Служебная записка о прогуле работника образец

Статья на тему: "Служебная записка о прогуле работника образец" с разъяснениями профессионалов. Мы постарались собрать весь тематический материал, обработать и разместить в удобном для чтения виде. На все вопросы вам ответит наш дежурный консультант.

Служебная записка об отсутствии работника на рабочем месте

Представляет собой документ, который фиксирует отсутствие сотрудника на рабочем месте. Направляется, как правило, от руководителя отдела директору. При составлении бумаги важно знать некоторую терминологию. Прогул – это отсутствие сотрудника в течение более 4 часов. Если работник отсутствует менее 4 часов, это будет считаться опозданием.

Генеральному директору
ООО «Продвижение»
Иванову И. И.
От руководителя отдела
Петрова П. П.

[2]

Служебная записка

Довожу до вас, что программист Семенов И. И. в четверг 21. 12. 17 отсутствовал на рабочем месте на протяжении всего рабочего дня (с 10 00 утра до 19 00 вечера).

Иван Семенов заявил, что заболел, однако не предоставил больничного листа. Прошу лишить сотрудника премии и объявить выговор.

Документ может составляться в произвольной форме, но в нем должны содержаться следующие сведения:

  • ФИО сотрудника.
  • Дата отсутствия на работе.
  • Точное время отсутствия работника на своем рабочем месте.
  • Указание наличия или отсутствия уважительных причин пропуска.
  • Меры воздействия, которые предполагается применить к сотруднику (штрафы, лишение прибыли, увольнение).

Обязательно поставить дату и подпись. В начале бумаги указывается «шапка» с данными об отправителе и получателе.

Общая форма и другие частные случаи служебных записок — здесь.

Оформление служебной записки о прогуле сотрудника

Что это за документ

Служебная записка на прогул сотрудника – это документ, цель которого — информировать работодателя о том, что сотрудник отсутствует на работе, а также письменно зафиксировать этот факт. Прогулом, в соответствии со статьей 81 ТК РФ, считается отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня или смены, независимо от их продолжительности, а также отсутствие без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня, что в свою очередь является грубым нарушением трудовых обязанностей. Такая бумага может стать основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

Кто и как его оформляет

В первую очередь необходимо оформить акт, который зафиксирует, что сотрудник не присутствует на работе: он составляется отделом кадров и подписывается двумя свидетелями. Служебную записку в произвольной форме пишет непосредственный руководитель (если он имеется) или специалист отдела кадров. Адресуется она руководителю организации. В ней отражается информация об отсутствии работника на рабочем месте и действия, предпринятые для его поиска (например, телефонные звонки). Также необходимо указать:

  • ФИО руководителя организации;
  • ФИО составителя;
  • наименование должности и структурного подразделения прогульщика и составителя;
  • время отсутствия;
  • дата составления;
  • регистрационный номер.

Служебная записка о прогуле работника, образец

Регистрация и срок хранения

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, документы о дисциплине труда хранятся 3 года. При этом требуется зарегистрировать их в журнале регистрации у секретаря руководителя.

[3]

Образец как правильно пишется докладная записка о прогуле работника — кем оформляется на рабочем месте, скачать пример

Совершение прогула на рабочем месте грозит для работника большими проблемами. Работодатель вправе привлечь такого сотрудника к дисциплинарной ответственности. На нарушителя могут наложить такие наказания: выговор, замечание и увольнение. Увольнение сотрудника происходит за грубое нарушение трудовой дисциплины, к таким относятся: длительный прогул на рабочем месте, систематические неявки и т.д.

Для наказания начальник должен зафиксировать факт, о некорректном поведении на работе, составив письменный документ с необходимыми подписями. К таким документам относится: служебная записка, акт о прогуле, либо докладная.

Некоторые руководители, очень серьезно относятся к опозданиям, либо прогулам, даже если отсутствие работника по уважительной причине. В любом случае работник мог предупредить начальство, а после предоставить документальное подтверждение своей неявки на работу.

У любого могут случиться непредвиденные обстоятельства, когда работник не пришел на работу. Не нужно позволять себе много лишнего, если хотите, чтобы ваш начальник лояльно и с пониманием подходил к возникшим причинам неявки. Предупредите его заранее, объясните причину!

