Организация рабочего место секретаря

Статья на тему: "Организация рабочего место секретаря" с разъяснениями профессионалов. Мы постарались собрать весь тематический материал, обработать и разместить в удобном для чтения виде. На все вопросы вам ответит наш дежурный консультант.

Организация рабочего место секретаря

Тайны секретаря-референта: организуем рабочее место для максимального удобства

Понятие профессии секретаря-референта

Сегодня на рынке труда профессия секретаря-референта, пожалуй, самая распространенная, как среди соискателей, так и среди работодателей. Не случайно говорят: хороший секретарь – на вес золота. Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе.

Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал! Основы секретарского дела можно освоить за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами.

Что же представляет собой профессия секретарь-референт, и почему она так популярна? Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. Сейчас смысл слова остался тем же, но приобрел более широкое наполнение.

Поскольку управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, достаточно невелик, то руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь – административной) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта.

Секретарь-референт – это помощник руководителя. Существует несколько определений профессии секретаря:

1) Работник, ведающий делопроизводством учреждения, предприятия и т. п., а также ведущий деловую переписку отдельного лица. Также в обязанности секретаря входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами и управлениями организации.

2) Тот, кто ведет протокол собрания, заседания, а также следит за соблюдением регламента.

3) Выборный руководитель какой-либо организации, какого-либо органа. Или один из членов какого-либо выборного органа, ведающий делопроизводством и текущей работой организационно-исполнительного характера.

4) Руководитель, отвечающий за текущую работу учреждения или какого-либо органа.

Референт – это должностное лицо какого-либо учреждения, специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; консультирует по определенным вопросам; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

Секретарь-референт выполняет комбинированные обязанности секретаря и референта.

Секретарь-референт – это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Суть работы секретаря-референта заключается в ведении делопроизводства предприятия, деловой переписки, осуществлении приема посетителей. Также в обязанности секретаря-референта входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами предприятия, подготовка докладов, консультации. Список обязанностей секретаря-референта достаточно длинный и разнообразный. Все зависит от специфики компании и его собственной квалификации. Основные обязанности: осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия, обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации, контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

Отличие секретаря-референта от офис-менеджера:

Секретарь-референт – правая рука руководителя, специалист не только по секретарскому делу, но и в области деятельности фирмы, может самостоятельно принимать решения. Работа не только техническая, но и творческая, ответственная например, подготовка докладов, отчетов, выступлений руководителя, других важных документов.

Офис – менеджер – обеспечивает бесперебойную работу всего офиса, готовит презентации, переговоры, совещания, транспортное обслуживание, связь, обеспечение техникой и канцтоварами, в его обязанности может входить ведение кадровой работы (в случае отсутствия специалиста по кадрам), отвечает за чистоту помещений и за качество обедов. В подчинении у офис-менеджера могут быть сменные секретари, водители, повара, уборщицы и т. п.

Должность секретаря-референта является одной из наиболее востребованных и перспективных на рынке труда с точки зрения карьерного роста. Имидж и профессионализм компании во многом зависят от компетентности и мастерства секретаря – референта.

Для многих работа секретарем является стартовой позицией в карьерном росте (секретарь на ресепшен, секретарь, администратор, офис – менеджер, менеджер по работе с клиентами, помощник руководителя, руководитель отдела или филиала).

Организация рабочего места секретаря-референта

Правильная организация рабочего места секретаря референта – залог успешной трудовой деятельности. Поскольку секретарь – это «правая рука» руководителя, то и рабочее место бессменного помощника, находится в помещении, называемом «приемной», расположенном перед кабинетом начальника.

Требования к организации рабочего места секретаря.

Рабочее место секретаря условно делится на 3 зоны:

1) Рабочая зона – основное место работы, здесь расположен стол, телефон, компьютер и необходимая оргтехника. Рабочее место секретаря располагается рядом с входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной.

2) Вспомогательная зона – здесь располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т. д.

3) Зона обслуживания посетителей – здесь располагаются стулья для посетителей, журнальный столик, различные буклеты и т. п.

Необходимо четко выдерживать разделение зон, что позволит секретарю более продуктивно работать.

