Сопроводительное письмо к актам выполненных работ

Статья на тему: "Сопроводительное письмо к актам выполненных работ" с разъяснениями профессионалов. Мы постарались собрать весь тематический материал, обработать и разместить в удобном для чтения виде. На все вопросы вам ответит наш дежурный консультант.

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ

Компания-подрядчик к акту выполненных работ может также приложить сопроводительное письмо. Такие письма являются требованием делового этикета. Их отправляют с документами не только контрагентам, но и в различные ведомства: ФНС, ПФР и т.д. Какие функции выполняет сопроводительное письмо к акту приема-передачи и как правильно его написать, рассмотрим в статье.

Для чего необходимо сопроводительное письмо

В законодательстве нигде не сказано, что с документами нужно обязательно отправлять сопроводительное письмо. Но его отправка может решить сразу несколько задач:

  1. Соблюдение правил делового этикета.
  2. Подтверждение передачи пакета документов. В канцелярии компании-адресата должны поставить отметку на сопроводительном письме, подтверждающую получение бумаг. Кроме того, письмо регистрируется в компании-адресате в журнале входящей корреспонденции.
  3. Перечисление отправляемых документов.
  4. Напоминание о сроках подписания акта выполненных работ.

Таким образом, рекомендуется проявить деловую этику, одновременно обезопасив интересы собственной компании, получив отметку на собственном экземпляре сопроводительного письма.

Как написать сопроводительное письмо к акту выполненных работ

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ имеет структуру, аналогичную структуре других деловых писем. Оно имеет шапку и основную часть.

В шапке указывают такие данные, как:

  1. Полное наименование компании, ее реквизиты (адрес, телефон, ИНН, КПП, ОГРН). Если письмо формируют на фирменном бланке организации, то реквизиты так или иначе будут на нем.
  2. Должность и ФИО получателя. Им выступает руководитель компании-адресата.
  3. Дата составления.
  4. Номер, под которым письмо зарегистрировано в компании в журнале исходящей корреспонденции.
  5. Наименование документа.

Далее начинается основная часть. В ней необходимо написать следующее:

  1. Информацию о факте отправки: получателю отправлен акт приема-передачи выполненных работ в 2 экземплярах (или больше). Нужно указать реквизиты этого документа.
  2. Просьбу о рассмотрении, подписании и возврате одного экземпляра документа.
  3. Срок возврата. Правила делового этикета гласят, что нужно ответить на корреспонденцию в течение 30 рабочих дней. Если подписанный акт нужно получить раньше, то нужно заявить об этом в вежливой форме, без применения директивной формы. Например: «Просим ответить в течение 10 рабочих дней».
  4. Указание на пункт договора, где сказано, что работы будут считаться выполненными, если заказчик не предоставит подрядчику подписанный акт приема-передачи и т.д. или отказ от его подписания в определенный срок. Обычно такой пункт включают в договор подряда или любой подобный.

Затем указывают перечень прилагаемых документов: сам акт приема-передачи, какие-либо счета на оплату, другая документация. Отмечают также количество листов каждого документа.

В конце ставит подпись руководитель компании или его уполномоченный представитель.

Письмо нужно зарегистрировать в журнале исходящей документации компании и отправить получателю.

Отправлять письмо можно по почте либо с курьером. Возможен вариант отправки посредством электронной почты, тогда нужно подписывать документы электронной подписью.

Формулировки, которые можно использовать в письме

Особое внимание нужно уделить формулировкам в сопроводительном письме. При написании нельзя использовать разговорную лексику, только клишированные выражения официально-делового стиля. Никаких ошибок в письме быть не должно.

Указание на факт отправки акта выполненных работ можно оформить следующим образом: » Сообщаем Вам, что работы по …. окончены, высылаем акт …», «Предоставляем Вам акт …».

Напоминание о сроках может быть выражено такими фразами: «Просим подтвердить получение в течение … рабочих дней», «Прошу согласовать и возвратить подписанный экземпляр в срок», «Просим рассмотреть и подписать акт …».

Внимание! Необходимо обращаться к адресату по имени и отчеству.

Общество с ограниченной ответственностью «Гермес»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Третьякова, д.51
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 3344556677889

Генеральному директору ООО «Афродита»
Пушину Роману Романовичу

Исх. №134
27.11.2019 г.