Однако к некоторым работникам начальство относится предвзято и даже небольшое нарушение может обратиться для работника очень серьезно.

Что такое докладная, насколько это важная бумага?

Что считается докладной запиской, это достаточно распространенный вид служебных записок, которые адресованы вышестоящему руководству, о намерении сообщить про возникшую ситуацию, проступке, либо выполнении определенных работ и т.д.

Уважаемые читатели! Если Вы не нашли на нашем сайте нужную информацию по тому или иному вопросу, задавайте его в режиме онлайн по телефонам:

Также, получить бесплатную юридическую помощь у нас на сайте . Заданный Вами вопрос не заставит долго ждать!

Докладная записка имеет юридическую силу, что не скажешь о служебной записке. При ее оформлении, вышестоящее руководство обязано отреагировать на сообщаемую информацию в документе.

Кем оформляется об отсутствии работника на рабочем месте

Законодательство не описывает, кто обязан заниматься оформлением докладных записок.

Оформить докладную записку об отсутствии работника нужно в том случае, если работник не находился на рабочем месте более 4 часов подряд, целый день или смену, либо его нет уже несколько дней. Если зафиксирована неявка, на данное количество времени отсутствия на работе, считается прогулом. Понятие прогул закреплено статьей 81 трудового кодекса РФ.

Читайте так же:  Нужно ли менять загранпаспорт при смене фамилии после замужества

При невозможности обнаружения нарушителя, который не выходит на связь, телефон отключен и т.д. более четырех часов подряд, следует зафиксировать прогул документально. Если работник наконец-то появился, вышестоящий руководитель должен уведомить его о даче объяснений.

На работника, не вышедшего на работу, непосредственный начальник, мастер или другое ответственное лицо должен зафиксировать факт отсутствия, указав в докладной дату, время отсутствия, попытки разыскать прогульщика.

Оформить докладную может сотрудник, который отвечает за ведение табельного учета рабочего времени или кадровый работник, если непосредственный начальник не предпринимает никаких действий.

Как правильно пишется, если сотрудник не вышел на работу, образец заполнения

По трудовому кодексу единой формы как написать правильно докладную на работника, который не вышел на работу, не утверждено, она составляется произвольно. Пишется от руки

или печатается на компьютере.

В правой стороне бланка пишется должность, наименование организации и ФИО ответственного лица, далее должность и ФИО прогульщика.

Посередине докладной записки написать заголовок, под ним номер и дата.

Далее переходим к основной текстовой части, где непосредственный мастер, начальник описывает возникшую ситуацию, применяемые розыскные меры, например:

«Довожу до Вашего сведения следующую информацию, что слесарь 2 разряда Волошкин С.Р. 25 сентября 2018 года не вышел на работу в течение всей рабочей смены с 08:00 до 20:00 часов. Попытка выяснить причину отсутствия работника на рабочем месте по телефону не увенчались успехом. Какой либо информации указывающей на уважительные причины, не предоставлены. В связи с вышеизложенной ситуацией, прошу применить к сотруднику Волошкину С.Р. дисциплинарное наказание».

Ниже пишется должность, ФИО и подпись непосредственного руководителя.

Какие еще нужны дополнительные документы?

После того как на работника оформлена докладная записка, для предоставления вышестоящему руководству правильнее будет собрать как можно больше доказательств. Например, акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте, если он отсутствует — это не критично. Заставить работника написать объяснительную записку не возможно. Это решение за сотрудником, если данный прогул на самом деле несет вынужденный характер, и есть подтверждающие на то документы.

Самое главное вовремя передать бумаги на принятие решения по данному инциденту.

На основании поданных документов руководство вынесет решение, какой метод наказания будет применен к нарушителю. Какое бы решение не последовало, в любом случае составляется приказ.

Видеоматериал

Что лучше оформить докладную записку или служебную записку, в чем отличие и различие двух документов. смотрите видео:

Пример как правильно написать?

Образцы для скачивания:

Как пишется докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте без уважительной причины — Образец скачать в word

Юридическая консультация!

У Вас накопилось много вопросов? Не знаете как их разрешить?

На сайте не нашли ответа на свой вопрос?

Задавайте их опытным юристам, ответ будет отправлен в течении 10 минут.

