информация о награждениях, достижениях сотрудника.

Как делается запись в трудовой книжке

При первом заполнении трудовой книжки на титульном листе делаются такие записи:

  • ФИО>
  • дата рождения>
  • образование, специальность, квалификационный уровень>
  • дата приема на работу>
  • подпись ответственного отдела кадров и самого сотрудника>
  • гербовая печать организации/предприятия.

В начале графы «Сведения о работе» прописывается основная информация о предприятии, на котором трудится сотрудник: название, форма собственности и т.д. Сегодня «ручной» метод не так популярен, как раньше. Дело в том, что для того, чтобы сократить время и средства на заполнение сведений о предприятии, изготавливают специальные печати, на которых отражается вся необходимая информация. Но это непринципиальный вопрос. Далее по графам:
  1. Первая графа – порядковый номер. Всякая запись в трудовой книжке имеет свой порядковый номер, кроме нескольких предусмотренных законом случаев. Номер ставится в начале строки под штампом организации. Эта запись может существовать только в рукописной форме.
  2. Графа 2 – дата приема на работу. Абсолютно неважно, в какой день недели вносятся данные в трудовую книжку. Главное, чтобы они были указаны арабскими цифрами и полностью соответствовали датам, указанным в трудовом договоре.
  3. Третья графа выступает одной из самых информационно емких. Это обусловлено тем, что сделать запись в трудовую книжку в этой графе – значит отразить важный момент трудовой деятельности человека. Например, внести запись о приеме на должность или освобождении от должности в связи с увольнением или повышением.
  4. В четвертой графе указывается наименование, номер и дата локального акта, на основании которого и были сделаны записи в предыдущей графе.

Отдельные моменты

Из любого правила есть исключения, но ошибок гораздо больше. Часто кадровики или бухгалтеры, отвечающие за заполнение и хранение трудовых книжек работников, упускают множество важных моментов. Такая халатность признается ошибкой. Если некорректные записи обнаружены буквально сразу, тогда можно «на месте» заполнить новую трудовую книжку правильно. Если ошибки были выявлены через некоторый промежуток времени, то здесь придется повозиться. Такие ошибки в будущем могут привести к потере страхового и трудового стажа работника.

Большие трудности также вызывает и оформление студентов вузов. Действительно, невозможно сделать запись данных об образовании, когда человек еще учится. Специалисты рекомендуют не вносить данные об образовании, пока студент не получит полноценного диплома о законченном высшем образовании.

Часто сотрудники отдела кадров ошибаются и в случаях с только что вернувшимися из армии солдатами. Трудовая книжка пуста, и возникает вопрос по поводу того, что ставить на первое место: запись о прохождении военной службы или запись о приеме на работу. Согласно положениям правил ведения и хранения бланков трудовых книжек, срок службы в армии должен указываться непосредственно по месту работы сотрудника. Поэтому целесообразно записать срок прохождения службы в армии, а далее указать запись о приеме на работу.

Видео (кликните для воспроизведения).

Последний немаловажный вопрос: как быть с трудовой книжкой сотрудника, который работает на испытательном сроке. Многие руководители ошибаются в том, что не заводят трудовые книжки на людей, которые определены на испытательный срок. Это грубое нарушение. Ведь работодатель обязан открывать трудовую книжку после того, как сотрудник отработает пять дней на своем рабочем месте. Исключение – совместительство. Информацию о том, что сотрудник определен на испытательный срок, указывать в трудовой книжке не нужно.

Источники


  1. Инструкции о подоходном налоге с физических лиц и дорожные фонды в 1993 году. — М.: СПб: Метроном, 1993. — 110 c.

  2. Васильева, Вера Как судили Алексея Пичугина. Судебный репортаж / Вера Васильева. — М.: Human Rights Publishers, 2013. — 621 c.

  3. Великородная, Л. И. Государственная регистрация юридических лиц: от создания до ликвидации / Л.И. Великородная. — М.: Московская Финансово-Промышленная Академия, 2011. — 304 c.
  4. Скурихин, А.П. Испанско-русский юридический словарь: моногр. / А.П. Скурихин. — М.: Русский язык — Медиа, 2014. — 552 c.
  5. Котов, Д. П. Вопросы судебной этики / Д.П. Котов. — М.: Знание, 2014. — 127 c.
  6. Делия, В. П. История и методология науки производства / В.П. Делия, Л.Д. Гагут, Ю.А. Гнидина. — М.: Де-По, 2013. — 304 c.
Трудовая книжка как ее получить и правильно заполнить
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here