Уважаемый Роман Романович!

Предоставляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда №67-К от 20.10.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 календарных дней с момента получения данного письма.

Напоминаем также, что в соответствии с п. 8.7 договора подряда №67-К от 20.10.2019, если заказчик не предоставит подрядчику подписанный акт приема-передачи либо мотивированный отказ от подписания в согласованный срок (10 рабочих дней), то работы считаются выполненными подрядчиком и принятыми заказчиком.

  1. Акт приема-передачи выполненных работ №45 от 26.11.2019 в 2 экземплярах на 2 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Гермес»
Самойлов Николай Николаевич

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

[3]

  • к договору на подпись;
  • при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
  • к акту сверки;
  • к коммерческому предложению;
  • к документации в налоговую инспекцию;
  • к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
  • к исполнительной документации;
  • к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Читайте так же:  Дети после развода супругов

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

  1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
  2. Номер и дата обращения.
  3. Содержание.
  4. Перечень прилагаемых документов.
  5. Лицо, подтверждающее достоверность.
  6. Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Содержание

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

  • прошу подтвердить получение;
  • прошу подписать и возвратить в срок;
  • прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
  • прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  • прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
  • прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

  1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
  2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Сопроводительное письмо к документам

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  • к декларациям в ФНС, ФСС;
  • к договору на подпись контрагентам;
  • к коммерческому предложению;
  • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

Читайте так же:  Разводимся правильно какие документы нужны для бракоразводного процесса в суде

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  • должность получателя и его ФИО;
  • наименование компании или ведомства;
  • адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

  • «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
  • «Просим информировать установленным порядком»;
  • «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  • название документа нужно писать полное;
  • отмечают количество экземпляров документа;
  • отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

  1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
  3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
  4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

[1]

Исх. №112
12.12.2019 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

  1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
  2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
  3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Подробное практическое руководство, как составить сопроводительное письмо в компанию

Делопроизводство требует корректной подготовки различных документов. Сопроводительное письмо в крупную, среднюю или небольшую компанию не обязательное требование для ведения корреспонденции, но его наличие является негласным правилом делового этикета. Наличие такого документа важно для отправителя, ведь оно может исключить ряд нюансов, связанных с потерей пакета документов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Кому обычно отправляют этот документ?

Сопроводительное письмо можно назвать необходимым документом, т.к. оно подтверждает факт отправки корреспонденции, претензии или любой другой информации. Письмо может быть отправлено в компанию любого профиля и рода деятельности.

Цели составления

Сопроводительное уведомление составляется для того, чтобы:

Видео (кликните для воспроизведения).

  • обозначить сроки исполнения (рассмотрения документов, принятия решений для заявленных действий, предоставления официального ответа);
  • предоставить пояснения получателю (действия, которые должны быть приняты в соответствии с поданным прошением, заявлением, жалобой или действия в отношении предоставленных документов – заверение подписью и печатью, внесение изменений);
  • перечислить прилагаемые документы.
Читайте так же:  Фирменное наименование как средство индивидуализации юридического лица

Основные правила

Несмотря на отсутствие унифицированной формы составления этого вида делового письма, оно является официальным документом и оформляется по всем правилам делопроизводства. Обязательным в составлении уведомления должен быть исходящий номер, который заносится в журнал регистрации. Для предприятий, документ должен быть составлен на фирменном бланке и заверен подписью директора и печатью организации.

Содержание

Составляя уведомление необходимо придерживаться следующей структуры, указывая:

  1. реквизиты (указываются в правом верхнем углу документа);
  2. дату и номер документа;
  3. название документа;
  4. содержательную часть (обращение к адресату);
  5. список приложений;
  6. должность, подпись и расшифровку (фамилия с инициалами, указывается в конце документа).

Как составить текст?

Какой бы компании не было адресовано письмо, всегда нужно указывать цель отправления документов и их значение для получателя. Цели не указываются для сопроводительных уведомлений в суд или налоговую службу.

