Как отправить сотрудника в отпуск — инструкция для кадровиков и работодателей

Статья на тему: "Как отправить сотрудника в отпуск — инструкция для кадровиков и работодателей" с разъяснениями профессионалов. Мы постарались собрать весь тематический материал, обработать и разместить в удобном для чтения виде. На все вопросы вам ответит наш дежурный консультант.

Как правильно оформить отпуск сотруднику

Для каждого человека, отпуск – самая ожидаемая и радостная пора. А для бухгалтерии организаций и предприятий, отпуск персонала – это дополнительная нагрузка по оформлению, правильному начислению и своевременной выдаче отпускных.

Процесс работы с отпускными для бухгалтеров является довольно трудоемким и не простым делом, ведь важно не только верно рассчитать их, согласно специально разработанным алгоритмам, но и правильно документально оформить уход сотрудника в отпуск.

А ведь, как известно, отпуск отпуску – рознь. Даже обычный стандартный отпуск по графику, имеет несколько подвидов, не говоря уж о том, что существуют и другие виды отпусков. Но – обо всем по порядку.

[2]

Типы отпусков

Как хорошо знают кадровые работники и сотрудники бухгалтерских отделов, существует всего три вида законодательно определенных отпусков:

  • Ежегодный отпуск с начислением отпускных – основной и самый распространенный способ отдыха сотрудников;
  • Внеочередные отпуска, также оплачиваемые – они, как и основной отпуск, могут в некоторых случаях предоставляться работникам ежегодно. Кому, при каких условиях и почему положены такие отпуска, подробно описано в Трудовом кодексе РФ;
  • Еще один, всем известный, но значительно реже встречающийся отпуск — без сохранения з/п. Воспользоваться правом на такой отпуск можно как в добровольном порядке, так и при некоторых вынуждающих обстоятельствах.

Плановый отпуск сотрудника: стаж на предприятии менее полугода

Прежде чем рассказать о том, как правильно оформить отпускные документы на отпуск работника, рассмотрим, кто имеет на него право.

В первую очередь, на плановый отпуск с выплатой соответствующих отпускных имеет право тот сотрудник, который проработал в данной компании не меньше, чем полгода.

Но существует ряд исключений. К ним относятся лица, проработавшие на предприятии меньший период, но уже имеющие законное право на отпуск. В частности, это:

  • женщины, ожидающие рождения ребенка;
  • несовершеннолетние, то есть те, кому не исполнилось 18 лет;
  • усыновители младенцев в возрасте до 3 месяцев;
  • персонал вредных производств;
  • работники, трудящиеся в опасных условиях.

Также компания, по просьбе работника и при достижении соответствующей взаимной договоренности, может отпустить его в плановый отпуск, даже если он проработал в ней менее 6 месяцев.

Оформляем отпуск: действуем по порядку

      График отпусков. Если работник, проработал в организации больше одного года, по закону, для него нет никаких ограничений для ухода в плановый отпуск. Для того, чтобы соблюсти данное право всех сотрудников, во многих компаниях заранее прописывается главный регламентирующий документ — график отпусков.

    Важно: для того, чтобы избежать недоразумений и конфликтов, график отпусков должен составляться заранее, не позже двух недель до начала нового года.

    При этом в нем должны быть учтены пожелания сотрудников, специфика работы предприятия и действующие нормативные акты. Руководство в обязательном порядке должно ознакомить с ним всех членов коллектива под роспись.

    Внимание: отпуск, предоставляемый работнику предприятия ежегодно не должен быть меньше 28 дней (по календарю). Следует учесть тот факт, что в него нельзя включать дни, которые выпадают на праздники.

      Извещение о предоставлении отпуска. Непосредственно за две недели до отпуска того или иного сотрудника, бухгалтерия или кадровик предприятия должны известить его о дате выхода в отпуск в письменной форме под роспись. В дальнейшем, в случае нестыковок это извещение убережет обе стороны от споров и разногласий.

    Документы как основание для отпуска

    В качестве документов, обосновывающих желание и право человека на ежегодный оплачиваемый отпуск, служат:

      заявление, составленное им в произвольной форме;
  • распоряжение либо приказ на предоставление отпуска со стороны руководства предприятия.
  • Кадровый специалист обязан внести информацию о периоде отпуска в личную карточку работника.

    Расчет отпускных

    Для расчета отпускных существуют специальные формулы. В них учитываются фактически отработанные дни, размер среднего дневного заработка и количество отпускных календарных дней. Кроме того, бухгалтерия берет в расчет и те дни, когда сотрудник отсутствовал по уважительной причине (больничные, заранее оговоренные отгулы и т.д.)

    Особые обстоятельства: перенесение, продление, разделение отпуска

    Как гласит закон, иногда очередной плановый отпуск может быть перенесен на другое время в течение текущего календарного года или продлен.

    Это возможно в том случае, например, если сотрудник компании временно утратил работоспособность или вынужден по независящим от него причинам выполнять свои служебные обязанности в период отпуска. Иногда допустимы исключительные ситуации, когда отпуск переносится на следующий календарный год, к примеру, если отсутствие сотрудника в данный отпускной период может негативно сказаться на внутренних производственных процессах предприятия, но подобный перенос возможен только при добровольном согласии человека.

    Важно: если сложилось так, что отпуск перенесен на следующий календарный год, то непременным условием будет то, что он обязательно должен быть в течение него использован.

