Срок хранения приказов на отпуск

Статья на тему: "Срок хранения приказов на отпуск" с разъяснениями профессионалов. Мы постарались собрать весь тематический материал, обработать и разместить в удобном для чтения виде. На все вопросы вам ответит наш дежурный консультант.

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

  • законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
  • приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

  • для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
  • для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.

Срок хранения приказов и заявлений по отпускам

Перечень, установленный приказом Минкультуры № 558, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 19). Однако есть ряд нюансов:

  • «Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).
  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье.

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции.

Срок хранения приказов на отпуск

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Срок хранения приказов на отпуск». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Важнейшее структурное подразделение предприятия — кадровая служба. Специалисты, которые в ней работают, часто составляют различные приказы, а также организуют их хранение и оборот. К самым востребованным в системе документооборота организации можно отнести приказы на отпуск. Каковы нюансы их формирования? Какие сроки хранения соответствующих приказов определены регулирующим законодательством?

И уничтожается она только после закрытия компании. Долгие сроки Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Уже было сказано, что многое зависит от того, о каких конкретно бумагах идет речь. Есть документация долговременного хранения. Она должна быть систематизирована и учтена по установленным правилам.

Документы по отдельным вопросам и видам деятельности

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Такой отпуск называется учебным. Подробности — в заметке «Какие гарантии предусмотрены для сотрудника, который совмещает работу с обучением».

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье. Итоги Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет.

Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

Следует отметить, что по основной деятельности эти бумаги будут считаться только в отношении отдельных лиц.

Прежде всего, стоит отметить, что законодательных регламентов, устанавливающих порядок организации оборота рассматриваемых документов, пока что не принято. Каждая организация самостоятельно или, возможно, с учетом рекомендаций вышестоящих ведомств определяет работу с соответствующими источниками.

Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).

Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Одна из ключевых задач компетентного специалиста здесь — формирование дел. При ее решении важно разработать, прежде всего, перечень сроков хранения документов, относящихся к тем или иным группам. Каждый источник должен иметь необходимые реквизиты. Если тот или иной документ не соответствует установленным требованиям, то его нежелательно включать в дело. Таковы особенности регулирующего законодательства. Знать то, сколько хранятся приказы на отпуск, необходимо любому специалисту кадровой службы для корректного ведения документации по штатным сотрудникам предприятия. Соответственно, в компетенцию данных специалистов также может входить обеспечение сохранности соответствующих источников.

Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Приказы об отпуске: учет и хранение

В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.

Поскольку фактически речь идёт о двух массивах кадровых документов, соответствующая служба предприятия должна вести регистрацию отдельно и распределять их в разные дела.

Прежде чем рассматривать вопрос, сколько хранятся приказы на отпуск, изучим то, к каким документам с точки зрения классификации внутрикорпоративной документации предприятия они относятся.

Поскольку фактически речь идёт о двух массивах кадровых документов, соответствующая служба предприятия должна вести регистрацию отдельно и распределять их в разные дела.

Прежде чем рассматривать вопрос, сколько хранятся приказы на отпуск, изучим то, к каким документам с точки зрения классификации внутрикорпоративной документации предприятия они относятся.

Читайте так же:  Что такое pos-терминалы оплаты для банковских карт

Это документы, которые описывают трудовые отношения между работодателем и подчиненными, а также указывают на существенные рабочие факторы.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации. ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг.

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

В статье «Как подготовить кадровые документы к передаче в архив» эксперт разъясняет порядок проведения экспертизы и рассказывает, как передать на хранение электронные документы. Советуем также прочесть статью «Как выявлять и уничтожать устаревшие документы», чтобы знать алгоритмы и способы уничтожения бумажных и электронных носителей с истекшими сроками хранения.

Подробнее о последних изменениях в продолжительности хранения документов по личному составу читайте в статье «Сроки хранения документов по личному составу» на с. 48 журнала N 5, 2016.