При составлении сопроводительного уведомления важно соблюдать лаконичность. Содержание должно быть емким, но кратким. Первая часть содержит обращение, например: «Высылаем Вам…», а также пояснение направления данного документа – для ознакомления, для подписания, для согласования. Вторая часть должна обобщать суть отправки корреспонденции.

Основной целью сопроводительного письма является перечисление приложенных к нему бумаг (как составить письмо к пакету документов?). Если, в тексте было упомянуто название документа, то его не стоит перечислять заново, можно ограничиться указанием количества экземпляров. В случае, если сопроводительное письмо прикреплено к нескольким документам перечисляется весь перечень с указанием количества предоставляемых экземпляров. О том, как составить сопроводительное письмо с описью всех предоставляемых документов, рассказывается здесь.

При написании писем обязательным является регистрационный исходящий номер, который проставляется в канцелярии отправителя, а также входящий номер, который свидетельствует о регистрации документа у адресата.

Об особенностях составления сопроводительных писем в электронном виде, вы можете прочитать в отдельной статье.

Уведомление другой фирмы по поводу смены реквизитов

Если в учредительные документы предприятия были внесены изменения, стоит позаботиться о написании уведомления для контрагентов и других партнеров.

Письмо о смене реквизитов содержит:

  1. Название адресата.
  2. Данные ответственного лица, кому отправляется письмо (фамилия, имя, отчество, должность).
  3. Юридический адрес отправителя (указывается сначала новый, затем старый).
  4. Фактический адрес.
  5. Причину смены реквизитов. В большинстве случаев это смена юридического адреса или банковских реквизитов.
  6. Дату составления письма.
  7. Подпись и расшифровку к ней ответственного за составление письма лица. Здесь указывается полностью фамилия, имя и отчество, а также должность составителя.
  8. Сведения о сохранении всех обязательств и прав сторон. В данном пункте указывается информация о том, что новые реквизиты не влияют и не изменяют ранее установленные взаимоотношения между предприятиями.
  9. Дату, с которой старые реквизиты становятся недействительными.
  • Скачать бланк сопроводительного письма в другую компанию по поводу смены реквизитов
  • Скачать образец сопроводительного письма в другую компанию по поводу смены реквизитов

Как написать бумагу к техзаданию для рассылки фирмам?

Такое письмо должно быть кратким, но понятным, т.к. по нему будет осуществляться дальнейшая работа. Письмо содержит:

  1. Сферу технического задания. Здесь указывается конкретная работа, например: техзадание для рассылки.
  2. Четко обозначенную задачу. Обязательно указать из чего состоит задача, например: написание текста и заголовков, а также оригинальной темы письма.
  3. Материалы, на основе которых осуществляется работа. Чаще всего заказчик высылает вспомогательные ресурсы, либо ссылки на них.
  4. Общие требования. Здесь четко обозначаются требования к тексту: ключевые слова, содержание, описание действия или акции.
  • Скачать бланк сопроводительного письма к техническому заданию для рассылки в компании
  • Скачать образец сопроводительного письма к техническому заданию для рассылки в компании

Техническое задание может содержать визуальные примеры прототипов страниц, графических оформлений.

В страховую фирму

Зачастую страховые компании получают письма, содержащие претензии. Такие документы могут составляться как физическим лицом, так и юридическим.

Сопроводительные письма могут составляться и в фонд социального страхования. О том, как это сделать, мы писали в отдельной статье.

В туристическую

При несоблюдении условий договора, который любая туристическая компания заключает с клиентами, можно составить письмо на возврат денежных средств.

Структура письма:

  1. Данные адресата. Здесь указывается Ф.И.О. директора компании, на которую был осуществлен платеж.
  2. Содержательная часть. В ней указываются просьба и причины возврата денежных средств, например, не соответствие указанным в договоре условиям проживания, аннуляция тура. Обязательно указывается номер заявки или договора.
  3. Банковские данные заявителя.
  4. Контактные данные. К письму необходимо приложить копии чеков, согласно которым была осуществлена оплата, а также копию договора об оказании услуг. Структура составления одинакова как для предприятий, так и для частных лиц. В случае составления подобного документа организацией, письмо составляется на фирменном бланке.
  • Скачать бланк сопроводительного письма в туристическую компанию
  • Скачать образец сопроводительного письма в туристическую компанию

В международную или иностранную

Документ может быть направлен в иностранную (например, западную) компанию с различными целями. Если речь идет о составлении сопроводительного уведомления к пакету документов, то структура соответствует общепринятой. Важным нюансом при составлении письма остается язык делопроизводства компании. Если организация осуществляет деятельность за пределами РФ, письмо должно быть составлено на английском языке с соблюдением всех норм и этикета ведения документации.