Помощь административного, семейного, жилищного, гражданского и уголовного права!

Хотите получить консультацию по телефону, звоните прямо сейчас:

Акт о невыходе на работу

Акт о невыходе на работу – самостоятельный документ, фиксирующий отсутствие сотрудника на рабочем месте с начала рабочего дня. От акта о прогуле он отличается тем, что документирует именно неявку в тот момент, когда еще неизвестно о причине отсутствия сотрудника. Акт послужит вспомогательным документом, если по прошествии времени обнаружится, что имел место именно прогул, и не повредит, если выяснится, что причиной неявки стала болезнь или какое-либо другое уважительное обстоятельство.

Акт о невыходе на работу может быть составлен только в том случае, если отсутствующий сотрудник не предупредил заранее свое руководство или коллег о том, что не появится на рабочем месте в определенный день.

Кто составляет акт

Данный документ составляет либо начальник отдела, либо секретарь, либо специалист кадрового отдела, либо юрист предприятия. При его оформлении должна присутствовать специальная комиссия (в составе не менее двух человек), члены которой удостоверят своими подписями факт отсутствия сотрудника по месту исполнения служебных обязанностей.

Действия руководства в случае невыхода сотрудника на работу

Неявка сотрудника регистрируется в табеле учета рабочего времени. До выяснения причин невыхода на работу напротив фамилии сотрудника пишется «НН» или цифровой код «30». Если табель ведется вручную, то до установления обстоятельств отсутствия сотрудника отметки следует делать карандашом, чтобы в дальнейшем их откорректировать, если на компьютере, то после выяснения обстоятельств отсутствия сотрудника, пометки в исходном документе нужно будет также исправить.

В случаях, когда руководство предприятия не имеет стопроцентной уверенности в том, что сотрудник болеет или имеет иные уважительные причины для неявки на работу, акт о невыходе следует составлять каждый день, после чего, в пятницу можно оформить обобщающий акт за всю неделю.

Кроме того, желательно посылать работнику (по адресу его места проживания) письменные уведомления о невыходе на работу с просьбами пояснить причины неявки. Все эти документы будут иметь доказательную силу в тех случаях, если дело дойдет до суда. Поскольку закон никак не регулирует действия работодателя, то каждая организация вправе самостоятельно разрабатывать алгоритм действий в таких ситуациях, опираясь на судебную практику и свой опыт.

Основные правила

Акт создаётся в двух экземплярах, каждый из которых является равноценным. Печатная форма или от руки — неважно. Главное — персональные подписи соответствующих лиц.

Данный акт не имеет унифицированного единого для всех образца, поэтому сотрудники организаций могут составлять его в свободной форме или же по специально разработанному и утвержденному внутри предприятия шаблону. Оформлять его можно на обычном листе А4 формата или фирменном бланке компании, как от руки, так и на компьютере. Чётко должен быть отмечен факт неявки сотрудника на рабочее место.

Читайте так же:  Типовые модели карьеры — змея, лестница, трамплин и другие

Инструкция по заполнению акта о невыходе на работу

Акт имеет стандартную форму с точки зрения делопроизводства и не должен вызвать больших трудностей при заполнении.

  • Заголовок пишут по центру верхней строки.
  • Чуть ниже указывается населенный пункт, в котором зарегистрирована компания, выписывающая акт, а также дата его составления. Затем вписывается точное время оформления акта (обычно ближе к концу рабочего дня).

[1]

Далее в свободной форме нужно зафиксировать факт неявки сотрудника.

  • Сначала в эту часть акта вносится фамилия, имя, отчество человека, от лица которого заполняется документ.
  • Затем вписываются свидетели (работники любых подразделений) с указанием их должностей, фамилий, имен, отчеств, ставится дата, в которую отмечено отсутствие сотрудника на рабочем месте.
  • После этого вносятся сведения, касающиеся отсутствующего: его должность (согласно штатному расписанию), фамилия имя отчество, номер и дата трудового договора, по которому он трудоустроен.
  • Затем здесь же нужно удостоверить то, что причины невыхода на работу коллегам отсутствующего неизвестны.