Работа с документами по отпуску: нюансы

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации . Временно и постоянно Временные документы — это любые приказы и распоряжения, которые не играют существенной роли для трудовой деятельности. Обычно они важны на определенный момент. И после того как в них отпадает надобность, уничтожаются.

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг. Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

Сюда включаются, например, те из них, которые могут относиться к подтверждению трудового стажа или к начислению пенсии.

Всего выделяют две разновидности приказов: по основной деятельности и по личному составу. Но в случае c крупной организацией, где есть серьезная структура и широкий кадровый состав, разновидность документов расширяется.

А вот учет у всех типов бумаг одинаковый. Поэтому вопрос обычно не вызывает затруднений. Сроки хранения кадровых документов напрямую зависят от типа бумаг.

Сроки хранения производственных приказов по основной деятельности считаются постоянными. Но это ни в коем случае не означает, что они хранятся навсегда. Документы по основной деятельности хранятся на момент существования организации, следовательно, их нельзя ликвидировать, пока существует и функционирует компания.

Приказы, которые связаны с данной сферой должны храниться постоянно. Обычно точно определено, какие документы являются приказами по личному составу или по административно-хозяйственной деятельности.

Поэтому при выявлении неточности необходимо составить новый приказ. Возможно также издать дополнение к уже существующему документу с указанием всех необходимых корректировок.

Приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска хранятся пять лет, как и приказы на учебный отпуск: Срок хранения приказов о переносе очередного оплачиваемого отпуска и отзыве из него — также не более пяти лет. Законодательно не оговорены точные сроки составления приказа. Но на практике он составляется как минимум за 14 рабочих дней до отправления сотрудника в отпуск.

Срок хранения приказов об учебных отпусках

Для правильного хранения документов необходимо знать сроки действия всех видов, в данном случае сроки действия приказов. Сроки хранения в основном могут быть долгосрочные и краткосрочные. Все зависит от типа документа.

В процессе вопроса об актуальности каждого имеющегося приказа рекомендуется организовать и заинтересовать в этом бухгалтерию компании и другие подразделения, отвечающие за издание определенных документов и выполняющие поручения по этим документам. При общей работе над документами, сотрудники и руководство фирмы должны определиться с дальнейшей жизнедеятельностью приказов.

Перечень, установленный приказом Минкультуры № 558, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 19).

При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

Чтобы избежать ошибок в оформлении процедуры, нужно четко знать, какого мнения во всех вышеперечисленных случаях придерживается закон.

Что к ним можно отнести? Это: О чем речь? Далеко не все приказы о трудоустройстве вместе с трудовым договором являются приказами по личному составу. Основным нормативным документом в рассматриваемой сфере является «Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности организаций, с указанием соответствующих сроков хранения». Этот нормативный акт был утверждён Росархивом в 2000 году.

Какой срок хранения приказов на отпуск?

Содержание:

Для того чтобы сотрудник мог уйти в отпуск, необходимо подготовить соответствующий приказ. При этом не нужно полагать, что после его подготовки и перечисления выплат сотруднику о приказе можно забыть: такая документация в обязательном порядке должна храниться не менее установленного срока.

Если вам необходима консультация по вопросам подготовки и хранения приказов на отпуск, всегда можно обратиться за помощью к специалисту. Своевременная правовая поддержка поможет избежать ошибок и претензий со стороны контролирующих структур.

Нет времени читать статью?

Сколько нужно хранить приказы на отпуск?

Право на отдых является одним из важнейших для каждого работника, поэтому в задачи руководителя входит не только обеспечение возможности предоставления своим сотрудникам очередных отпусков, но и правильное оформление всей документации. Процесс отправки сотрудника в отпуск состоит из следующих этапов:

  • работник пишет заявление;
  • заявление согласовывается руководителем;
  • кадровая служба готовит соответствующий приказ;
  • приказ передается в бухгалтерию;
  • работник получает все полагающиеся выплаты.