В комплект мебели для рабочего места секретаря должно входить: стол канцелярский, вспомогательный стул или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, стулья для посетителей, шкафы и полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хранения документов, штампов, бланков. В шкафу должна быть специальная секция, в которой не должны переводиться: качественный и дорогой кофе, растворимый и натуральный, чай, сливки, несколько коробок конфет, желательно одинаковых. Поскольку подавать руководителю и важным посетителям следует только полную коробку, в результате чего может накопиться несколько начатых коробок, из которых рачительный секретарь скомплектует полную. Подавать кофе следует в изысканном сервизе на красивом подносе.

Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормами норма площади служебных помещений должна составить не менее 4 м 2 на одного работника.

Рабочее место секретаря-референта

В процессе обустройства офиса и формирования его пространственной среды следует исходить из того, что каждое рабочее помещение делится на зоны – входную, выходную, информационную и зону хранения документации. Площадь рабочего места должна быть достаточной для размещения всех элементов оснащения данного рабочего места и для того, чтобы секретарь в условиях комфортности и безопасности мог эффективно и с минимальными затратами труда и времени выполнять свои должностные обязанности. Определив на эскизах планировку функциональных зон, можно приступать к размещению мебели и оборудования.

Читайте так же:  Досрочная пенсия многодетным матерям условия, получение, льготы

Рабочее место секретарясостоит из трех зон:

— основная, где находится стол с приставками и необходимой оргтехникой;

— зона обслуживания посетителей;

— вспомогательная зона, где расположены шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.

Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 квадратных метров на 1 работника. Общая площадь приемной, где находится секретарь, должна быть не менее 12-16 квадратный метров.

Прием посетителей – одна из важнейших функций секретаря. Первое впечатление о фирме складывается именно от уровня организации приема. Секретарь фирмы отвечает за организацию приема всех обратившихся в нее, организационный прием посетителей руководством. Приемная должна производить на пришедших благоприятное впечатление, так как это место первого контакта с фирмой. Она должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями, и если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.

Вспомогательная зонаоборудована шкафами, чаще всего встроенными, как для хранения дел, так и платяным и сейфом.

Располагается рабочее место секретаря рядом с входом в кабинет руководителя, обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной. Так как секретарю в течение рабочего дня приходится много сидеть, он должен иметь возможность менять позы. Учитывая необходимость секретаря поворачиваться к столам-приставкам, стул или рабочее кресло обязательно должно быть подъемно-поворотным, а для расширения рабочей зоны – на колесиках. Такие кресла можно регулировать по высоте, обеспечивая удобную посадку.

На рабочем столе должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из главных правил – на столе секретаря находятся только поступающие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф. Кроме того, на столе должны быть настольная лампа, календарь-ежедневник, настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записей. Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять не вставая. Располагать все надо компактно, систематизируя по видам работы. Так блокнот для записи и ручка должны лежать рядом с телефонным аппаратом.

В рабочем столе должен быть строгий порядок.Верхний ящик с отделениями для канцелярских принадлежностей, специальный ящик для чистой бумаги, бланков, конвертов и карточек, отдельный ящик для документов.

Дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, должны иметь яркую маркировку различных расцветок, с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужный документ или дело.

Отдельно в столе под рукой секретарь должен иметь справочники типа:

— справочник по городу;

— телефонный справочник с адресами и телефонами учреждений и

— справочник адресов Internet;

— справочник внутренних телефонов с фамилиями, именами и отчествами

Эти справочные данные могут быть и в компьютере.

Помимо рациональной организации рабочего места секретаря не стоит забывать о рекомендациях «Временными санитарными нормами и правилами для работников вычислительных центров», разработанных Институтом гигиены труда и профзаболеваний Академии медицинских наук. Требования к организации труда и отдыха пользователей ПЭВМ устанавливают максимальную продолжительность работы. Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей на протяжении рабочего дня должны устанавливаться регламентированные перерывы. Непрерывная работа без перерыва не должна превышать двух часов. Перерывы должны устраиваться через каждые 1,5-2 часа. Для предупреждения и снижения таких нежелательных явлений, как нервно-эмоциональное и психологическое напряжение, зрительный дискомфорт, гиподинамия, монотония и др., следует продумать систему профилактических мер, комплексы упражнений и меры психологической разгрузки.