    Довольно часто на предприятиях практикуется раздел отпуска на части. Данное решение принимается при добровольном согласии со стороны сотрудника и работодателя. Как правило, 28 дней отпуска делятся на двухнедельные периоды, но, по сути дела, закон никак не ограничивает количество частей, на которые можно эти 28 дней делить. Главное условие – чтобы хотя бы одна часть составляла 14 дней.

    Отзыв сотрудника из отпуска

    Бывает так, что в связи с острой производственной необходимостью, руководству компании требуется срочно отозвать сотрудника из отпуска. Сделать это законно вполне возможно, только для этого обязательно потребуется письменное согласие отзываемого.

    При этом, неиспользованную часть отпуска придется в будущем предоставить данному человеку в любое удобное лично для него время или же, при соглашении сторон, присоединить к отпуску следующего года.

    Компенсация вместо отдыха

    В некоторых случаях, по просьбе сотрудника, часть отпуска можно заменить денежной выплатой. Например, это можно сделать тогда, когда сверх установленных законом 28 дней, ему полагается дополнительный отпуск.

    Исключения здесь существуют только для беременных женщин, тех, кому нет 18 лет и людей, занятых на вредных производствах – им по закону такая замена запрещена.

    Тоже отпуск, но без сохранения з/п

    Такие ситуации, когда работник предприятия по каким-то личным мотивам вынужден уйти в во внеочередной отпуск без сохранения зарплаты встречаются нередко. Что ему для этого нужно? Всего лишь составить заявление с аргументированной просьбой о дополнительном отпуске.

    Закон не устанавливает четких временных рамок подобных отпусков, поэтому срок отпуска оговаривается руководством организации с каждым конкретным человеком персонально.

    При этом следует помнить о том, что работодатель может как пойти навстречу сотруднику, так и отказать ему.
    Исключения, т. е. те категории работников, кому нельзя отказывать в праве во внеочередной отпуск:

    • люди с ограниченными возможностями, инвалиды;
    • пенсионеры по возрасту;
    • участники ВОВ;
    • сотрудники с уважительными причинами, такими как рождение ребенка, вступление в брак, утрата близких людей и т.п.;
    • супруги и родители тех военнослужащих, которые погибли при исполнении обязанностей.
    Читайте так же:  Кадастровый учет земельных участков

    Эти и еще некоторые другие случаи по ТК РФ, являются причинами, не позволяющими руководству компаний отказывать в предоставлении дополнительных отпусков.

    Как видно из всего вышесказанного, сроки и порядок предоставления и оформления отпусков происходят в разных ситуациях по-разному. Это зависит не только от внутренних правил предприятия, но и от многих внешних обстоятельств.

    Как отправить сотрудника в отпуск?

    Справочная / Сотрудники: наём, зарплата, документы

    Как отправить сотрудника в отпуск?

    Право на отпуск есть у каждого сотрудника, нанятого по трудовому договору. Но сначала ему нужно отработать у вас хотя бы полгода. По просьбе сотрудника вы можете разрешить ему отпуск и раньше.

    Договоритесь о датах отпуска

    За каждый отработанный год сотруднику полагается 28 дней отпуска. Причём предоставлять отпуск нужно, даже если он готов трудиться без отдыха. Не отправлять сотрудника в отпуск дольше двух лет — нарушение, за которое могут оштрафовать.

    Сотрудник может отдохнуть все 28 дней сразу или разбить отпуск на несколько частей, одна из которых должна быть минимум 2 недели.

    Отпуск считается в календарных днях, но не включает нерабочие праздники. Если на период отпуска выпадает праздник, он продлевается на этот день. Например, сотрудник с 1 марта уходит в отпуск на 14 дней. 8 марта — нерабочий праздничный день и в отпуск не включается. Поэтому сотрудник выйдет на работу 16 марта.

    По закону даты отпусков определяются по графику, который нужно утверждать ежегодно до 17 декабря на год вперёд. Если у вас немного сотрудников, то этот документ может понадобиться только при проверке. Гораздо чаще в небольших фирмах определяют даты отпуска в течение года по заявлению работника, а график отпусков составляют для соблюдения формальностей.

    Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

    Эльба подготовит все необходимые отчёты: 27 в год — для ИП, 29 — для ООО. Формы заполнятся автоматически, платёжки на зарплату и налоги сформируются тоже.

    Оформите документы на отпуск

    1. Приказ об отпуске. Составьте приказ за 2 недели до отпуска и ознакомьте с ним сотрудника под роспись.
    2. Личная карточка сотрудника. Сведения об отпуске внесите в восьмой раздел карточки.
    3. Табель учёта рабочего времени. Отметьте дни отпуска кодом «ОТ» или «09».

    Рассчитайте и заплатите отпускные

    Выполняйте расчет заранее, чтобы выдать отпускные сотруднику до начала отпуска. Вы можете легко посчитать их с помощью специального калькулятора.

    Более подробная интструкция по расчету отпускных и использованию калькулятора — в этой статье.

    В какой срок выплачивать отпускные

    Срок выплаты отпускных — минимум 3 календарных дня до начала отпуска. Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника на следующей неделе, перечислите ему отпускные в четверг. Можно выдавать отпускные раньше, например, вместе с зарплатой.

    Если вы задержали отпускные, выдайте сотруднику компенсацию — 1/150 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. Это немного: за неделю просрочки 20 тысяч рублей отпускных вы заплатите 70 рублей компенсации.