  • Последняя часть акта включает в себя подписи сотрудников, вошедших в состав комиссии. Они должны быть также проставлены напротив соответствующих должностей с обязательной расшифровкой. Заверять акт печатью необязательно, так как он относится к внутреннему документообороту компании.
  • После составления акта

    В дальнейшем, если выяснится, что сотрудник не имел уважительных причин для невыхода на работу, данные факты признаются прогулом, что влечет за собой наказание через приказ о дисциплинарном взыскании, вплоть до увольнения. Если же сотрудник, появившись на работе, предоставляет работодателю письменные доказательства об уважительных обстоятельствах отсутствия на рабочем месте, то он освобождается от какой-либо ответственности и на законных основаниях приступает к исполнению служебных обязанностей.

    Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте в 2019 году

    Отсутствие работника на рабочем месте в соответствии с его режимом работы без уважительной причины относится к прогулам. При том, что прогул является грубым нарушением дисциплины труда, принятие руководителем решения о том, как поступить с работником, совершившим такое нарушение, в ходе рассмотрения объяснительной записки, носит сугубо субъективный характер. В связи с отсутствием работника предприятие теряет определенные объемы произведенного товара, работы или услуги, поэтому руководитель подразделения, в котором отсутствует работник вынужден информировать об отсутствии работника на рабочем месте через такой локальный документ, как докладная записка.

    Нормативно-правовое регулирование отсутствия работника на рабочем месте

    В части первой статьи 189 «Трудового кодекса Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ дается формулировка дисциплины труда, являющееся обязательным для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в ТК РФ.

    В части первой статьи 192 «Трудового кодекса Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ предусматриваются дисциплинарные взыскания за совершение проступка, такие как: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям.

    В подпункте «а» пункта 6 статьи 81 «Трудового кодекса Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ перечислены основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя, даже за однократный случай, за следующие проступки: грубое нарушение трудовых обязанностей (или трудовой дисциплины, условий трудового договора и т. п.), также здесь отражается время, которое будет считаться прогулом (более 4 часов подряд в течение смены).

    Также отсутствие работника и наказания за такие проступки могут быть отражены в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах, трудовом договоре.

    Порядок отражения факта отсутствия работника на рабочем месте

    В первую очередь прогул работника оформляется Актом об отсутствии работника на рабочем месте, который должен быть подтвержден подписями не менее двух незаинтересованных лиц. Если работник отсутствует на рабочем месте более одного дня, то акт составляется ежедневно.

    Далее оформляется докладная записка, где доводится до сведения вышестоящего руководства о нарушении трудовой дисциплины. Докладная записка не является унифицированным документом, составляется в произвольной форме и носит информативный характер, где отражаются определенные сведения и отражает предложение по решению изложенной проблемы.

    Порядок составления докладной записки при отсутствии работника на рабочем месте

    Составление докладной записки на предприятии при отсутствии работника носит субъективный характер, при этом руководителю структурного подразделения для того, чтобы обезопасить себя в дальнейшем, нужно в устной форме донести информацию до вышестоящего руководства, которое решает, какие действия следует предпринять.

    Докладная записка составляется (если принято решение довести эту информацию до руководства в письменном виде) в свободной форме на основании акта, зафиксировавшего отсутствие работника на рабочем месте.

    В докладной записке необходимо отразить следующую информацию:

    • В начале докладной (в правом верхнем углу) необходимо указать, на чье имя пишется документ (название должности, сокращенное наименование организации и ФИО в дательном падеже) и информация о работнике, доводящего данную информацию (должность и ФИО в родительном падеже)
    • Наименование документа (докладная записка) пишется по центру, можно указать дату и номер при условии, что есть книга регистрации такой документации. А также по центру отражается краткая информация о чем пойдет речь в записке.
    • Следующим шагом идет описание случая, которое пишется в форме повествования Докладная записка обычно начинается со фразы: «Довожу до вашего сведения…», где подробно описывается ситуация: дата, должность работника, его ФИО и период отсутствия.
    • Также в основной части отражается информация о том, осуществлялись ли попытки связаться с работником и результат связи. Имеется ли объяснительная по факту нарушения трудовой дисциплины.
    • Также отражается предложение по тем мерам, которые могут быть предприняты в отношении применительно к этому сотруднику.
    • Отметка о наличии сопроводительных документов (акт и объяснительная)
    • В конце документа ставится подпись с расшифровкой
    Читайте так же:  Какие права есть у ребенка в зависимости от его возраста

    Пример докладной записки при отсутствии работника на рабочем месте

    ООО «Альфа и омега»

    ДОКЛАДНАЯ

    от 12 февраля 2019 года

    Об отсутствии на рабочем месте

    Довожу до вашего сведения, что 12 февраля 2019 года технолог цеха сухого молока ООО «Альфа и омега» Макарова Антонина Викторовна отсутствовала на своем рабочем месте с 8:00 до 14:00 часов без предварительного информирования руководства.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Все попытки связаться с ней по телефону оказались неудачными. Объяснительная написана без указания убедительной причины отсутствия.