Необходимость знания и неукоснительного постоянного соблюдения в своей работе правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты должна также указываться в должностной инструкции секретаря.

[1]

Помимо рациональной организации рабочего места секретаря не стоит забывать о рекомендациях «Временными санитарными нормами и правилами для работников вычислительных центров», разработанных Институтом гигиены труда и профзаболеваний Академии медицинских наук. Требования к организации труда и отдыха пользователей ПЭВМ устанавливают максимальную продолжительность работы. Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей на протяжении рабочего дня должны устанавливаться регламентированные перерывы. Непрерывная работа без перерыва не должна превышать двух часов. Перерывы должны устраиваться через каждые 1,5-2 часа. Для предупреждения и снижения таких нежелательных явлений, как нервно-эмоциональное и психологическое напряжение, зрительный дискомфорт, гиподинамия, монотония и др., следует продумать систему профилактических мер, комплексы упражнений и меры психологической разгрузки.

Необходимость знания и неукоснительного постоянного соблюдения в своей работе правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты должна также указываться в должностной инструкции секретаря.

Естественно, что мечта каждого руководителя – сделать свою работу комфортнее, придать офису особую неповторимость, создать благоприятную рабочую среду для себя, своих сотрудников и партнеров.

Один из основных творческих вопросов создания интерьера – это как произвести отбор элементов интерьера и найти принцип композиционного сочетания.

В практике бизнеса сложились определенные традиции и принципы, придерживаться которых желательно при оформлении офиса. Долгие годы помещение любой конторы представляло собой большое неразгороженное помещение. В лучшем случае одно рабочее место отделялось от другого невысокими перегородками. В настоящее время многие предприятия отказываются от этого решения и возвращаются к традиционному офису с отдельными кабинетами. Появились новые идеи обустройства контор – «ландшафтные офисы» и так называемые «помещения без территории», в которых не будет письменных столов. Офисы оборудуются мягкими диванами и креслами с откидными и передвижными столами.

Интерьер рабочего помещения офиса следует рассматривать как один из элементов имиджа предприятия и делового этикета, пренебрежение которыми недопустимо. Характер оформления помещения должен строго соответствовать его предназначению, а степень и уровень оформления – рангу подразделения или статусу сотрудника. При выборе роскошных вариантов оформления офиса не стоит забывать о традиционно присущем деловому миру консерватизме, хотя в настоящее время популярен и ультрасовременный стиль. В интерьере офиса должно быть продумано и согласовано все до последней мелочи. Даже самые незначительные предметы, снабженные фирменной символикой, могут подчеркнуть имидж.

Основными позициями интерьера офиса являются: стены, полы и потолки; мебель и другое специальное оборудование; освещение и цветовое решение; оконные проемы и их оборудование; информационные и технические средства; визуальная коммуникация; декоративные средства; озеленение; носители фирменного стиля. При общей стандартной мебели и оборудовании, которые должны быть максимально комфортны и многофункциональны, целесообразно сделать акцент на специфике деятельности предприятия. В настоящее время можно выбрать типовые наборы офисной мебели для кабинета руководителя, для рабочего места секретаря-референта, программиста, специалиста, а также для холлов и зон отдыха.

Читайте так же:  Стал известен максимальный размер пенсии после повышения пенсионного возраста

Рациональное расположение предметов мебели и оборудования в кабинете просчитывается при помощи специальных компьютерных программ. Для такого расчета необходимо знать параметры, составляющие площадь помещения, высоту потолков, количество и размер окон.

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь — «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.

В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.

Мебель для посетителей должна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении.

Дата добавления: 2016-11-18 ; просмотров: 1159 | Нарушение авторских прав

Организация рабочего места и рабочего времени секретаря

Введение

Секретарь, помощник руководителя — это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.

В конце 80-х — начале 90-х годов, с приходом «дикого капитализма» и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое «омоложение» профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Л.А.Кондрашова: «И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии» [1].

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. По мнению Е. Ишутиной, современный секретарь — «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя» [5]. Е. Скриптунова, М.Рогожин и М. Стенюков указывают на многофункциональность и разностороннюю развитость современного секретаря [8;9;10]. Н.В.Воржаевая обращает внимание на повышение требований к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества [1].