    Если о нарушении узнает трудовая инспекция, то оштрафует:

    • 30 000 — 50 000 рублей — организацию,
    • 10 000 — 20000 рублей — должностных лиц, например, директора или бухгалтера,
    • 1 000 — 5000 рублей — индивидуального предпринимателя.

    НДФЛ и страховые взносы с отпускных

    Заплатите НДФЛ с отпускных до конца месяца, в котором их выдали. Если последний день месяца — выходной или праздник, то в первый рабочий день следующего.

    Страховые взносы платите как обычно — не позднее 15 числа следующего месяца.

    Как наказывают за нарушение

    Если не давать сотруднику отпуск дольше двух лет или не вовремя платить отпускные, могут оштрафовать: ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, ООО — от 30 000 до 50 000 рублей.

    Как отправить сотрудника в отпуск?

    Справочная / Сотрудники: наём, зарплата, документы

    Как отправить сотрудника в отпуск?

    Право на отпуск есть у каждого сотрудника, нанятого по трудовому договору. Но сначала ему нужно отработать у вас хотя бы полгода. По просьбе сотрудника вы можете разрешить ему отпуск и раньше.

    Договоритесь о датах отпуска

    За каждый отработанный год сотруднику полагается 28 дней отпуска. Причём предоставлять отпуск нужно, даже если он готов трудиться без отдыха. Не отправлять сотрудника в отпуск дольше двух лет — нарушение, за которое могут оштрафовать.

    Сотрудник может отдохнуть все 28 дней сразу или разбить отпуск на несколько частей, одна из которых должна быть минимум 2 недели.

    Отпуск считается в календарных днях, но не включает нерабочие праздники. Если на период отпуска выпадает праздник, он продлевается на этот день. Например, сотрудник с 1 марта уходит в отпуск на 14 дней. 8 марта — нерабочий праздничный день и в отпуск не включается. Поэтому сотрудник выйдет на работу 16 марта.

    По закону даты отпусков определяются по графику, который нужно утверждать ежегодно до 17 декабря на год вперёд. Если у вас немного сотрудников, то этот документ может понадобиться только при проверке. Гораздо чаще в небольших фирмах определяют даты отпуска в течение года по заявлению работника, а график отпусков составляют для соблюдения формальностей.

    Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

    Эльба подготовит все необходимые отчёты: 27 в год — для ИП, 29 — для ООО. Формы заполнятся автоматически, платёжки на зарплату и налоги сформируются тоже.

    Оформите документы на отпуск

    1. Приказ об отпуске. Составьте приказ за 2 недели до отпуска и ознакомьте с ним сотрудника под роспись.
    2. Личная карточка сотрудника. Сведения об отпуске внесите в восьмой раздел карточки.
    3. Табель учёта рабочего времени. Отметьте дни отпуска кодом «ОТ» или «09».

    Рассчитайте и заплатите отпускные

    Выполняйте расчет заранее, чтобы выдать отпускные сотруднику до начала отпуска. Вы можете легко посчитать их с помощью специального калькулятора.

    Более подробная интструкция по расчету отпускных и использованию калькулятора — в этой статье.

    В какой срок выплачивать отпускные

    Срок выплаты отпускных — минимум 3 календарных дня до начала отпуска. Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника на следующей неделе, перечислите ему отпускные в четверг. Можно выдавать отпускные раньше, например, вместе с зарплатой.

    Если вы задержали отпускные, выдайте сотруднику компенсацию — 1/150 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. Это немного: за неделю просрочки 20 тысяч рублей отпускных вы заплатите 70 рублей компенсации.

    Если о нарушении узнает трудовая инспекция, то оштрафует:

    • 30 000 — 50 000 рублей — организацию,
    • 10 000 — 20000 рублей — должностных лиц, например, директора или бухгалтера,
    • 1 000 — 5000 рублей — индивидуального предпринимателя.
    Читайте так же:  Куда нужно подавать на алименты

    НДФЛ и страховые взносы с отпускных

    Заплатите НДФЛ с отпускных до конца месяца, в котором их выдали. Если последний день месяца — выходной или праздник, то в первый рабочий день следующего.

    Страховые взносы платите как обычно — не позднее 15 числа следующего месяца.

    Как наказывают за нарушение

    Если не давать сотруднику отпуск дольше двух лет или не вовремя платить отпускные, могут оштрафовать: ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, ООО — от 30 000 до 50 000 рублей.

    Как отправить сотрудника в отпуск — инструкция для кадровиков и работодателей

    Каждому работодателю или специалисту отдела кадров необходимо знать, как отправить сотрудника в отпуск так, чтобы соблюсти все требования трудового законодательства и не получить никаких неприятных последствий в виде необходимости выплаты компенсаций и штрафов. При этом в данном вопросе есть множество нюансов, от которых будет зависеть непосредственное решение — принадлежность работника к особым категориям, вид отпуска, цели направления сотрудника в отпуск. В частности, многих работодателей интересует вопрос, можно ли и как отправить сотрудника в отпуск без содержания по инициативе работодателя.. Полезно ознакомиться с этой информацией будет и самим работникам.