    Прошу вас принять соответствующие меры по привлечению Макаровой А.В. к дисциплинарной ответственности.

    1.Акт об отсутствии на рабочем месте от 12.02.2019

    2.Объяснительная Макаровой А.В. об отсутствии на рабочем месте 12.02.2019

    Главный технолог Румянцева С.О. Румянцева

    Собранная документация (акт об отсутствии на рабочем месте, объяснительная об отсутствии на рабочем месте и докладная записка) передается на рассмотрение вышестоящему руководству, которое принимает окончательное решение.

    Типичные ошибки

    Ошибка №1: В результате прогула работника было принято решение вынести выговор в соответствии с ТК РФ и замечание в соответствии с коллективным договором. Работник считает, что предоставил объяснительную с указанием уважительной причины отсутствия и отказывается поставить подпись в приказе.

    Комментарий: В соответствии со статьей 193 ТК РФ к работнику может быть применено за один проступок только одно дисциплинарное взыскание. А в случае отказа зафиксировать факт ознакомления с приказом в виде подписи в приказе необходимо составить акт, подписанный двумя свидетелями.

    Ошибка №2: Работнику зафиксирован прогул, на следующий день оказался в больнице. Акт и докладная записка составлены. Как получить объяснительную?

    Комментарий: Объяснительную записку можно запросить письменным уведомлением работника о предоставлении объяснительной записки. Но если будет оформлен больничный лист, то ее можно затребовать в день выхода работника на рабочее место, так как болезнь является уважительной причиной.

    Ответы на распространенные вопросы

    Вопрос №1: Можно ли уволить работника в случае его отсутствия на рабочем месте?

    Ответ: Необходимо рассмотреть объяснительную работника, является ли его причина уважительной. При этом отсутствие работника должно быть более 4 часов и зафиксировано актом, с которым обязательно должна быть подпись отсутствующего работника как факт ознакомления с актом. За прогул по неуважительной причине можно вынести выговор.

    Вопрос №2: Какая запись вносится в трудовую книжку при увольнении за прогул?

    Ответ: В этом случае в трудовой книжке пишется следующая формулировка: «Уволен в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей (прогулом), подпункт «а», пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

    Вопрос №3: Как поступить в ситуации, если работник отказывается написать объяснительную об отсутствии на рабочем месте?

    Ответ: Необходимо в письменном виде затребовать объяснительную, которую он должен предоставить в течение двух дней, по истечении которых составляется акт об отказе предоставить объяснительную.

    Служебная записка об отсутствии на рабочем месте

    Отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня считается прогулом (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Факт прогула должен быть документально зафиксирован.

    Какие причины отсутствия на рабочем месте признаются уважительными

    • сдачу работником крови и ее компонентов, а также проведение связанного с этим медицинского осмотра в рабочее время (ст. 186 ТК РФ);
    • прохождение работником военных сборов (ст. 170 ТК РФ).

    Что грозит работнику за прогул

    По общему правилу, за такой грубый дисциплинарный проступок, как прогул, работодатель вправе (ст. 192 ТК РФ):

    • сделать работнику замечание;
    • объявить работнику выговор;
    • уволить работника.

    При этом работодатель обязан соблюсти процедуру применения дисциплинарного взыскания (ст. 192 ТК РФ). И, как мы уже сказали выше, требуется документальная фиксация прогула, как подтверждение того, что работник действительно отсутствовал на рабочем месте. Так, факт того, что работника не было на работе, может быть подтвержден соответствующей служебной запиской.