Практически все авторы (Скриптунова Е., Зельцерман К., Рогодин М., Стенюков М., Ишутина Е.) отмечают большое значение роли секретаря в эффективной работе руководителя и самой организации вцелом.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Исходя из вышесказанного, цель нашей работы – изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом современных условий деятельности.

1. Изучение теоретических источников по данному вопросу;

2. Рассмотрение практического приложения вопроса;

3. Анализ эффективности деятельности секретаря, выводы на основе анализа.

[2]

Методы, используемые в работе: анализ теоретических источников, наблюдение, анкетирование, беседа.

Объектом исследования является профессиональная деятельность секретаря.

Предметом исследования являются пути оптимизации профессиональной деятельности секретаря.

Гипотеза исследования такова: при создании необходимых условий профессиональной деятельности секретаря наблюдается положительная динамика в организации управленческой деятельности предприятия.

Организация рабочего места и рабочего времени секретаря

Секретарь-референт — это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

— функции по документационному обеспечению управления;

— функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей [1;10].

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники [1;10]

Приемная – это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приемной зависит эффективность работы руководителя.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря, зоны его трудовой деятельности, оснащенной необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Общая площадь приемной, где находится секретарь — референт, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку мебели и оборудования;

3) потребность — в отдельных случаях — особых условий;

4) возможность установки вспомогательного оборудования [8].

Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда [1].

Рассмотрим вариант организации рабочего места секретаря на примере образовательного учреждения (ОУ).

Приемная находится непосредственно перед кабинетом руководителя. Рабочее место секретаря в приемной находится слева от входа, и расположено так, чтобы можно было легко видеть всех входящих. В приемной находятся предметы, необходимые для работы: рабочий стол, оргтехника, шкаф и сейф для хранения документов. Для создания уютной атмосферы, в углах приемной расположены большие растения, оформленные в декоративные кашпо. Непосредственно перед рабочей зоной секретаря находится зона для приема посетителей, где расположена удобная мебель для ожидания.

Читайте так же:  Приватизация государственной и муниципальной собственности

Рабочее место оборудовано компьютером, монитор которого имеет плоский экран. Все составляющие компьютера расположены на специальных подставках и полках стола, для оптимального освобождения рабочего пространства стола. Здесь же находится мини-АТС, оргтехника.

На стенах приемной расположены лицензия на право ведения образовательной деятельности, свидетельство о государственной аккредитации и аттестации учреждения. В холе перед приемной находится информационный стенд, где представлены учредительные документы: Устав ОУ, Правила внутреннего трудового распорядка, права и обязанности обучающихся и родителей, другие локально-нормативные акты, регламентирующие деятельность ОУ. Также здесь расположена витрина с информационными материалами, сообщающими об основных достижения учреждения, его сотрудников и воспитанников. На стене холла расположена информация об образовательных услугах, предоставляемых ОУ, а также о дополнительных платных услугах и ценах на них. В холе ОУ размещается информационный бюллетень «Альтернативный вестник», который дает представление не только об официальных мероприятиях, но и развлекательных, объявления, новости и многое другое – та информация, которая поможет посетителю составить представление об ОУ и скоротать время ожидания.

Работа секретаря-референта современной российской фирмы имеет свою специфику [1;10]:

— большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;

— весьма насыщенный рабочий день;

— необходимость выполнять параллельно несколько работ;

— постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;

— особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день. Поэтому, для рационального использования рабочего времени большое значение имеет планирование деятельности секретаря.

Хорошим помощником при планировании рабочего дня может служить персональный компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook. Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя. Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников [8;11].

План рабочего дня секретаря (на примере ОУ).

8 30 — приход на работу

8 45 -просмотр входящей корреспонденции

9 00 -оперативное совещание при директоре (получение задания на день)

10 00 — работа с документами (подготовка писем, текущих документов)

12 00 -отправка исходящей документации (по факсу, e-mail, с курьером)

Видео (кликните для воспроизведения).

13 00 -обеденный перерыв

14 00 -работа с руководителем (подпись документов, подготовка проектов документов и т.д.)