    Нормативно правовая база — как отправить сотрудника в отпуск по закону

    Прежде чем рассматривать непосредственные принципы направления сотрудников в отпуск, всем лицам, для которых важен данный аспект трудовых взаимоотношений, следует ознакомиться с действующими положениями российского трудового законодательства. В частности, на вопросы, связанные с отпусками трудящихся, прямое влияние оказывают следующие документы и нормативно-правовые акты:

    Виды отпусков, в которые может быть направлен сотрудник

    Как можно понять из нормативов законодательства, существуют различные виды отпусков, и порядок направления в них сотрудника кардинально отличается в зависимости от конкретного типа отпуска и категории, к которой относится трудящийся. Всего можно выделить несколько основных видов отпусков, которые используются при ведении трудовой деятельности в общих случаях:

    Как отправить сотрудника в ежегодный отпуск

    Отправление сотрудника в отпуск — не просто право работника, а прямая обязанность работодателя. Согласно требованиям законодательства, направлять работника в отпуск работодатель обязан ежегодно — лишь в особых случаях допускается перенесение отпуска на следующий год. Однако и в такой ситуации действует ультимативное требование — отпуск должен быть предоставлен не реже, чем раз в два года. Это — крайне важный аспект предоставления ежегодного отпуска, с которым следует быть знакомым каждому работодателю.

    В целом, порядок действий по направлению сотрудников в отпуск является достаточно простым. Далее будет приведена простая пошаговая инструкция по направлению сотрудника в отпуск, которая применима к большинству общих ситуаций:

    Законодательство при наличии согласия работника допускает возможность его отзыва из отпуска до окончания срока. При этом необходимо также помнить, что продолжительность хотя бы одного отрезка непрерывного отдыха должна независимо от желания работника, составлять не меньше 14 дней. Оставшуюся часть отпуска работодатель может распределить любыми отрезками.

    [3]

    Некоторые категории работников имеют право на предоставление им оплачиваемых отпусков в любое удобное для них время, независимо от графика. Так, к ним относятся беременные женщины с небольшим исключением — оплачиваемый отпуск должен быть присоединен к отпуску по беременности и родам. Помимо беременных женщин, отпуска по требованию сотрудника предоставляются следующим категориям трудящихся:

    • Супруги военнослужащих. Для них отпуск предоставляется по заявлению одновременно со временем отпуска их супруга или супруги.
    • Совместители. Если какой-то работник трудится по совместительству, он может потребовать предоставить ему отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы. При этом если он еще не получил право на предоставление определенного количества дней оплачиваемого отпуска или использовал их в другое время, ему должен быть предоставлен неоплачиваемый отпуск на рассматриваемый период.
    • Родители трех и более детей. При наличии трех и более детей достаточно подать заявление на отпуск, чтобы получить его вне графика в любое удобное для трудящегося время.

    Можно ли отправить сотрудника в отпуск без содержания и как это сделать

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Некоторые сотрудники, как было упомянуто ранее, могут иметь право на получение неоплачиваемого отпуска определенной продолжительности. Неоплачиваемый отпуск, согласно требованиям ТК РФ, предоставляется лишь по заявлению самого сотрудника. Удовлетворять такие требования в общих случаях работодатель не обязан, но есть ряд ситуаций, когда требования работника подлежат безусловному исполнению. Например — когда сотрудник относится к льготной категории и является пенсионером, инвалидом, ветераном, чернобыльцем. Или же — если у сотрудника умер родственник, родился или был усыновлен ребенок, либо произошло бракосочетание.

    О том, можно ли отправить сотрудника в отпуск без содержания, хотели бы знать многие работодатели. Такой отпуск позволяет сэкономить средства на оплате труда работника, одновременно с этим сохранив за ним рабочее место и не теряя ценного специалиста. Однако необходимо помнить, что отпуска без сохранения зарплаты по закону могут предоставляться исключительно по заявлению сотрудника, и принудить его к написанию такого законными методами работодатель не может. Вместо этого, при невозможности выплатить зарплату или при нецелесообразности работы сотрудника в определенное время, следует использовать механизм простоя или уволить работника по сокращению штата.

    Однако по факту, российские работодатели часто убеждают работников писать заявления на отпуск без сохранения зарплаты, и последние соглашаются ради того, чтобы не портить взаимоотношения, или же не потерять «серую» часть зарплаты, которая выплачивается неофициально. Есть и другие, полулегальные методы воздействия на работников. Например — угроза непредоставления премии, если работодатель самостоятельно принимает решение по каждому факту ее назначения. Единственное, что следует помнить работодателю в данном случае, что в причине непредоставления премии нельзя упоминать факт отказа работника от выхода в неоплачиваемый отпуск.

    Особые отпуска и порядок направления сотрудников в них

    В случае со всеми видами отпусков, как неоплачиваемых, так и декретных или же учебных, равно как и особых — педагогических или других, порядок предоставления их сотруднику в целом остается практически аналогичным стандартному отпуску. То есть, работодатель должен издать приказ о направлении работника в отпуск и указать в этом приказе обоснование — график отпусков или заявление самого сотрудника.

    После этого, в соответствии с приказом, работник может направляться в отпуск. По требованию сотрудника он должен быть ознакомлен с подписанным документом и может затребовать его копию для возможной дальнейшей защиты своих прав в случае возникновения каких-либо разногласий или трудового спора.