Значительная часть вопросов у сотрудников кадровых служб возникает по поводу хранения «отпускной» документации (в частности, приказов). Обязательной для любой компании является организация хранения кадровой документации в соответствии с действующими правилами (в личном деле сотрудника или в специальной папке) и в течение определенного срока. Для хранения документация отправляется в архив.

Что касается сроков хранения, то, прежде всего, нужно отметить, что единый срок, на протяжении которого хранятся «отпускные» приказы, отсутствует. Продолжительность хранения может составлять:

От чего это зависит? Меньший срок хранения — 5 лет — устанавливается для документов о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках, а также о переносе отпусков. Гораздо большая продолжительность — 75 лет — предусмотрена для документации об отдыхе сотрудников, работающих в опасных условиях.

[3]

Также длительного хранения (срок — 75 лет) требуют приказы об отпусках по уходу за ребенком и предоставлении «отпускных» дней без сохранения заработной платы.

Необходимость в том, чтобы хранить некоторые виды отпускной документации в течение 75 лет, объясняется влиянием опасных условий труда и декретов на трудовой стаж. Поэтому при выходе на пенсию сотруднику могут потребоваться эти приказы.

Как организуется хранение приказов на отпуск?

Для соблюдения правил делопроизводства значение имеет не только продолжительность периодов, в течение которых должна сохраняться документация. Также необходимо правильно организовать хранение на протяжении всего срока.

Читайте так же:  Порядок возврата накопительной части пенсии пенсионерам 1960 года рождения

Строгих правил здесь нет, однако оптимальным считается выделение различных категорий документов в отдельные ячейки или папки.

Важно! При издании каждый документ должен быть пронумерован в хронологическом порядке. При этом каждая компания может разработать свою систему регистрации. После издания документы следует сразу подшивать в дела (это удобно и исключает путаницу).

Необходимо обратить внимание, что сами распорядительные акты и основания к ним (например, заявления сотрудников) лучше хранить отдельно. Заявления подшивают к личным делам сотрудников.

Некоторые компании принимают правила, согласно которым и распорядительные акты, и основания должны находиться в личном деле. В этом случае «отпускная» документация сохраняется на протяжении 75 лет независимо от своей категории.

Таким образом, срок, на протяжении которого должно быть организовано хранение приказов об отпуске, зависит от разновидности последнего и от условий труда сотрудников (но, как правило, срок сохранности «отпускной» документации или 5, или 75 лет).

Если у вас возникли сложности с оформлением кадровой документации или у вас есть другие вопросы в сфере делопроизводства и трудового права, рекомендуем обратиться за профессиональной помощью к юристу.

Сколько составляет срок хранения приказов на ежегодный отпуск в 2019 году

Сколько составляет срок хранения приказов на ежегодный отпуск в 2019 году

Основной нормативный документ в данной области – Типовой перечень. В нем указаны основные рекомендованные моменты. Норматив разработан в 2019 году. Согласно пункту 665 – приказы, которые не формируются в личное дело сотрудника, хранятся 5 лет.

Большая часть кадровых документов относится к типу длительного хранения. Подлежат уничтожению через 75 лет. К ним относятся приказы на длительные командировки, об изменении фамилий, о различных наградах и поощрения, об отпусках за счет работника и т. д.

Уничтожению через пять лет подлежат приказы об очередных, учебных отпусках, взысканиях, дежурствах, коротких командировок.

Каждое ведомство для регламентации работы создает собственный перечень. Ориентирован на узкую деятельность, поэтому максимально захватывает полное разнообразие всех документов, в которых появляется необходимость в процессе деятельности. Поэтому принимая решение о ценности документа и его сроке хранения, работник кадровой службы должен руководствоваться ведомственными рекомендационными источниками.

Документы на длительное хранение передаются в архив. Опись дел по личному составу включает источники со сроком от 75 лет. Приказы на ежегодный отпуск и прочие кадровые документы с оперативным сроком хранения не более 5 лет, находятся в структурном подразделении. По истечении сроков дела отправляются на уничтожение. В крупных организациях процесс проходит централизованно, поэтому кадровые источники включаются в сводный акт об уничтожении.