В нефтяную

Содержание должно содержать только необходимую информацию:

  1. Должность и данные адресата.
  2. Должность и данные отправителя.
  3. Регистрационный номер документа и дата отправки.
  4. Содержательная часть. Указывается причина обращения, предоставляется перечень документов.
  5. Подпись и краткая расшифровка (Ф.И.О. отправителя).
Читайте так же:  График повышения пенсионного возраста

Согласно правилам делового обращения, ответ на письмо допустимо предоставить в течение 30 дней. Сроки могут быть дополнительно указаны в основном договоре.

В рекрутинговую к резюме

Сопроводительное письмо в кадровое агентство чаще всего является вежливым обращением рассмотреть резюме соискателя на конкретную «вакансию мечты», или же на возможную доступную в будущем должность, на которой хочешь работать. Данное обращение станет плюсом к резюме, если оно кратко и грамотно составлено.

  • Причины обращения. Обозначаются причины, по которым соискателю интересна вакансия в конкретной компании. Здесь же приводятся аргументы, по которым соискатель является отличным кандидатом на должность.
  • Возможности соискателя. Краткий абзац о том, как кандидат сможет проявить свои навыки и применить опыт для желаемое должности.
  • Контакты. Последними указываются все возможные способы связи. Сопроводительное письмо для рекрутера не должно дублировать информацию из резюме.

О сопроводительных письмах к резюме мы писали тут, а из этой статьи вы узнаете о том, как составить такое письмо, чтобы заинтересовать работодателя.

В консалтинговую

Консалтинговая компания представляет достаточно широкий спектр консультационных услуг для различных сфер.

Сопроводительные письма могут быть нескольких видов:

В обоих случаях стоит соблюдать общую структуру и краткость составления информации.

В аудиторскую

Сопроводительные письма в организацию, осуществляющую аудит могут быть стандартными:

  • приложения к документам;
  • для кадрового отдела;
  • сопроводительные оповещения к письму-обязательству.

Последнее содержит информацию об объемах предстоящей проверки, ответственности руководства организации, где будет осуществляться проверка, сведенья о форме проверки и ее соответствии международным стандартам МСА 210. В таком случае, сопроводительное письмо оповещает о необходимости ознакомления с условиями осуществления деятельности предприятия и просит установить сроки реализации проверки.

В фармацевтическую

Фармацевтическая компания, помимо стандартной корреспонденции, может принимать сопроводительные уведомления к проектам, а также претензии. Содержание сопроводительного письма к проектам составляется в свободной форме. Содержательная часть включает в себя отличительные качества проекта, причины по которым разработчик обратился именно в эту организацию, а также предложения возможного сотрудничества. Сопроводительное письмо к резюме имеет стандартный вид.

В инвестиционную

Подобные предприятия ведут сложную деятельность, взаимодействия с множеством фирм. Отличительным видом сопроводительного письма для инвесторов является документ-приложение к презентации.

Содержание письма:

  1. Данные адресата.
  2. Краткое представление отправителя. Например, одной строчкой сообщить имя, сферу деятельности, желание представить проект и причину обращения в данную компанию.
  3. Суть проекта.
  4. Размер инвестиций. Содержание должно быть лаконичным, а все детали указываются в презентации.

В транспортную

Транспортные компании занимаются перевозкой как грузов, так и важной документации, сотрудничая при этом с множеством разных контрагентов. Как юридические, так физические лица могут направлять сопроводительные письма, содержащие перечень предоставляемой документации для доставки.

В строительную

Чаще всего, сопроводительные письма для компании будут письма-приложения к резюме, к различным актам, например, к актам выполненных работ или полным пакетом документов. Структура их составления не отличается от ранее рассмотренной.