    Служебная записка об отсутствии на рабочем месте: как составляется

    Служебная записка об отсутствии на работе, как правило, составляется непосредственным начальником отсутствующего работника на имя руководителя организации. В такой служебной записке нужно указать время, в течение которого работник отсутствовал на своем рабочем месте. Также в служебной записке об отсутствии на рабочем месте имеет смысл отразить должности и ФИО лиц, которые впоследствии смогут подтвердить, что работника действительно не было на работе.

    Так как на применение дисциплинарного взыскания работодателю отводится месяц со дня обнаружения проступка, служебную записку лучше всего написать в тот же день, когда работник отсутствовал на рабочем месте.

    Служебная записка об отсутствии на работе может выглядеть так:

    Докладная записка о прогуле

    Прогул работника является нарушением трудовой дисциплины, установленной Правилами внутреннего трудового распорядка, а также трудовым договором. Отсутствие на рабочем месте без уважительной причины может быть наказуемо, особенно, если это имеет неоднократный характер.

    В случае отсутствия работника на рабочем месте начальнику подразделения необходимо выполнить следующие действия: составить акт об отсутствии на работе, написать докладную записку вышестоящему начальству, передать эти документы руководителю организации. К докладной записке следует приложить объяснительную от работника, который не пришел на работу в установленное режимом труда время. Образец объяснительной записки о прогуле можно скачать здесь, об опоздании — по этой ссылке.

    Читайте так же:  Денежная компенсация при разделе совместно нажитого имущества

    Докладная записка — это способ оповещения вышестоящего руководства о каком-либо событии, действии. Пишется она от нижестоящего сотруднику вышестоящему, эти она отличается от служебной записки.

    Скачать образец докладной записки:

    • о нарушении трудовой дисциплины — образец;
    • о невыполнении должностных обязанностей — скачать;
    • об оскорблении на рабочем месте — образец.

    Как написать правильно?

    Докладная записка об отсутствии на рабочем месте должна иметь определенный набор реквизитов:

    • сведения о лице, которому адресован документ;
    • сведения о лице, которое является автором записки;
    • название структурного подразделения, в котором работает сотрудник, нарушивший трудовую дисциплину;
    • дата написания;
    • название и заголовок бланка;
    • текст — описание события (дата прогула, период отсутствия на рабочем месте), последствия, которые вызвало отсутствие работника, предложение рассмотреть возможность о дисциплинарном взыскании работника (как уволить за прогулы?);
    • подпись.

    Пример докладной записки о прогуле:

    Отдел коммерции Директору

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
    04.09.2015 № 2

    Об отсутствии на рабочем месте

    Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 04.09.2015 г., специалист по продажам Котов Петр Петрович отсутствовал на своем рабочем месте в течение всего рабочего дня с 9 часов до 18 часов.

    Никаких сведений, подтверждающих уважительность причины отсутствия Котова П.П., не имеется.

    Прошу рассмотреть вопрос о применении к Котову П.П. дисциплинарного наказания.

    Начальник отдела коммерции Тимофеев А.А.Тимофеев

    На основании докладной записки и иных документов руководитель принимает решение о дисциплинарном взыскании и его необходимости — скачать образец приказа о дисциплинарном взыскании за прогулы.

    Докладная записка об отсутствии на рабочем месте образец — скачать.

    Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

    Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

    +7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

    +7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    +8 (800) 500-27-29 доб.849 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

    Пишем служебную записку о невыполнении должностных обязанностей

    Несмотря на отсутствие в законодательстве унифицированной формы, такая служебная записка часто используется и позволяет не только формализовать правоотношения между работниками, но и официально обратится к ответственному лицу, непосредственному или вышестоящему руководителю, к представителям других структурных подразделений с инициативой о привлечении сотрудника к дисциплинарному взысканию.

    Основная цель этого информационно-справочного документа — зафиксировать сложившуюся ситуацию, донести важные сведения, связанные с нарушением, до адресата. Решение, привлекать ли сотрудника к дисциплинарной ответственности в каждом конкретном случае, находится в компетенции руководителя. Служебная записка позволяет ему сформировать мнение по факту произошедшего и вынести решение.

    Кто и когда пишет служебную записку о невыполнении обязанностей

    Инициатором и автором докладной о дисциплинарном взыскании и невыполнении обязанностей может быть любой сотрудник компании, однако юридическую силу такой документ приобретает только после согласования и утверждения в установленном порядке.