Срок хранения приказов на ежегодный отпуск в 2019 году

Какой срок хранения приказов на командировку в 2019 году

Командировка – общие сведения

В 166-й статье Трудового кодекса нашей страны поездку на некоторый срок за пределы места постоянной работы и непременно по служебной надобности именуют командировкой. Данное понятие неприменимо в отношении персонала, в чьи обязанности входит посещать отдаленные объекты или сопровождать людей и грузы.

Кроме упомянутой выше нормы, порядок оформления командировки подробно описывается в 74-м правительственном постановлении, введенном в действие в октябре 2008-го.

С началом 2015-го перестали действовать правила, требующие оформлять командировочные удостоверения и служебные задания. Впрочем, на сегодняшний день немало компаний продолжают выдавать своим сотрудникам упомянутые документы. Сейчас данный способ применяют лишь при условии, что указанная норма закреплена в действующих на предприятии локальных актах – обычно речь идет о специально разработанном «Положении о командировках».

Составление приказа

Распоряжение руководства оформляется в соответствии с унифицированной формой, утвержденной в 1-м приказе Госкомстата еще в 2004-м. С того момента никаких изменений в этой сфере не производили.

Так, в частности:

  • если едет только один человек, то приказ пишут по образцу Т-9;
  • когда же речь идет о нескольких работниках или группе – берут форму Т-9а.

Журнал учета командировок

Следует знать, что законодательство не обязывает предприятия вести журнал для учета распоряжений об отправке работников в командировки. Данное требование отменило 771-е постановление правительства, принятое в июле 2015-го. Таким образом, руководство каждого конкретного субъекта хозяйственной деятельности вольно решать самостоятельно – заводить его или же нет.

В целом же наличие такого журнала вполне оправдано, ведь он помогает:

  • собирать сведения о расходах командированных работников;
  • производить расчеты с персоналом, а также между подразделениями и головным офисом;
  • уточнять причину отсутствия сотрудника на службе.
Видео (кликните для воспроизведения).

Сколько хранятся приказы на командировку

Вопрос о необходимых сроках хранения названных документов довольно сложен и ответить на него совершенно однозначно невозможно, в силу отсутствия конкретизированных требований в профильном законодательстве. В нормативных актах упоминаются различные отрезки времени для командировок в зависимости от:

  • их типа (зарубежная или внутрироссийская);
  • длительности.

Так, к примеру, еще совсем недавно действовал утвержденный на уровне Росархива перечень управленческих документов, где четко указывались сроки их хранения. Здесь сообщалось, что распоряжения на:

  • краткосрочные и внутрироссийские служебные поездки сберегают 5 лет;
  • зарубежные и длительные – 10.

Поскольку упомянутый перечень уже отменен, то руководствоваться необходимо 558-м приказом Министерства культуры от 25 августа 2010. Здесь, впрочем, также говорится, что распоряжения на командировки:

  • обычные – сберегают 5 лет;
  • продолжительные зарубежные – 10.

При этом если сотрудник отправляется в районы Крайнего Севера, то приказ об этом надлежит сберегать уже 75 лет.

Что любопытно, ни в Трудовом кодексе, ни 749-м правительственном постановлении нет разделения на командировки по их длительности. В равной степени не существует также и критериев, помогающих определить, причислять ли поездку к долгосрочной или нет.

По отпускам

Регулирует срок хранения отпускных приказов ранее упомянутое распоряжение Минкульта за номером 558 и ФЗ 125 (22-я статья, 1 пункт).

В соответствии с упомянутыми документами 5 лет надлежит сберегать бумаги по:

  • ежегодным оплачиваемым отпускам;
  • учебным;
  • дополнительным.

Законодательство не требует прикрепления к ним заявлений от сотрудников, однако предприятия имеют право ввести такую норму локальным актом.