Для какой бы компании не составлялся бы документ, он поможет избежать споров и неприятностей, в случае их потери. В некоторых случаях, такое письмо послужит основой для разрешения конфликтной ситуации, а также поможет в устройстве на работу или получению тендера.

Составление сопроводительных писем не является обязательным и не регулируется на законодательном уровне. Наличие такого документа приносит однозначную пользу для предприятий и частных лиц.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Сопроводительное письмо к актам выполненных работ

В ежедневных производственных буднях партнеры и контрагенты обмениваются множеством документов, включая акты выполненных работ. Документооборот может иметь электронный формат. Отправка сопроводительного письма к актам выполненных работ — это часть делового этикета. Принимающая сторона благодаря ему может быстро разобраться с пакетом присланных документов и определить приоритетность их обработки.

[2]

Сопроводительное письмо: что это

Никакой важной информативной составляющей сопроводительное письмо не имеет. Но оно играет важную роль: является доказательством самого факта отправки документов (например, акта выполненных работ).

Кроме того, в сопроводительном письме обязательно должен содержаться подробный список всех отправленных контрагенту документов. Считается хорошим тоном, если при этом будет приложена инструкция по обращению с документацией, поскольку подписанные документы иногда теряются или возвращаются позже указанных сроков. Акт сверки позволяет свести к минимуму подобные негативные ситуации, если в нём есть инструкция по обработке всего пакета. В том числе — по времени возвращения.

Сопроводительное письмо требуется к актам:

  • выполненных работ;
  • согласования совместных действий, определяющих дальнейшее течение производственного процесса;
  • сверки (например, сметы проекта), что дает возможность быть в курсе инвестиций, приходов расходов и прочих бюджетных трат.

Огромное значение при этом отводится подтверждению факта принятия документа.

Сопроводительное письмо обязательно регистрируется в канцелярии того учреждения или предприятия, куда оно было направлено.

Каждый пакет документов имеет свой исходящий номер. Если по какой-то причине обмен корреспонденцией задерживается, то придать динамику событиям можно именно при помощи этого нюанса. Для этого достаточно будет связаться с контрагентом и затребовать важные сведения по номеру исходящего документа.

Завершение любого проекта требует документального оформления. Если контрагенту отправлен такой пакет вместе с сопроводительным письмом к выполненной работе, то в дальнейшем возможные претензии по отсутствию каких-либо справок исключатся.

Структура сопроводительного письма к акту выполненных работ

Как правило, на предприятии или в компании разрабатываются специальные официальные бланки, на которых реализуется весь документооборот. Корреспонденция, отправленная на фирменных банках, выглядит академично. Кроме того, таким образом поддерживается корпоративный стиль, что, в свою очередь, повышает имиджевую составляющую компании.

Читайте так же:  Документы для возврата налога при покупке квартиры

Структура письма должна включать в себя следующие разделы:

  1. Информация о факте отправки. Она должна раскрывать цель составления данного документа.
  2. Инструкция по обработке документации. Рекомендуется пошагово объяснить, когда и как конкретно контрагент должен обработать прилагаемые документы.
  3. Приложение. В этой части должен быть полный список всех прилагаемых документов.

Сообщение об отправке должно содержаться в первых строках.

Допустимые формулировки:

  • Обращаемся к вам…
  • Сообщаем вам…
  • Предоставляем вам…

После этих шаблонных обращений необходимо указать цель: для подписания, к ознакомлению и так далее.

Часть письма, содержащая рекомендации или инструкции для контрагента, должна быть предельно вежливой. Тем не менее она должна отличаться лаконичностью и быть достаточно категоричной, чтобы не оставалось сомнений в обязательности исполнения.

Право подписи сопроводительного письма есть только у руководителя предприятия или учреждения. Если руководитель считает возможным подписание документа главным бухгалтером или иным сотрудником, то об этом должна быть специальная отметка. Например, часто первичные учетные документы подписывает именно главный бухгалтер предприятия с официального разрешения работодателя.

Сопроводительное письмо: сроки ответа

Сообщение о предполагаемых сроках ответа содержится во 2 части сопроводительного письма, где раскрывается текст инструкции по обработке документации.