    Обязанности кадровика

    Повседневные обязанности кадровика регламентированы Минтрудом РФ в постановлении от 21.08.1998 г. В нем детально указаны зоны ответственности специалиста, пределы субординации, рассмотрена нормативно-правовая база, необходимая сотруднику отдела кадров, порядок сдачи и ведения документации. Единый квалификационный справочник определяет 17 профессий, которые при исполнении служебных обязанностей ориентируются на должностную инструкцию кадрового работника. Структура отдела, регулирующего деятельность сотрудников, отражена в соответствующем Положении « Об отделе кадров».
    Читайте так же:  Возобновление исполнительного производства после его окончания – порядок действий

    Специалист отдела кадров – должностные обязанности

    Должностной инструкцией специалиста отдела кадров установлен порядок трудовых взаимоотношений, диапазон ответственности, возложенные на работника функции, предъявляемые к нему требования, необходимый уровень образования и подчиненность. К специалистам причисляется лицо с достаточной профессиональной подготовкой, образованием и опытом не менее 12 месяцев.

    За разработку и содержание инструкции отвечает начальник кадровой службы, а утверждается она руководителем компании. В ней отражаются все должностные обязанности специалиста отдела кадров. Их состав, правила исполнения, полномочия детализированы распорядительными актами предприятия, правилами внутреннего распорядка, федеральными и региональными нормативами. Они заключаются в выполнении следующих задач:

    • документальное оформление приема и увольнения сотрудников, перевода персонала на другие штатные единицы согласно нормам ТК РФ и распоряжениям руководства;
    • учет деятельности и изменения личных данных работников всех уровней – от директора до сторожа – в соответствии со стандартами учетных документов с внесением изменений в информационные базы;
    • сбор данных для аттестации и повышения квалификации;
    • разработка механизма поощрения и взыскания;
    • составление и ведение личных дел, сбор и обработка персональных данных;
    • оформление трудовых книжек – внесение записей, регистрация, учет и хранение;
    • формирование трудового стажа;
    • мониторинг отпусков и контроль за исполнением графика;
    • своевременный отбор документации для архива и его оформление;

    Деятельность кадрового специалиста предусматривает доступ к конфиденциальным данным – личным делам, коммерческой тайне. Если действия сотрудника нанесли имущественный или финансовый ущерб организации, он будет привлечен к ответственности по законодательным нормам.

    Специалист по кадрам может исполнять свои должностные обязанности сверхурочно. Согласно ст. 152 ТК РФ сверхурочная ставка устанавливается предприятием.

    Инспектор по кадрам – должностные обязанности

    Как значится в Едином квалификационном справочнике, на должность инспектора по кадрам рассматриваются соискатели со средним образованием, наличие профессионального стажа не имеет значения. Весь объем должностных обязанностей инспектора по кадрам определен во внутренней инструкции. В него входит выполнение делопроизводственных задач:

    • документальное фиксирование кадровых операций, отражающих статус сотрудника: принят, уволен, переведен;
    • создание и обновление личных дел персонала, внесение в них дополнительных сведений;
    • заполнение, контроль и хранение трудовых книжек;
    • обработка и расчет больничных листов;
    • отслеживание отпусков и выплаты отпускных пособий;
    • обработка документов по назначению пенсии, компенсаций, субсидий;
    • внесение информации об изменениях в качественном и количественном составе коллектива в базу данных компании;
    • выявление причин «текучести» кадров;
    • архивирование документов и их передача на хранение;

    Помимо делопроизводства обязанности инспектора по кадрам предусматривают и подбор сотрудников на вакансии в соответствии с профессиональными требованиями и уровнем коммуникабельности. Кадровик размещает объявления в прессе, интернет-порталах, передает заявку в центр занятости, проводит собеседование. В его задачу входит не просто подобрать профессионала, а найти человека, который легко войдет в коллектив и не станет источником конфликтов. Руководством может быть предусмотрена обязанность инспектора по проведению конкурса среди претендентов. Отборочные мероприятия и контроль прохождения находятся в компетенции кадровика.

    Должностные обязанности начальника отдела кадров

    Руководить кадровиками может только сотрудник с дипломом о высшем образовании, отработавший в аналогичной должности не меньше 3-х лет. Его кандидатура определяется только руководителем компании. Руководящая деятельность осуществляется на основе внутреннего устава компании, строго в рамках российского трудового и гражданского права и в соответствии с должностной инструкцией кадрового работника. Подотчетен руководитель ОК только высшему руководству компании.

    В должностные обязанности начальника отдела кадров вменяется следующее:

    • разработка положения о кадровой политике;
    • оценка потребности организации в обновлении персонала;
    • управление штатом согласно полномочий и компетенции;
    • методико-информационное обеспечение аттестации, организация и анализ ее итогов;
    • отладка процессов перевода, увольнения или приема персонала;
    • коррекционная деятельность;
    • регулярный мониторинг выполнения специалистами отдела кадров должностных обязанностей;
    • контроль исполнения приказов о награждении и поощрении.

    В должностные обязанности кадровика-начальника входит реализация мер по установлению рабочей дисциплины, повышению мотивации коллектива. Руководитель занимается подготовкой, утверждением служебной информации, предназначенной директору. В компетенции начальства – консультации персонала по текущим кадровым вопросам.

    О профессиональном уровне руководителя ОК свидетельствует знание трудового и гражданского законодательства РФ, методик оценки работников, структуры предприятия, требований к оформлению документов, нормативов пожарной безопасности и охраны труда.

    Инструкция с обязанностями кадровика – начальника, инспектора или специалиста — подписывается соискателем при приеме на работу. Документ составляется для каждой категории работников по стандартному образцу.