Несколько иначе обстоят дела с особыми видами отпусков, в том числе теми, что:

  • не предполагают сохранения за сотрудником заработка;
  • оформляются по уходу за ребенком;
  • предоставляются работникам, задействованным на вредном, опасном производстве с тяжелыми условиями труда.

Так, все без исключения приказы, составленные до 2003 года, надлежит сберегать не менее 75 лет. Те же, что оформлялись на особые виды отпусков уже после указанной выше даты, хранятся в кадровой службе предприятия в течение полувека.

При этом на распоряжения, касающиеся временно ухода с работы по беременности и родам данные, правила не распространяются. Тем не менее относиться к ним как к документам кратковременного хранения нецелесообразно, ведь они могут понадобиться на случай проверок.

Читайте так же:  Сроки изготовления заграничных паспортов и проверка их готовности в рф

Срок хранения приказов на отпуск без сохранения заработной платы

Декретный отпуск: входит ли в трудовой стаж Федеральный закон от Сроки хранения для отдельных категорий документов устанавливаются нормативными актами. При этом иногда возникают вопросы отнесения конкретного документа к той или иной категории и, соответственно, определения срока его хранения. В данной статье мы рассмотрим: форму приказа на отпуск по беременности и родам; особенности хранения приказов на отпуск по беременности и родам; сроки хранения приказов на отпуск по беременности и родам.

Какой срок хранения заявлений на отпуск за свой счет и где их лучше хранить.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения архивных документов Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск По общему правилу, установленному в ст. Заявления на отпуск относятся к документам по личному составу, т.

На основании ч. Так, п. Срок хранения заявления на ежегодный отпуск сотрудника тоже равен 5 годам. Исключение составляют заявления отдельных категорий работников. График отпусков не должен быть уничтожен ранее 1 года после окончания его действия. Срок хранения заявлений на отпуск отдельных категорий работников и по видам отпусков Срок хранения заявлений на отпуск работников отдельных категорий составляет 75 лет. К таким категориям относятся работники, занятые в тяжелых, вредных, опасных условиях труда.

Заявления от указанной категории сотрудников хранятся 75 лет вне зависимости от того, какой вид отпуска запрашивается и когда документ был закончен производством.

Также хранятся 75 лет заявления от всех работников: на декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком; отпуск без сохранения зарплаты. Заявление на учебный отпуск подлежит хранению в течение 5 лет. Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом их окончания в делопроизводстве. Хранение заявления о предоставлении отпуска Сроки хранения заявлений на предоставление отпуска зависят от того, включены они просто в состав документов по личному составу или являются частью личного дела.

Этот момент крайне важно выяснить для надлежащего применения пп. Понятие личного дела и его наполнение определены только для госслужащих.

Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от Иным организациям необходимо самим решить, что включать в личное дело сотрудника. Учитывая вышеизложенное, работодателю следует быть внимательным и не допускать наложения сроков хранения отдельных видов документов.

Например, при включении внутренним актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений на ежегодный отпуск, срок их хранения с установленных Перечнем 5 лет возрастает до 75 лет. Хранение заявлений на отпуск должно быть организовано работодателем в соответствии с внутренними локальными актами, не противоречащими закону.

Регламентирование порядка ведения и хранения кадровых документов Для кадровых отделов государственных структур разработаны специальные акты, регламентирующие организацию хранения внутренних документов. Отметим, что, несмотря на разнообразие регламентирующих нормативно-правовых актов отдельных структур, их объединяет следующее: Срок хранения заявлений един для всех и равняется указанному нами выше: 5 лет для заявлений на ежегодные и учебные отпуска, 75 лет для заявлений на все виды отпусков сотрудников, занятых в тяжелых, вредных и опасных условиях труда, декретных отпусков, отпусков по уходу за ребенком и без сохранения зарплаты.