Формулировки в этой части могут быть следующими:

  • Просим рассмотреть незамедлительно…
  • Просим ознакомиться в оговоренный срок…
  • Просим ознакомиться в сроки, установленные законодательством…
  • Просим подписать…
  • Просим рассмотреть и представить ответ по указанному адресу…
  • Просим рассмотреть и скрепить печатью…

Требования исполнения в конкретных временных рамках правомочно только в том случае, если корреспонденцию отправляет вышестоящая организация. Это же право распространяется на государственные органы, состоящие в деловой переписке с предприятием.

Как правило, правила делового этикета не допускают отправление ответа позже, чем через 30 дней. Но это не значит, что контрагент должен затягивать с ответом. Как правило, в сопроводительном письме к выполненной работе указывается желаемый срок ответа.

Формулировка может быть следующей: «Срок ответа до 3 рабочих дней». Однако директивный формат этого сообщения ни к чему не обязывает контрагента. Установленные законом 30 суток актуальны для любых бизнес-процессов. Однако хорошим тоном считается учесть просьбу другой стороны и поторопиться с ответом.

Вежливость ценится в любых отношениях, в том числе и в деловых. Избегать директивной формы можно и нужно. Это продемонстрирует дипломатичность и воспитанность отправителя. Уместным будет также указание причин, по которым желателен тот или иной срок предоставления ответа.

Например, формулировка может быть следующей: «Просим ответить в течение 3-х дней в связи с необходимостью согласования дальнейших действий с Министерством транспорта».

Но если в договоре о сотрудничестве или в договоре о совместной реализации какого-либо проекта ранее указывались конкретные сроки, то в сопроводительном письме можно именно требовать ответа в строго указанное время.

Приложение к сопроводительному письму к акту выполненных работ

Именно в этой части содержится перечень всех прилагаемых документов. Их надо представить пронумеровано списком. Если какой-то документ отправляется в нескольких экземплярах, то это также должно найти отражение в приложении. Более того, обязательно должно быть указано количество страниц в каждом документе.

Согласно требованиям ГОСТа Р 7.0.97-2016, даже при наличии нескольких документов рабочий термин «Приложение» ставится в единственном числе. Но в повседневной практике используется вариант «Приложения», поскольку он более отвечает грамматическому строю языка. Допустимы обе формы. Что касается использования заглавной буквы и знака №, то это не принципиальный момент, в ГОСТе он не рассматривается.

Гораздо важнее детально проинспектировать обозначение каждого документа. Если их более пяти, то рекомендуется сформировать отдельную опись. При этом в самом тексте сопроводительного письма надо будет особо подчеркнуть факт ее (описи) наличия.

Скачать образец сопроводительного письма к акту выполненных работ.

Сопроводительное письмо к акту сверки особенно важно, когда контрагент имеет какие-либо долги перед деловым партнером. В этом случае нужная сумма указывается особо и сопровождается требованием подтверждения, что контрагент ознакомлен с фактом задолженности.

Видео (кликните для воспроизведения).

Для того чтобы обезопасить себя в предполагаемых судебных разбирательствах, рекомендуется здесь же сослаться на конкретную статью законодательства, согласно которой компания оставляет за собой право обратиться в вышестоящие инстанции при невозврате долга или при обнаружении расхождений в расчетах.

Источники


  1. Хазиев, Ш. Н. Вопросы судебной экспертизы в деятельности Европейского Суда по правам человека / Ш.Н. Хазиев. — М.: Компания Спутник +, 2017. — 935 c.

  2. Малько, А.В. Теория государства и права. Гриф УМО МО РФ / А.В. Малько. — М.: Норма, 2015. — 203 c.

  3. Правоведение. Учебное пособие. — М.: ГЭОТАР-Медиа, 2013. — 400 c.
  4. Интеллектуальная собственность и реклама. Актуальные вопросы, административная и судебная практика. — М.: Альпина Паблишер, 2017. — 188 c.
  5. Торгашев, Г.А. Методика преподавания юриспруденции в высшей школе / Г.А. Торгашев. — М.: ГОУ ВПО «Российская академия правосудия», 2014. — 463 c.
  6. Общая теория государства и права. Академический курс в 3 томах. Том 3. — М.: Зерцало-М, 2001. — 528 c.
Сопроводительное письмо к актам выполненных работ
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here