    Записки Доброго Бухгалтера

    Мы можем сделать Ваши кадры и зарплату проще. Узнай больше на www.ucmsgroup.ru.

    Пошаговая инструкция как отправить работников в отпуска

    Отпуска – одна из самых популярных тем в вопросах кадрового делопроизводства. По закону сезонности в ней нет – отпуск можно взять в любое время года, но на практике отпускной сезон – это лето. Большинство работников хочет взять законные дни отдыха именно в это время. Большинство работодателей не против – все равно, основные бизнес-процессы летом не столь активны.

    При этом в вопросах оформления отпусков часто возникают проблемы, доводящие некоторые организации до штрафов. Как этого избежать? Как отправлять сотрудников в отпуска, не испытывая сложностей? Что ж, тут просто надо четко понимать базовые правила, которые, увы, не очень очевидны из формулировок законов. Но они есть.

    И так, для начала – основные принципы отпускной системы в России, то, что называется, не обсуждается:

    1. Каждый работник каждый год обязан отгулять минимум 28 календарных дней отпуска. Закон допускает очень редко и в исключительных случаях перенести сотруднику с его согласия отпуск на следующий год, но уж тогда точно все 56 дней за два года он должен будет отгулять. Но лучше – вообще забудьте про переносы отпусков – меньше проблем будет. Отпуск – это обязанность работника (отгулять) и работодателя (отправить в этот отпуск).
    2. График отпусков – обязательный документ. Для всех организаций. О том, как его правильно составить вы можете прочитать здесь. Другое дело – как им пользоваться, но об этом – чуть ниже.
    3. Право на отпуск возникает с первого дня работы, а вот право им воспользоваться – через 6 месяцев. Это тоже важно понимать, чтобы не задаваться вопросом, кто кому что должен.
    4. Отпуска не сгорают. Кто сомневается еще в этом, читайте в нашей предыдущей статье.
    5. Работодатель может самостоятельно определять даты отпусков сотрудников, но только если предоставляет полные отпуска (без деления на части). Предоставляете каждый год работникам все 28 дней подряд – можете не спрашивать, когда им удобно. Хотите делить – придется договариваться.

    Эти базовые правила надо очень четко усвоить и руководствоваться ими при решении всех вопросов, связанных с отпусками. Тогда штрафных ситуаций точно будет в разы меньше.

    Алгоритм направления сотрудников в отпуск может быть разным – исключительно по графику отпусков, без учета этого документа или в смешанном виде.

    Читайте так же:  Что такое субсидиарная ответственность по гк рф определение и условия наступления

    Вариант 1. Отпуска строго по графику.

    Шаг. 1. Принять график отпусков за две недели до начала нового года. В нем могут быть и отпуска целиком, и разделенные на части (как это сделать – читайте в предыдущей нашей статье).

    Шаг 2. Не позднее, чем за две недели до начала отпуска надо работника уведомить об этом. Это должен быть письменный документ – сообщение в электронной почте не подойдет. Однако можно не составлять отдельно специальный документ, а просто за две недели до отпуска издать приказ по форме Т-6 и ознакомить с ним сотрудника.

    Шаг 3. Не позднее, чем за три дня начислить работнику отпускные.

    Шаг 4. Внести все данные об отпуске в график. Хранить документы об отпуске 5 лет (график отпусков – 1 год).

    В этом алгоритме отсутствует такой документ как заявления на отпуск. Более того, если им заменить уведомление работника о предстоящем отпуске, то велика вероятность штрафа – проверяющие органы заявление не считают подходящим для этого документом, ведь оно исходит от самого сотрудника, а уведомить должен работодатель.

    Вариант 2. График отпусков есть, но он не соблюдается.

    Такой вариант имеет право на существование, если все оформить правильно, и штрафов за него не будет. Если организации так удобнее – пожалуйста, главное, проследите, чтобы каждый год работники полностью все дни отпуска использовали.

    Шаг 1. Принять график отпусков, как и положено, заполнив столбцы с 1 по 6, а далее уже заполнять от руки по фактическим датам отпуска.

    Шаг 2. Тут уже никаких уведомлений не надо, наоборот, тут как раз и будут заявления на отпуск. Работники пишут, когда хотят взять дни, вы проверяете, есть ли у них эти дни, и можно ли в конкретные даты этих работников отпустить. Если да, то оформляете приказ по форме Т-6.

    Шаг 3. Не позднее, чем за три дня начислить работнику отпускные.

    Шаг 4. Внести все данные об отпуске в график. Хранить документы об отпуске 5 лет (график отпусков – 1 год).

    Может быть и третий вариант – когда вы смешиваете первые два. Это тоже возможно. Главное, если вы отступаете от графика отпусков, отслеживайте, сколько дней отгуляли ваши работники, чтобы у них не оказалось много неиспользованных дней, но и чтобы не было ситуации, когда они используют дни отпуска авансом.

    Собственно, если следовать этим простым алгоритмам и не забывать основные правила, то никаких проблем с отпусками сотрудников в вашей организации не будет.

    Как правильно отправить сотрудника в командировку

    Вопросы того, как правильно отправить сотрудника в командировку, являются актуальными для многих российских руководителей, работодателей и сотрудников отдела кадров. Ведь нарушение установленной процедуры может привести к неприятным последствиям для компании, в том числе к значительным расходам на оплату штрафов. Узнайте полный порядок действий по отправлению работников в командировку в рамках пошаговой инструкции, а также ознакомьтесь со всеми особенностями и нюансами данной процедуры.