Дифференцированность звеньев структур, применяющих соответствующий акт, для целей определения последующей сдачи документов в госархив на хранение. К регулирующим документам, помимо прочего, относятся: приказ Минфина РФ от Установлено, что хранение документов обеспечивает единоличный исполнительный орган по месту нахождения юрлица. Всем прочим организациям частной формы собственности предоставлена свобода в регламентировании порядка ведения и хранения кадровых документов с учетом требований Перечня.

Так, работодатель локальными актами положением об архиве, положением о документообороте или иными устанавливает внутренние правила и требования к сортировке и хранению кадровых документов.

Где хранятся заявления на отпуск сотрудников При решении вопроса, где хранить заявления на отпуск работников, необходимо обратиться к следующим документам: Указанные акты устанавливают требования к помещениям архивов, режиму хранения и уничтожения, а также обеспечению безопасности документов по личному составу.

Приказы по личному составу систематизируются в делах в порядке возрастания номеров и дат приказов в пределах календарного года. После оформления всех документов на хранение необходимо ежегодно выполнять комплекс мероприятий по хранению этих документов до истечения срока их хранения или ликвидации компании.

Если компания реорганизуется любым способом, за исключением преобразования, ее документы должны быть переданы одному из новых обществ п. При этом отметим, что судьба документов нижних звеньев госорганизаций, если таковые не являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, в случае их ликвидации решается ликвидационной комиссией по согласованию с экспертно-проверочной комиссией госархива. Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения архивных документов Обязанности работодателя хранить внутренние документы корреспондирует административная ответственность согласно ст.

Кодекса РФ об административных правонарушениях. Отметим, что судебная практика исходит из того, что в данной категории дел неприменимо понятие малозначительности как основания для снижения размера ответственности или прекращения судебного разбирательства. Как указано в постановлении Хабаровского крайсуда от При этом угроза охраняемых общественных отношений заключается в пренебрежении ответственного лица к исполнению своих обязанностей.

Судебная практика также содержит иной пример применения указанных норм административного законодательства. Согласно постановлению Калужского облсуда от Свобода работодателя в определении статуса заявлений на отпуск и правил их хранения приводит к отсутствию единообразия в правилах кадрового учета.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер. Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте года в статью Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

Курс ЦБ РФ В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.

Вход на сайт

Форма Т-6 используется для проведения отдыха для одного сотрудника, Т-6а — для группы персонала. Период работы не имеет никакого значения. Но стоит учитывать, что вместе с рассматриваемым видом отдыха работник может пойти и в ежегодный. Тогда в приказе отображаются сразу 2 вида отпуска.

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

Ответственность за нарушение сроков хранения заявлений на отпуск Срок хранения заявлений на отпуск — какими законами регулируется Обязанность хранить документацию на предприятии регламентируется сразу несколькими нормативно-правовыми актами в российском законодательстве. И прежде чем рассматривать непосредственно срок хранения заявлений на отпуск, рекомендуется ознакомиться с данной правовой базой, чтобы избежать возможного неправильного её толкования или злоупотреблений со стороны проверяющих органов. В отношении отдельных ведомств и государственных служб вопросы срока хранения заявлений на отпуск могут регулироваться и дополнительными нормативными документами, рассматривающими непосредственно порядок работы данных структур. Сколько хранится заявление на ежегодный отпуск В целом, кадровая документация, связанная с отпусками трудящихся, не относится к локальным нормативным актам особой важности, когда это касается предоставления обычных ежегодных оплачиваемых отпусков. Соответственно этому, требования к хранению самих заявлений сотрудников на предоставление им времени отдыха являются минимальными.

Читайте так же:  Карты теперь будут блокировать на 30 дней

О хранении приказов о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы

Итоги Какими НПА регулируются сроки хранения документации Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше года ст. Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда вредными, опасными, тяжелыми , а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет также в зависимости от года издания. Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье. Итоги Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции.