16 00 -проверка выполнения плана работы на текущий день, внесение корректив, составление плана работы на следующий день, подготовка плана мероприятий для руководителя

В течение дня – ответы на телефонные звонки, прием посетителей, выполнение экстренных поручений руководителя

17 30 -завершение работы, выключение оргтехники, проверка окон, уборка документов на свои места.

Конечно, такое планирование является примерным, так как каждый день может вносить свои коррективы, но данного распорядка дня секретарь придерживается для рационального использования своего рабочего времени.

Организация работы секретаря 2 (стр. 1 из 4)

1. Планировка рабочего места секретаря……………………………………..4

2. Оснащение и оборудование рабочего места……………………………..10

3. Условия труда секретаря…………………………………………………..13

4. Освещение рабочего места………………………………………………. 15

5. Влияние микроклимата и шумовых эффектов на рабочем месте………18

6. Деловые контакты секретаря……………………………………………. 21

6.2. Организация приема посетителей…………………………………….22

6.3. Работа секретаря с информацией для руководителя……………….23

Приемная офиса — это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной — это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.

Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно потому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей.

Тесный, темный, плохо оборудованный «предбанник» перед кабинетом руководителя сразу представит фирму в невыгодном свете перед возможными ценными клиентами.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря. Для этого вначале надо уточнить и выявить основные функции секретаря, информационные связи, распорядок рабочего дня, перечень материалов, которые должен он иметь. Затем выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и канцелярские принадлежности.

1. Планировка рабочего места

Рациональный ее вариант предполагает размещение 1СТВ и предметов труда в пределах зон, наиболее удобных выполнения трудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами.

Рабочая зона пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную.

Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона занимает около 1000 мм по фронту и 300 мм в глубину. Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда и выполняется основная работа.

Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаются средства труда, используемые реже. Взаимоперекрываемая при этом площадь (для двух рук) определяется около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину. Обычно габариты стола принимаются несколько большими, чем максимальная зона досягаемости.

В вертикальной плоскости различают пять зон: нижняя неудобная зона (до 750 мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); удобная (от 925 до 1675 мм); верхняя в удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неудобная (от 1925 мм и выше).

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, — обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

· на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

[3]

· каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;

Читайте так же:  Как оформить завещание на дом и земельный участок

· канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;

· все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

· документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;

· документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;

· движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил.

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь — «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

· рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

· в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;

· мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.

Рабочее место секретаря — это, прежде всего удобный и достаточно просторный рабочий стол. Специалисты рекомендуют использовать универсальный стол, за которым можно работать с документами, а также вести беседу с посетителями. Для этих целей лучше всего подойдет стол, который непосредственно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая конструкция позволяет иметь достаточно места на столе для размещения находящихся в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями.

Его плоскость мысленно делят на два поля. В левом кроме текущей работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими документами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными документами и письменные принадлежности. Здесь же ставят лоток с документами, которые надо подшить в дело.

Все орудия труда размещают на плоскости стола в пределах 160 х 160 см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение.

Помимо рабочего стола, лучше использовать отдельный стол для персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.

При этом стол для ПК лучше размещать таким образом, чтобы экран дисплея был развернут в противоположную от посетителей сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находится на экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя.

А теперь немного общих требований к организации и оборудованию рабочих мест с ПЭВМ.

· конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей (размер ПЭВМ, клавиатуры и др.), характера выполняемой работы.

· высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах 680 — 800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм.

· рабочий стол должен иметь пространство для подставки ног, которое составляет: высоту — не менее 500 мм, глубину на уровне колен — не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног — не менее 650 мм.

· конструкция рабочего стула (кресла) должна поддерживать рациональную рабочую позу при работе с ПЭВМ, позволяет изменять позу с целью снижения статистического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления.

· рабочий стул (кресло) должен быть поъемно-поворотным и регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья.

· поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений.