    Порядок направления документа руководителю и другим работникам, его форма, регистрация, сроки рассмотрения могут быть установлены локальным нормативно-правовым актом. В большинстве случаев для передачи записки в работу необходима согласующая виза уполномоченного на то ответственного лица компании. Ими могут выступать непосредственные руководители сотрудника, работники отдела кадров, юридического отдела.

    Согласно статье 119 ТК РФ, взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не может быть применено позднее шести месяцев после него, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет со дня его совершения. Поэтому соблюдение указанных сроков имеет особое значения для работодателя, так как при их нарушении дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником и отменено решением суда (даже если сам факт нарушения полностью доказан).

    Виды и специфические особенности служебной записки

    Докладные о дисциплинарных взысканиях можно условно подразделить по содержанию на следующие виды:

    1. Сообщение о факте нарушения работником должностной инструкции, правил.
    2. Уведомление о необходимости установления такого факта.
    3. Инициирующая процесс привлечения к дисциплинарному взысканию.

    Самыми распространенными видами служебных записок в деятельности юридического лица являются:

    • о неисполнении должностных обязанностей;
    • об опоздании на работу;
    • о невыходе на работу (прогул);
    • о нарушении трудовой дисциплины.

    Важно указать в документе следующие данные:

    1. Точное время и место дисциплинарного нарушения.
    2. Суть нарушения (конкретные действия или бездействие сотрудника).
    3. Правовые основания для привлечения к взысканию (пункты Трудового Кодекса РФ, трудового договора, должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка и др.).
    4. Описание обстоятельств и деталей произошедшего (данные свидетелей, их роль, документы-доказательства, фото и т.п.), их необходимо приложить к служебной записке.

    Утверждая корпоративную форму, не забудьте учесть их при создании структуры. Правильная служебная записка (образец) о невыполнении обязанностей находится в конце статьи.

    Что указать в служебной записке

    Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

    • название структурного подразделения;
    • адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица);
    • название вида документа;
    • дата;
    • индекс или исходящий номер;
    • место издания;
    • заголовок (краткое содержание, например, об опоздании, о прогуле, о невыполнении обязанностей по охране труда);
    • текстовая часть;
    • приложения если есть;
    • подпись, визы.

    Образец служебной записки о невыполнении должностных обязанностей

    Можно ли отменить наказание

    После того как служебная записка о невыполнении служебных обязанностей оформлена, решение об издании приказа о привлечении работника к дисциплинарной ответственности принято, может возникнуть необходимость его досрочной отмены. В соответствии со статьей 194 ТК РФ, если в течение года со дня объявления работник не будет подвергнут дисциплинарному взысканию, то оно считается снятым. Таким образом, работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников.

    Читайте так же:  С 1 октября вступил в силу закон о банкротстве

    Отсутствие непогашенных дисциплинарных взысканий в Положениях об оплате труда бюджетных и некоммерческих организаций и учреждений, как правило, является обязательным условием для начисления различных стимулирующих выплат, премии по результатам работы за год, представлению к наградам, переводу на вышестоящую должность.

    Образец служебной записки об отмене наказания

    Докладная о снятии дисциплинарного взыскания оформляется в свободной форме, ответственным лицом компании и согласовывается с руководителем. В случае положительного решения руководства, оформляется соответствующий приказ о досрочном снятии взыскания.

    Неявка на работу (прогул)

    Под прогулом понимается отсутствие работника на своем рабочем месте в рабочее время (день или смена) без уважительной причины, а также в случае, если работник не появлялся на работе более четырех часов.

    Профилактика прогулов

    Прежде всего, работодателю следует четко определить в трудовом договоре понятие рабочего места каждого отдельно взятого сотрудника. Зачастую многие организации не вдаются в подробности и в качестве рабочего места указывают адрес предприятия. Это может сыграть злую шутку, ведь работник может явиться на работу, отметиться в табеле посещаемости и быть на территории организации, но при этом фактически отсутствовать на своем рабочем месте. Поэтому целесообразнее в пунктах трудового соглашения указывать конкретный кабинет, цех или участок.

    Что делать если работник не явился на работу?

    ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

    В случае отсутствия сотрудника необходимо определить причину, по которой он не смог выйти на работу. Зачастую работники заранее уведомляют своего работодателя о факте отсутствия на рабочем месте, а потом предоставляют в бухгалтерию оправдательные документы – справки, больничные и др.

    Как оформить прогул работника?

    Как поступить, если работника нет, и почему он не явился на работу неизвестно? Как правильно оформить прогул работника?

    Связаться с работником и выяснить причину его отсутствия. Если связаться с сотрудником невозможно, то необходимо документально оформить факт неявки. Для этого направляется докладная записка на имя генерального директора организации. Составляется докладная записка на прогул начальником отдела, в котором работает сотрудник, не явившийся на работу, в произвольной форме. Предлагаем вам скачать примерный образец докладной записки об отсутствии сотрудника на рабочем месте.

    Докладная записка о прогуле

    На основании докладной записки составляется акт, в котором указываются следующие данные: должность и ФИО отсутствующего работника, дата и период отсутствия. Акт составляется в произвольной форме. Данный акт должны подписать три свидетеля, которые подтверждают факт отсутствия конкретного сотрудника на рабочем месте в указанный период времени.

    В качестве примера предлагаем вам скачать образец акта о прогуле работника, которым можно воспользоваться для документального оформления факта отсутствия сотрудника на рабочем месте.

    Акт о прогуле работника

    Эти два документа – докладная записка и подписанный акт передают в отдел кадров, чтобы учетчик сделал соответствующие пометки в табеле учета рабочего времени.

    Такое оформление прогула работника будет наиболее правильным.

    Действия после того, как сотрудник вышел на работу

    Первое – необходимо выяснить причину отсутствия на рабочем месте. Если у работника документы, подтверждающие уважительную причину, то они вместе с актом и запиской подшиваются к личному делу. Оплачиваются дни отсутствия только по документам, являющимися основаниями для произведения данных выплат. Например, повестка или листок нетрудоспособности.

    В случае отсутствия документального подтверждения работнику следует написать объяснительную записку на имя генерального директора с подобным разъяснением причин, помешавших ему выйти на работу.

    Уважительная причина или нет, решает только руководитель компании. К сожалению, законодательно не зафиксирован список уважительных и неуважительных причин отсутствия работника на рабочем месте.

    Однако судебная практика определила небольшой перечень факторов, которые подпадают под определение «уважительной причины»:

    • проблемы со здоровьем (листок нетрудоспособности или амбулаторная карта);
    • туман, снегопад – сложные погодные условия;
    • сотрудник находился под административным арестом;
    • проблемы с общественным транспортом – пробки, поломка;
    • забота и уход за больными – близкими или ребенком;
    • вызов и ожидание скорой помощи;
    • аварийные ситуации;
    • стихийные бедствия;
    • экстренные ремонтные работы, требующие личного присутствия работника дома.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Если же причина является неуважительной, то работодатель вправе применить наказание за прогул на работе, при этом работодатель:

    • не оплачивает день или смену, в течение которых работник не выполнял свои служебные обязанности;
    • имеет право привлечь работника к административной ответственности, а именно оштрафовать, вынести предупреждение с внесением в личное дело. В крайнем случае, может быть произведено увольнение сотрудника по причине прогулов.

    Источники


    1. Юзефович, Р.М. Санкт-Петербург — автомобилисту. Справочник; СПб: Кронверк-Принт, 2012. — 922 c.

    2. Мазарчук, Д. В. Общая теория государства и права. Ответы на экзаменационные вопросы / Д.В. Мазарчук, Н.А. Глыбовская. — М.: ТетраСистемс, 2011. — 144 c.

    3. Султанова, А. Н. Организация юридической службы на предприятии / А.Н. Султанова. — М.: Дашков и Ко, Наука-Спектр, 2013. — 320 c.
    4. Белецкий, А.С. Настольная книга судебного пристава-исполнителя / А.С. Белецкий. — М.: АСТ, 2015. — 881 c.
    5. Липшиц, Е.Э. Законодательство и юриспруденция в Византии в IX-XI вв. Историко-юридические этюды / Е.Э. Липшиц. — М.: Наука, 2016. — 248 c.
    6. Правовые и социально-психологические аспекты управления. — М.: Знание, 2005. — 320 c.
    Служебная записка о прогуле работника образец
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here