Где и сколько хранится заявление на отпуск

Шесть поправок в ТК. Читайте также: Законом установлен срок хранения в 75 лет для приказов на следующие виды отпусков: для работающих в опасных условиях по уходу за ребенком Причина в том, что продолжительность и оплата этих видов отдыха напрямую влияют на срок трудового стажа и размер пенсионных начислений сотрудников. Порядок хранения приказов на отпуск Помимо общих правил безопасности работы с документами, содержащими персональные данные, условия хранения приказов на отпуск не регламентируются законом.

Срок хранения заявлений на отпуск — сколько хранятся документы

Срок хранения приказов на отпуск по беременности и родам

Какие правила необходимо соблюдать при нумерации листов дела? Вопрос Согласно срокам хранения, приказы о ежегодных отпусках хранятся 5 лет, приказы об отпуске без сохранения заработной платы и отпуске по уходу за ребенком — 75 лет. Мы ведем один журнал на все отпуска, и в период текущего хранения например, в течение года формируем эти приказы в одну папку.

Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации. Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов. В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.

Срок хранения приказов о предоставлении отпуска

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Срок хранения приказов о предоставлении отпуска». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Опытные сотрудники кадровых служб рекомендуют обращать внимание на тот факт, что в отношении отпуска по беременности и родам срок хранения приказов по отпускам в организации Перечнем № 558 не определен. Некоторые компании рассматривают их как приказы краткосрочного хранения, однако такая интерпретация этого вопроса может привести к возникновению сложностей при проведении проверок.

При самостоятельной разработке бланков можно воспользоваться порядком из ГОСТ Р 6.30-2003. А с 1 июля 2018 года к нему на смену приходит новый ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Кем и как визируются приказы по личному составу

Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2019 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот.

Например, зачастую начальники готовы дать своим подчинённым оплачиваемый отдых, если они работали хотя бы 6 месяцев. Тогда это необходимо указать под литерой Б. У нас в примере — самый распространённый вариант — ежегодный основной оплачиваемый отпуск (литера А).

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Так, для приказов, изданных на отпуск по уходу за маленьким ребенком, срок хранения установлен от 50 до 75 лет. В связи с этим распоряжения на отпуск по беременности и родам следует хранить в течение соответствующего периода.

Применяются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности.

Срок хранения приказов на отпуск

Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Каждый из перечисленных видов отпусков имеет свои нюансы в плане предоставления и оформления. Мы сформировали наиболее полную подборку актуальных материалов по этим вопросам.
Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.

Соответствующий график составляется с учетом положения ТК РФ, и в обязанности кадровика может входить проверка порядка формирования данного документа на предмет соответствия нормам трудового законодательства. В случае если график составлен корректно и дополнен иными источниками, формируется приказ на отпуск сотрудника.

Приказы по личному составу: какие это приказы

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)».

Читайте так же:  Банкротство физических лиц – практика применения

Что к ним можно отнести? Это:

  1. Трудовой договор с приказом о приеме на работу.
  2. Документы о переводе.
  3. Приказы об установлении определенной зарплаты на той или иной должности.
  4. Справки, подтверждающие награждение или премирование сотрудников.
  5. Бумаги о командировках (длительных, зарубежных).
  6. Личные дела кадров.
  7. Анкеты, заполняемые при трудоустройстве.
  8. Приказы об увольнении.

Каждый из документов, подлежащих хранению, размещается в соответствующую папку, после чего папки необходимо прошить нитками и упаковать в картонные коробки. Место хранения документов должно обладать характеристиками влажности и иных параметров, обеспечивающих сохранность документации в течение длительного времени.

[2]

О чем речь? Далеко не все приказы о трудоустройстве вместе с трудовым договором являются приказами по личному составу.

Документы большого объема, которые включают в себя 250 и более страниц формата А4, следует разделять на несколько томов, которые сортируются по алфавиту и затем размещаются в нескольких папках.

Для удобства мы подготовили таблицу, из которой вы сможете понять, сколько хранятся приказы по личному составу.

Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества. Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Потом нужно уделить внимание строчке, где обозначается конкретный рабочий период. Заполнять строки А, Б, В следует в соответствии с тем, какого именно типа планируется отпуск. У нас действует ТК РФ. По нему любой работник имеет возможность каждый год отдыхать, получая при этом денежную компенсацию, 28 календарных дней.

Из этих нормативно-правовых актов можно узнать, сколько лет хранить приказы на отпуска. С учетом того, что такие распоряжения относятся к документам по личному составу, установлены нормативные сроки их хранения. Необходимо учитывать, приказы, оформленные для разных типов отпусков, хранят различные промежутки времени.

Сколько хранить заявление на отпуск?

При этом личные дела руководителей, в которые помещены распоряжения о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, хранят постоянно. Документы по личному составу, образовавшиеся в период государственной службы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет, не учитывая дату их создания. Порядок установлен статьей 22.1 Закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ. Формы приказов по личному составу утверждены в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Однако с 1 января 2013 года эти бланки не являются обязательными.

Указанный документ устанавливает обязательные для организаций сроки хранения документов, включая и кадровые.

Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества. Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства. Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться.

Формирование приказов по личному составу

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации . При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение. В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них.

Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

Также будут наличествовать приказы, связанные с изменением срока отпуска и отзывом работника из него. Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет.

Правил под формированием дел понимается группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Обратите внимание! Для приказов на учебный отпуск срок хранения определяется в аналогичном порядке и составляет 5 лет, если они не хранятся в составе личных дел работников.

Обратим внимание на стандарты, в соответствии с которыми оформляются приказы на отпуск сотрудников. По имеющемуся образцу следует оформлять все соответствующие документы. Сотрудник кадрового отдела, любое другое уполномоченное лицо заполняет форму приказа. Затем бланк обязательно передают на утверждение. При направлении сотрудника в отпуск согласно ранее утвержденному графику или по иным причинам работодатель издает соответствующий приказ, в котором фиксируется: Для удобства оформления данного приказа компания может использовать унифицированную форму № Т-6, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.

[1]

Приказы по личному составу: формирование и хранение

На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу; на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Важно! Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия. Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения. ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ.

Срок хранения приказов на отпуск особого вида, включая периоды по уходу за маленькими детьми, дополнительные дни, предоставляемые для сотрудников, работающих в опасных, вредных условиях, регламентируется в специальном порядке перечнем № 558.

Существуют ещё ряд документов, которые могут прилагаться к приказу по форме Т-6.

  • Свидетельство о рождении ребёнка.
  • Справка-вызов из учебного учреждения.
  • Справка о стаже работы.
  • Листок нетрудоспособности.
  • Справка о смерти близкого родственника. Она нужна, если отдых предоставляется для организации похорон.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации. ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг.

Видео (кликните для воспроизведения).

Какие бывают приказы по личному составу и как они документируют трудовые отношения между сотрудником и работодателем? Как оформлять и хранить такие виды приказов в 2018 году? Ответы на эти вопросы — в статье.

Источники


  1. Жилина, Е. А. Юридическая служба предприятия: cоздание и управление / Е.А. Жилина. — М.: КноРус, 2010. — 168 c.

  2. Марченко, М.Н. Теория государства и права / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, Велби; Издание 2-е, 2003. — 637 c.

  3. Берус, Виталий А.С. Лаппо-Данилевский. История. Философия. Методология / Виталий Берус. — М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2014. — 160 c.
  4. Панов, В.П. Сотрудничество государств в борьбе с международными уголовными преступлениями: учеб пособие; М.: Юрист, 2011. — 160 c.
  5. Астахов, Павел Земельный участок. Юридическая помощь по оформлению и защите прав на землю с вершины адвокатского профессионализма / Павел Астахов. — М.: Эксмо, 2015. — 256 c.
  6. Тарский, А. Введение в логику и методологию дедуктивных наук / А. Тарский. — М.: [не указано], 2014. — 694 c.
Срок хранения приказов на отпуск
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here