Рабочее место секретаря

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 19 Ноября 2013 в 16:02, курсовая работа

Описание работы

Цель данной курсовой работы — анализ организации рабочего места на предприятии ДОУ д/с №172
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. собрать и обобщить информацию для анализа
2. проанализировать условия труда и факторы, влияющие на организацию рабочего места
3. выявить замечания и недостатки по исследуемому вопросу
4. разработать мероприятия по усовершенствованию организации рабочего места

Содержание работы

Введение 3
1. Аналитическая часть 5
1.1 Понятие рабочего места. Его рациональная организация. 5
1.2 Условия труда 9
2. Проектная часть 14
2.1Характеристика объекта управления 14
2.2Анализ обустройства рабочих мест службы ДОУ 15
3. Заключение 17
4. Список литературы

Файлы: 1 файл

организация рабочего места секретаря.doc

Министерство общего и профессионального образования

ГОУ СПО СО Нижнетагильский строительный техникум

Специальность: Документационное обеспечение управления и архивоведение

по дисциплине: «Документационное обеспечение управления»

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА

1. Аналитическая часть 5

1.1 Понятие рабочего места. Его рациональная организация. 5

1.2 Условия труда 9

2. Проектная часть 14

2.1Характеристика объекта управления 14

2.2Анализ обустройства рабочих мест службы ДОУ 15

3. Заключение 17

4. Список литературы

Содержание данной курсовой работы посвящено исследованию организации рабочего места. Эта тема очень актуальна в данной ситуации. Ведь организация рабочего места сотрудников и создание благоприятных условий труда имеет большое значение в работе управленческого аппарата.

Управленческий труд обычно отличается малой двигательной активностью, монотонностью, длительным нахождением в закрытом помещении. Все это вызывает быструю утомляемость и, естественно, отражается на результатах труда. Поэтому при организации труда управленческого персонала большое внимание должно уделяться устройству и планировке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нормам освещения, температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функциями, установлению рационального режима труда.

Объект исследования — рабочее место

Читайте так же:  Краткая характеристика пермского края

Предмет исследования — организация рабочего места

Цель данной курсовой работы — анализ организации рабочего места на предприятии ДОУ д/с №172

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

    1. собрать и обобщить информацию для анализа
    2. проанализировать условия труда и факторы, влияющие на организацию рабочего места
    3. выявить замечания и недостатки по исследуемому вопросу
    4. разработать мероприятия по усовершенствованию организации рабочего места

    Курсовая работа построена в соответствии с поставленными задачами и состоит из введения, двух глав (аналитической и проектной), заключения, списка используемой литературы и приложений.

    В аналитической части рассматриваются теоретические аспекты по вопросам организации рабочих мест на основе анализа используемой литературы.

    В проектной части дана характеристика объекта управления и проведен анализ организации рабочего места в ДОУ д/с №172

    Заключение содержит выводы и предложения по усовершенствованию организации рабочих мест сотрудников службы ДОУ.

    Работа имеет практическое значение для ДОУ д/с №172, так как в ней предложены конкретные мероприятия и созданы проекты планировки рабочих мест, которые могут быть использованы в деятельности данной организации для усовершенствования делопроизводства.

    1.1Понятие рабочего места. Его рациональная организация.

    Рабочее место-зона трудовой деятельности (часть помещения), оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

    Рабочее место работника службы ДОУ должно быть оснащено различным оборудованием и удобной мебелью. В средства оснащения входят канцелярский прибор, папки и скоросшиватели, блокнот, календарь, дырокол, калькулятор, корзина для бумаг, лотки для документации, контрольная картотека, сшиватель бумаг, липкая лента, кнопки, скрепки, мелочи и ложемент для их хранения, папки, файлы, настольная лампа.

    Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда. Коснемся, прежде всего, мебели.

    Применение наиболее рациональной мебели в работе любого сотрудника управления играет важную роль. В отдельных случаях производительность труда от удачно подобранной мебели может повышаться на 10-20%.

    Габариты мебели должны соответствовать площади помещения, и она не должна загромождать комнату.

    Коснемся, прежде всего, мебели-стола и стула.

    Высота рабочего стола рекомендуется в пределах 68-73см. Столешница должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Покрытие поверхности стола должно быть матовым (серого, зеленого, коричневого цвета с коэффициентом отражения 20-50%) и легко чиститься; углы и переднюю верхнюю грань столешницы следует выполнять закругленными. Высота пространства под столом для ног рекомендуется 60см (на уровне колен) и не менее 80см на уровне ступней. Все, что постоянно требуется во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое не вставая.