    Как правильно отправить сотрудника в командировку — пошаговая инструкция

    В первую очередь, прежде чем разбираться со всеми тонкостями и нюансами направления трудящихся в командировку, полезно будет ознакомиться с общими принципами направления в нее сотрудников. В частности, начинающим предпринимателям, сотрудникам отдела кадров и бухгалтерам может помочь в этом простая пошаговая инструкция. Общий порядок действий в большинстве ситуаций будет выглядеть следующим образом:

    [1]

    Особенности и нюансы командировок — что следует учитывать

    Командировка является достаточно серьезным событием в работе каждого человека, и учитывая некоторые ее сложности, законодательство регулирует широкий спектр ограничений по направлению людей в командировки. Кроме этого, есть также ряд и других нюансов, не всегда очевидных для работодателя. Поэтому следует обратить внимание на следующие аспекты командировок:

    • Ограничения по направлению в командировки. Беременных работниц и несовершеннолетних сотрудников законодательство запрещает направлять в командировки в принципе. Также, предусматривается ограничение по направлению в командировки некоторых других категорий трудящихся — они могут отправиться в них только при условии своего письменного информированного согласия, и имеют право отказаться от поездки без каких-либо последствий. Остальных сотрудников можно направлять в командировку, не спрашивая их мнения.
    • Время учета командировки. В выходной день направить работника в командировку работодатель может только при условии его согласия. При этом к командировке всегда относятся все дни нахождения сотрудника в пути, независимо от того, был он отправлен в командировку в рабочее или в нерабочее время.
    • Отпуска и командировки. Нельзя совмещать отпуск и командировку — ведь в последней сотрудник не получает возможности отдохнуть. Однако законодательство не ограничивает работодателя в возможности предоставить работнику отпуск во время командировки так, чтобы командировка прервалась на период отпуска и возобновилась по его окончании. Это может быть актуально при зарубежных командировках, где работнику может быть выгоднее отдохнуть на месте ее прохождения.
    • Зарубежные командировки и их особенности. Средства, выдаваемые работникам при командировках по России, всегда должны предоставляться в рублях. Однако в командировках за рубеж позволяется использовать большее количество средств на обеспечение сотрудников, причем работодатель вправе выдавать их в валюте государства, в которое направляется сотрудник.
    • Сроки командировки. Законодательство сейчас не ограничивает работодателей в определении сроков командировки — нет никакого минимального или максимального периода времени, в течение которого сотрудник может быть в командировке.
    • Перерасход средств. В командировке может возникнуть ситуация, когда для обеспечения своих базовых потребностей, которые должен был оплатить работодатель, сотрудник использует свои личные средства. Эти расходы, если они подтверждаются платежными документами, работодатель обязан компенсировать своему сотруднику.

    Правовое регулирование командировки — на какие нормативные документы полагаться

    Каждому работодателю, руководителю или специалисту по кадровому делу будет не лишним ознакомиться с особенностями нормативно-правового регулирования командировок в Российской Федерации. Более того, знание официальных документов и порядка направления сотрудников в командировки будет полезно и для самих работников, которые беспокоятся о защите своих прав. К значимым в рассматриваемом вопросе документам можно отнести следующие положения законодательства:

    • Статья 137 ТК РФ позволяет работодателю погашать средства неизрасходованного аванса путем проведения удержания из заработной платы трудящегося.
    • Статья 166 ТК РФ содержит в себе основные принципы, регулирующие служебные командировки и само определение такой поездки.
    • Статья 167 ТК РФ посвящена гарантиям, которые предоставляются сотрудникам на время их нахождения в командировке.
    • Статья 168 ТК РФ регламентирует общие принципы возмещения расходов в связи со служебными командировками сотрудников.

    Отправляем сотрудников в отпуск

    Как известно, по нормам Трудового кодекса каждый сотрудник компании имеет право на ежегодный отпуск. Соответственно, работодатель имеет обязанность этот отпуск сотруднику предоставить. Каждому работнику гарантировано не менее 28 календарных дней ежегодного основного отпуска. Некоторые категории работников имеют право также на дополнительный отпуск. В их число входят «вредники», те, чей рабочий день ненормирован, а также некоторые другие работники.

    Читайте так же:  Льготы на капремонт ветеранам труда

    Когда работник может претендовать на свой первый отпуск?

    Чтобы заработать право на него, нужно трудиться не менее 6 месяцев. Хотя в ряде случаев законодательство предусматривает и отклонение от этой нормы. Так, до истечения 6-ти месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, несовершеннолетним работникам, работникам, усыновившим ребенка в возрасте до 3-ех месяцев, а также в ряде других, предусмотренных федеральным законодательство, случаях.

    Допустим, сотрудник уже отработал на благо компании достаточно времени, чтобы начать мечтать об отпуске.


    Осталось определится с датой

    Согласитесь, что это очень даже неплохо, когда желания одного субъекта трудовых отношений совпадают с возможностями другого. Однако существует множество примеров, когда работник рассчитывает на отпуск в июле, полагая провести эти заветные 28 дней где-нибудь на пляже в Краснодарском крае, а работодатель намерен предоставить работнику отпуск только в декабре, полагая, что снег, лыжи и санки ничем не хуже пляжа, моря и песка.

    Чтобы как можно меньше было таких спорных вопросов, а работники, отстаивая свои права, не жаловались на работодателя, последнему необходимо, следуя «заветам» Трудового кодекса, составить график отпусков. И хотя это вряд ли избавит его от недовольства работников, которым вместо теплого лета может быть предложено отдохнуть холодной зимой, но, тем не менее, не оставит работникам шанса на предъявление претензий в нарушении их трудовых прав.

    Утвердить этот график работодатель должен как минимум за 2 недели до начала календарного года, то есть график отпусков на 2012 год должен был быть готов 17 декабря 2011 года. А в вашей компании такой график есть?

    Отмечу, что согласно статье 123 ТК РФ установление очередности отпусков – прерогатива работодателя, учитывать пожелания работников он не обязан, хотя, конечно же, никто не запрещает ему это делать.А вот учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации работодатель должен обязательно. Только вот много ли в современной России фирм, где существуют профсоюзные организации?

    Итак, график (по форме Т-7) составлен и утвержден. Тут стоит отметить, что соблюдение графика отпусков – это обязанность как работников, так и работодателя.

    Однако ничто не мешает этим двум сторонам трудовых отношений в случае достижения консенсуса изменить дату начала отпуска, а также разделить его на части (одна из которых не может быть менее 14 дней). Законодатель также предусмотрел случаи, при которых работник имеет право требовать у работодателя предоставить ему отпуск в строго определенное время. К такой категории работников относятся, в частности, кроме вышеназванных женщин, собирающихся в отпуск по беременности или же только что вернувшихся оттуда, и их мужьях, которым отпуск предоставляется в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам. В данном случае также не важно, сколько этот сотрудник проработал в компании. Совместителям отпуск должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе (статья 286 ТК РФ).

    Работодатель обязан не только упорядочить «походы» сотрудников в отпуск (с помощью графика), но и напомнить работнику о приближении заветного часа «икс». Не позднее чем за 2 недели до начала отпуска работодатель в письменном виде под роспись уведомляет работника о начале предстоящего отпуска. Причем не обязательно для этой цели использовать отдельный бланк, достаточно просто за 2 недели издать приказ об отпуске (форма Т-6), который одновременно будет служить уведомлением.

    Итак, заполняем форму Т-6.

    В нашем примере сотрудник согласно графику отпусков должен отправиться в отпуск 30 января 2012 года на 28 дней. Напомню, что согласно статье 120 ТК РФ праздничные дни (в данном примере это 23 февраля) в число дней отпуска не включаются. Таким образом, отпуск сотрудника продлится по 27 февраля 2012 года. Это мы и отразим в бланке приказа.

    Кроме того, необходимо также иметь в виду, что ежегодный отпуск предоставляется за рабочий год, который для каждого сотрудника индивидуален. Период, за который дается отпуск, также нужно отразить в приказе. В ряде случаев продолжительность этого периода превышает 1 год, так как согласно статье 121 ТК РФ в стаж, дающий право на отпуск, не включается, в частности, время нахождения в отпуске по уходу за ребенком, дни, которые сотрудник прогулял без уважительной причины, а также отпуска без сохранения заработной платы, превышающие 14 календарных дней в течение одного рабочего года.

    В нашем примере сотрудник был принят на работу 1 февраля 2011 года. В 2011 году он находился в отпуске без сохранения заработной платы в период с 01.07.2011 по 31.07.2011. Таким образом, 17 дней из 31 в стаж, дающий право на отпуск, включены не будут. Период, за который ему предоставлен отпуск: с 01.02.2011 по 17.02.2012. Следующий рабочий год этого сотрудника будет уже отсчитываться с 18.02.2012.

    Сотрудника необходимо ознакомить с приказом, а также рассчитать отпускные и выплатить их как минимум за 3 дня до начала отпуска. В нашем примере, когда начало отпуска приходится на 30 января, сотрудник должен получить отпускные 27 января. Если работодатель по каким-то причинам просрочил выплату, то он обязан начислить и выплатить компенсацию в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочки (статья 236 ТК РФ).

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Кроме того, не стоит забывать, что Трудовой кодекс разрешает сотруднику перенести отпуск на другое время в случае, если работодатель не выплатил отпускные в установленный срок или поздно предупредил сотрудника о начале отпуска.

    Источники


    1. Перевалов, В. Д. Теория государства и права / В.Д. Перевалов. — М.: Юрайт, Юрайт, 2010. — 384 c.

    2. Данилов, Е.П. Жилищные споры: Комментарий законодательства. Адвокатская и судебная практика. Образцы исковых заявлений и жалоб. Справочные материалы / Е.П. Данилов. — М.: Право и Закон, 2016. — 352 c.

    3. Речи советских адвокатов. — М.: Юридическая литература, 2014. — 172 c.
    4. Жмудь, Л. Я. Зарождение истории науки в античности / Л.Я. Жмудь. — М.: Издательство Русского Христианского Гуманитарного Института, 2017. — 424 c.
    5. Боголепов, Н.П. Значение общенародного гражданского права (Jus Gentium) в римской классической юриспруденции / Н.П. Боголепов. — М.: Книга по Требованию, 2012. — 257 c.
    6. Летушева, Н. И. Теория государства и права / Н.И. Летушева, М.В. Летушева. — М.: Академия, 2008. — 208 c.
    Как отправить сотрудника в отпуск — инструкция для кадровиков и работодателей
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here