    Располагать принадлежности на рабочем столе следует компактно, систематизировав по видам работ.

    Важным элементом рабочего стола является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления — для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей. Целесообразно выделить один ящик для хранения личных вещей.

    За порядком на рабочем столе следует постоянно следить. Ведь, как известно порядок освобождает мысль, сберегает время. Соблюдение порядка не только облегчает труд, делает многие операции автоматическими, экономит время, но и препятствует потере документов.

    Нагромождения на рабочем столе не только уменьшают рабочую площадь стола, но и отвлекает от решения служебных вопросов.

    Большую роль в организации рабочего места управленческого работника играет такой простой вид мебели как стул. От выбора стула в немалой степени зависит эффективность труда — неудобная поза утомляет, делает человека менее трудоспособным.

    Стул должен быть вращающимся и иметь спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволит подогнать его под любой рост. Сиденье стула должно быть слегка закругленным с краев, чтобы не затруднять кровообращения бедер, и с несколько вдавленным сиденьем в месте размещения центра тяжести.

    Для работы, сидя, при среднем росте в 1,7м, целесообразно выдерживать следующие размеры:

    -высота подъемного стула-0,45- 0,6м;

    -площадь сиденья не более 40#40см.

    Зона, в которой можно перемещать стул:

    -0,6м — по глубине

    Общая площадь-1,2м 2

    Вспомогательный сектор оборудуется шкафом-стеной (3-4 секционными) или вращающимся стеллажом для хранения документов.

    Для хранения документов конфиденциального характера, печати, штампов используется металлический сейф. В некоторых случаях устанавливается и платяной шкаф. Шкафы желательно делать встроенными.

    Обязательными техническими средствами, которыми чаще всего пользуется работник, являются персональный компьютер, телефон (возможно также радио, сотовый телефон), телефакс, копировальный аппарат (ксерокс), диктофон.

    Для первичной обработки входящих и исходящих документов нужен сшиватель документов, конвертовскрывающая, конвертозаклеивающая, фальцевальная и маркировальная машины, ламинатор, штемпелевальный аппарат и т.д.

    Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема, образцов документов, календаря и т.д.

    Для оказания первой медицинской помощи должна находиться аптечка, соответствующая образом укомплектованная (бинты, йод, валидол, нашатырный спирт, таблетки от головной боли, вата стерильная и др.).

    При выборе рабочего помещения надо учитывать, что в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4м 2 на одного работника. Кроме того, принимается во внимание возможность установки и размещения оборудования, прежде всего персональных ЭВМ, сканеров, факсов, принтеров, которые сегодня очень активно используются сегодня в сфере управления. Поэтому, определив состав и тип предполагаемых к размещению технических средств и вспомогательного оборудования, учитывают суммарную площадь, необходимую для их размещения.

    Планирование рабочих мест.

    Если здание двух этажное, служба документационного обеспечения управления будет располагаться на первом этаже.

    Исключение для секретаря руководителя, кабинет должен быть на втором этаже.

    Сотрудники могут иметь отдельный кабинет или занимать кабинет в количестве нескольких человек.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Правильно оборудованное рабочее место, красивый дизайн служебного помещения, здоровый микроклимат создают хорошее рабочее настроение и повышают производительность труда.

    Источники


    1. Шалагина, М. А. Правоведение. Шпаргалка / М.А. Шалагина. — М.: Феникс, 2015. — 126 c.

    2. История и методология естественных наук. Выпуск 26. Физика. — М.: Издательство МГУ, 2011. — 200 c.

    3. Общая теория государства и права. Академический курс в 3 томах. Том 2. Учебник. — М.: Зерцало-М, 2002. — 528 c.
    4. Марченко, М.Н. Теория государства и права в вопросах и ответах. Учебное пособие. Гриф МО РФ / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2017. — 535 c.
    5. Венгеров, А.Б. Теория государства и права: Учебник для юридических вузов; М.: Юриспруденция; Издание 3-е, 2012. — 528 c.
    6. Кабинет и квартира В.И. Ленина в Кремле. Набор из 8 открыток. — М.: Изогиз, 2016. — 297 c.
    Организация рабочего место секретаря
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here